Тема № 4. Унификация и стандартизация

Классификация документов

Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в ДП.

Документы затрагивают различные сферы деятельности человека, играют огромную роль в жизни общества и государства. Они могут быть:

ü личные и официальные,

ü управленческие,

ü научные, технические,

ü текстовые и графические,

ü традиционные и на машинных носителях и др.

Условно документы можно разделить на следующие группы:

Ø по способу документирования:

· рукописные;

· электронные;

· графические;

· кино-, фото-, фонодокументы;

Ø по сфере использования:

· организационно-распорядительные;

· финансово-бухгалтерские;

· научно-технические;

· по труду;

· отчетно-статистические;

Ø по месту составления:

· входящие (поступившие в организацию);

· исходящие (отправляемые из организации);

· внутренние (составленные и используемые в самой организации);

Ø по грифу ограничения доступа:

· открытые (несекретные);

· с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы:

§ «для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

§ «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

§ «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законом РФ);

§ «коммерческая тайна» (информация, которая имеет коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим защиты);

Ø по происхождению:

· официальные (служебные), затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке;

· личные, касающиеся интересов конкретного лица, и являющиеся именными;

Ø по назначению документ может быть подлинником, дубликатом, копией.

· подлинники или оригиналы - это первый (или единичный) экземпляр официального документа, обладающий юридической силой, собственноручно подписанный автором. В нем содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени месте создания). Дубликаты - повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу. Дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника (ГОСТ Р 51141 – 98.- С.2).

· копия - документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного док-та и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы;

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание док-та и все его внешние признаки – реквизиты (включая подпись и печать) и особенности их расположения. Она изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является вторая и последующие экземпляры документов. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий не имеют юридической силы, за исключением копий, заверенных нотариально.

· заверенные копии - копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу;

Черновой документ может быть изготовлен рукописным, машинописным способами, на компьютере. Он отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа, и не обладает юридической силой.

Ø по юридической значимости:

В управленческой практике принято различать подлинные и подложные документы.

· Подлинный документ – это «документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения»[15].

· Подложный документ {фальсифицированный) - это фальшивый до­кумент, изготовленный с соблюдением установленной формы; или под­линный документ с частично измененными реквизитами. Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п. Документ может быть частично фальсифицированным - это документ: подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания);

Подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий сло­ва или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или ре­дактировании и отсутствовавшие в оригинале - интерполяция содержа­ния;

Подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени созда­ния, но имеющий фальсифицированные внешние признаки - фальсифи­кация состава бланка.

Ø По времени появления документов во внешней сре д е различают ори­гиналы и копии.

· под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как пра­вило, единственный экземпляр документа.

· повторные воспроизведе­ния подлинников в целях их размножения являются копиями.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходи­мость создания «умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов, составля­емых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (договоры, акты).

Ø по форме изложения:

· индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

· трафаретные (когда структура, часть док-та, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, н-р, справка с места работы);

· типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, н-р, командирования, и используемые во всех организациях);

Ø по срокам хранения:

· постоянного хранения;

· долговременного хранения (свыше 10 лет);

· временного хранения (до 10 лет).

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы в соответствии с законом, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдения установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в РФ на основе лицензии (ФЗ «Об информации…»от 25 января 1995 г).

Таким образом, документы можно классифицировать по разным признакам.

Необходимо отметить, что пока не существует единой, общеприня­той классификации документов.

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственно­сти, расширение экономических и культурных связей, активизация об­щественных процессов привели к резкому увеличению объемов инфор­мации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной об­работки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизирован­ной - таким путем проходил процесс рационализации работы с доку­ментами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.