Документ и система документации. Понятие о документационном обеспечении управления

Тема № 3. Организация документационного обеспечения управления

Должностной состав службы делопроизводства

Согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих, а также Квалификационному справочнику[10], по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Категория «Руководители» включает заведующего службой делопроизводства (т. е. управляющего делами, заведующих канцелярией, общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировального бюро, и т.д. Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы.

В категорию «Специалисты» включены следующие должности: документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документ.

Категория «Технические исполнители» включает такие должности, как экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации.

Понятие «документ», «информация», «документирование», «документационное обеспечение управления» и «текст»

Управленческая деятельность и её документирование

Классификация документов

Государственный стандарт на документацию

Унифицированные системы документации

Общероссийский классификатор информации

Государственная система документационного обеспечения управления

Документы появились с возникновением письменности. Документ – лат слово и переводится как «поучительный пример», «свидетельство», «доказательство».

Навыки работы с документами складывались и перерабатывались в течение нескольких веков. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законами и нормативно-методическими актами.

В документах отражается и учитывается деятельность любой организации, фирмы, предприятия. Ведение многих документов предписано законами и нормативными актами. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации – своевременность принятия решений.

Все работающие в сфере управления имеют дело с документами. Одни - их составляют, другие – оформляют, обрабатывают; третьи – визируют, подписывают и т.д. Документ, таким образом, является главным объектом труда управленца.

Любое управленческое решение выносится на основе информации.

Управленческое решение всегда базируется на информации.

3.2. Понятие «документ», «информация», «документирование», «документационное обеспечение управления» и «текст»

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Документ личного происхождения – это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей»[11].

Официальный документ – это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке»[12]. Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информация в каждой области чел деятельности имеет свою специфику и подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В органах власти и управления, организациях, предприятиях обязательно используется информация, которая создается и применяется для управления каким-либо объектом или структурами.

Информация может быть представлена:

· в устной форме;

· в документированной форме

К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком. Информация должна быть своевременной и достаточной для принятия наилучшего решения. Получение информации с опозданием лишает возможности специалистов управленческого аппарата повлиять на сложившуюся ситуацию. Это может привести к финансовым потерям организации (фирмы).

Принятие управленческого решения основывается на достаточном объеме информации для исключения ошибок и уменьшения рисков организации.

Правильность принятого решения зависит:

· от полноты представленной информации;

· достоверности информации;

· своевременности её представления.

Запись информации на носителях называется документированием. ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» в ст. 5 установил, что «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ». Такими органами в РФ являются Росархив РФ и Госстандарт РФ.

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.