Порядок формирования и хранения денежно-расчетных документов

Все денежно-расчетные документы по окончании рабочего дня формируются старшим кассиром в две отдельные папки за день - папка №1 и папка №2.

В папку №1 помещаются все расчетно-денежные документы, связанные с операциями по вкладам, а именно:

* расходные кассовые ордера по вкладным операциям;

* денежные чеки вместе с заявлениями ф. № 520 и списками вкладчиков;

* платежные поручения на зачисление средств во вклады;

* заявление вкладчиков для перевода денежных средств по почте;

* доверенности на перевод вкладов по почте;

* мемориальные ордера по вкладным операциям;

* подлинные авизо по МБР на перевод вкладов;

* дебетовые и кредитовые карточки-поручения на перевод вкладов;

* внебалансовые приходные и расходные ордера по счету № 912.07 по вкладным книжкам.

Срок хранения папок №1 - постоянный.

В папку № 2 помещаются остальные расчетно-денежные документы, а также ордера по внебалансовым счетам.

Кассовые документы в папках подбираются по возрастанию балансовых счетов сначала по приходу, а потом по расходу.

Мемориальные документы подбираются в возрастающем порядке номеров по дебету балансовых счетов. Документы, затрагивающие по дебету более одного счета помещаются перед внебалансовыми счетами.

Внебалансовые ордера помещаются после мемориальных документов.

Они подшиваются, сначала по приходу, потом по расходу по возрастанию номеров внебалансовых счетов.

Приходно-расходные внебалансовые ордера помещаются после всех ордеров. Подобранные документы сшиваются и помещаются в обложку.

На лицевой стороне верхней обложки каждой папки с документами указывается:

* № ПУ;

* число, месяц, год;

* сумма документов по приходу кассы;

* сумма документов по расходу кассы;

* сумма мемориальных документов;

* общая сумма кассовых и мемориальных документов;

* сумма внебалансовых расходных документов;

* сумма внебалансовых приходных документов.

Помещенные в каждую папку расчетно-денежные документы подсчитываются на ленту на счетной машинке в следующем порядке. Сначала подсчитывается лента по документам папки №1. Отдельно по приходу, расходу кассы, по мемориальным документам, выводится общая сумма кассовых и мемориальных документов и подсчитывается сумма по приходу и расходу внебалансовых счетов.

Аналогичным порядком подсчитывается лента по документам папки №2.

На сформированные за день расчетно-денежные документы по вкладам составляется справка, которая должна содержать данные, указанные на лицевой стороне обложки папки №1. Справка подписывается старшим бухгалтером и главным и помещается в начале папки №2.

Сумма документов, полученная при подсчете итогов папки №2 с учетом данных, указанных в справке, сверяется с итогами оборотов по бухгалтерскому журналу за соответствующий день. Если итоги идентичны, значит в папке помещены все документы и суммы подсчитаны и проведены правильно. Если итоги не идентичны, значит ошибка в подсчете или подшиты (проведены по учету) не все документы - ошибка исправляется. Ленты подсчета помещаются на оборотной стороне обложки соответствующей папки. Данные этих лент переносятся на лицевую сторону обложки. На лентах подсчета ставится штамп ПУ, подпись старшего, кассира, старшего бухгалтера, а после сверки с кассовыми журналами и бухгалтерским журналом подписывается главным бухгалтером.

Документы за истекший день должны быть подшиты на следующий день.

Несброшюрованные документы должны храниться в несгораемом шкафу в кассе.

Для обеспечения сохранности документов, по которым ПУ могло бы восстановить данные своего учета в случае стихийных бедствий, обязательному хранению в несгораемых шкафах подлежат:

* годовой отчет за истекший год и квартальная оборотная ведомость со всеми к ним приложениями;

* бухгалтерские журналы и ежедневные балансы за текущий месяц;

* проверочные ведомости на первое число текущего месяца;

* действующие лицевые счета по вкладам;

* расчетно-денежные документы за последние двенадцать месяцев (находятся в кассе);

* журналы по балансовым счетам основных средств и хозяйственных материалов.

При этом секретные документы должны храниться в секретной части, расчетно-денежные документы за не обревизованный период - в помещении оборотной кассы, за обревизованный период в помещении оборотной кассы или текущем архиве, другие бухгалтерские документы, в том числе картотеки действующих лицевых счетов по вкладам - в бухгалтерии и текущем архиве учреждения.

Порядок хранения и обращения с бухгалтерскими документами устанавливается начальником учреждения. Выдача документов из кассового помещения производится кассиром по письменному разрешению главного бухгалтера в книге учета этих документов. К концу дня документы должны быть обязательно возвращены. Изъятие документов из папок производится только с разрешения начальника ПУ по письменным требованиям судебных и следственных органов, арбитража или вышестоящего учреждения.

Изъятие документов по вкладам допускается лишь по требованию судебных или следственных органов в связи с уголовными делами.

При изъятии подлинного документа составляется акт в двух экземплярах за подписями начальника ПУ, главного бухгалтера, старшего кассира и представителя учреждения, для которого изымается документ. В акте указывается, по чьему требованию производится изъятие документа и какого документа.

На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия, первый экземпляр акта и требование на изъятие документа. На требовании представитель расписывается в получении подлинного документа.

Второй экземпляр акта с подлинным документом вручается представителю организации, осуществляющей изъятие.

В случаях изъятия документов за разные даты одного года составляется один акт на все изъятые; документы с приложением перечня. Вместо изъятых документов помещаются копии, к одной копии помещаются первый экземпляр акта и требование на изъятие документов.

Ответственность за правильную организацию и точное соблюдение установленного порядка хранения, расчетно-денежных документов возлагается на начальников и главных бухгалтеров ПУ. Они обязаны распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах, железных ящиках. Установить порядок и очередность выноса документов в случае пожара или другого стихийного бедствия.