Порядок ведения учёта ручным способом в ПУ

По суммам, проведенным по кредиту клиентского счёта, к выпискам из лицевых счетов должны прилагаться документы (их копии), на основании которых банком были совершены записи по данному счёту.

На документах, прилагаемых к выпискам, должен проставляться штамп, которым оформляются выписки из лицевых счетов, а также календарный штемпель даты проводки документа по лицевому счету. Штамп проставляется только на основном приложении к выписке. На дополнительных документах, которые поясняют и расшифровывают содержание и общую сумму операций, обозначенных в основном приложении, штамп не ставится.

Не заверяются оттиском указанного штампа лишние экземпляры оплаченных расчетных документов, прилагаемые к выпискам из счетов клиентов, уже снабженные штампом на ранней стадии их обработки, а также документы по приходным кассовым операциям.

Владелец счета обязан в течение 10 дней после выдачи ему выписок письменно сообщить учреждению Банка России о суммах, ошибочно записанных в кредит или дебет счета. При не поступлении от клиента в указанные сроки возражений, совершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными.

Письменные и устные справки о совершаемых операциях по счетам выдаются только в случаях, предусмотренных Федеральным законом “О Центральном Банке Российской Федерации (Банке России)” и другими законодательными актами.

В случае утери клиентом выписки из лицевого счета дубликат может быть выдан ему только с разрешительной визой руководителя учреждения Банка России или его заместителя по письменному заявлению, подписанному руководителем и главным бухгалтером организации, в котором обязательно указываются причины утраты выписки.

На титульной части дубликата делается надпись:

“Дубликат выписки за “___” ______________ 200__ г.”

Дубликаты выписок из лицевых счетов составляются на бланках лицевых счетов с защитной сеткой. Если имеется техническая возможность, дубликаты выписок из лицевых счетов могут составляться на ЭВМ или получаться посредством ксерокопии.

Дубликат выписки подписывается бухгалтерским работником и главным бухгалтером (его заместителем) или начальником отдела, скрепляется оттиском печати и выдается представителю клиента под расписку на заявлении.

На титульной части лицевого счета, по которому составлен дубликат, делается надпись:

“___” ________________ 200__ г. Выдан дубликат выписки”.

Эта надпись скрепляется подписями главного бухгалтера (заместителя).

После выдачи (высылки) выписок клиентам лицевые счета за отчетный месяц брошюруются в пачки (сшивы) в возрастающем порядке номеров счетов по балансовым и внебалансовым счетам отдельно, а внутри номера лицевого счета - по датам и сдаются в архив банка. База данных лицевых счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранность информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов.

2) бухгалтерский журнал.

Предназначен для регистрации всех операций, проведенных за день по документам, в том числе изготовленным программным путем в учреждении Банка России. Ж урнал ведется по форме, приведенной в приложении положения Банка России №205-П. в двух экземплярах.

3) кассовые журналы.

Составляются в порядке, установленном по кассовой работе (см. тему № 4), в двух экземплярах, один из которых помещается в кассовые документы дня, второй приобщается к бухгалтерскому журналу. Журналы хранятся в установленном порядке.

4) ведомость остатков по счетам первого, второго порядка, лицевым счетам, балансовым и внебалансовым счетам.

Ведомость составляется ежедневно. По решению руководства ведомость остатков в разрезе лицевых счетов по счетам, требующим конфиденциальности, составляется отдельно. В общую ведомость остатков включаются итоги по этим счетам. Ведомость остатков по счетам ведется по форме, приведенной в приложении положения Банка России №205-П;

5) ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств.

Ведомость ведется по форме, приведенной в приложении положения Банка России №205-П, программным путем, ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости.

При ведении ведомости по форме приложения исправление номеров лицевых счетов не производится.

Документами синтетического учета являются:

1) ежедневная оборотная ведомость.

Ежедневная оборотная ведомость составляется по балансовым и внебалансовым счетам, по форме, приведенной в приложении положения Банка России №205-П. Кроме этого, составляются оборотные ведомости на 1-е число месяца, квартала и годовая оборотная ведомость. Суммы в них показываются нарастающими оборотами с начала года.

2) ежедневный баланс.

Форма баланса приведена в приложении положения Банка России №205-П. Требования, которым должен отвечать баланс, изложены во втором учебном вопросе. Ежедневный баланс по операциям, совершаемым непосредственно учреждением Банка России, должен быть составлен в соответствии с нормами, установленными Банком России.

Балансы и оборотные ведомости подписываются после их рассмотрения руководством учреждения Банка России, главным бухгалтером или по их поручению - заместителями.

Бухгалтерский журнал, ведомость остатков по счетам, ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств подписываются после рассмотрения главным бухгалтером или по его поручению - заместителем главного бухгалтера.

Суммы, отраженные по счетам аналитического учета должны соответствовать суммам, отраженным по счетам синтетического учета. Это должно достигаться устойчивым программным обеспечением, одновременным отражением в ЭВМ, как сказано выше, операций во взаимосвязанных регистрах бухгалтерского учета.

Перед подписанием баланса главный бухгалтер или по его поручению сотрудник Банка России должен сверить:

1) соответствие оборотов по итогу, отраженных в бухгалтерском журнале, оборотам, показанным в оборотной ведомости;

2) соответствие остатковпо счетам второго порядка, отраженных в балансе, остаткам, показанным в оборотной ведомости, ведомости остатков по счетам;

3) соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженных в ведомости остатков по счетам, остаткам, показанным в ведомости остатков размещенных (привлеченных) средств.

О произведенной сверке делается соответствующая запись в балансе перед подписями должностных лиц. Если по поручению главного бухгалтера сверку производил бухгалтерский работник, то он визирует надпись о произведенной сверке.

При выявлении расхождений выясняются причины расхождений и принимаются меры к их устранению. Если необходимо сделать исправительные проводки, то они делаются в установленном порядке.

Исправление ошибки совершается в момент ее обнаружения. Перепечатывание материалов аналитического и синтетического учета не допускается.

Записи в аналитическом учете (лицевых счетах, операционных журналах, книгах) совершаются на основании первичных документов шариковой ручкой, чернилами или химическим карандашом.

Лицевые счета, по которым выдаются выписки, ведутся в двух экземплярах под копирку.

Окончательные остатки по лицевым счетам выводятся после окончания всех записей по дебету и кредиту.

В бухгалтерский журнал заносятся все операции, совершаемые по кассовым мемориальным и внебалансовым первичным документам. В нем по каждому балансовому счету отражаются дебетовые и кредитовые обороты.

Операции по внебалансовым счетам отражаются в конце бухгалтерского журнала. По каждому внебалансовому счету записываются обороты по дебету и кредиту.

Заключение бухгалтерского журнала производится путем подсчета суммы по каждому балансовому счету отдельно по дебетовой колонке и отдельно по кредитовой. Итоги проставляются раздельно по каждой колонке счета.

Общая сумма оборотов по дебету всех счетов должна равняться общей сумме оборотов по кредиту.

Ежедневно по окончании операций, бухгалтер, ведущий лицевые счета, подсчитывает по ним обороты за день по дебету и кредиту, а также исходящие остатки и заносит эти данные в сводные карточки. При наличии по балансовому счету лицевых счетов с дебетовыми и кредитовыми остатками, в сводной карточке по этому балансовому счету остаток отражается в развернутом виде. Не допускается выводить остаток в сводной карточке путем арифметического сложения и вычитания оборотов из предыдущего остатка.

После заполнения сводных карточек бухгалтер передает их лицу, ведущему бухгалтерский журнал, который заверяет своей подписью соответствие оборотов, указанных в сводных карточках, данным бухгалтерского журнала и передает их контролеру.

Бухгалтерский журнал подписывает бухгалтер, его составивший и контролер; указанные журналы вместе с кассовыми журналами и лентами подсчета по счёту начальных МБР подшиваются (брошюруются) по месяцам.

В бухгалтерском журнале по балансовым и внебалансовым счетам за последний день месяца работником, ведущим бухгалтерский журнал, подсчитываются и указываются итоги оборотов по счетам за месяц и нарастающим итогом с начала года. Эти данные заверяются подписями работника ведущего бухгалтерский журнал, гл. бухгалтера или его заместителя.

Ежеквартально по данный сводных карточек составляется оборотная ведомость, которая содержит остатки на начало года, обороты с начала года и остатки на конец отчетного периода по балансовым и внебалансовым счетам. За 4-ый квартал оборотная ведомость не составляется, так как соответствующие данные содержатся в годовом отчете.

Общие суммы оборотов, выведенные в оборотной ведомости по балансовым и внебалансовым счетам, должны быть сверены с соответствующими итогами оборотов за отчетный период, указанными в бухгалтерском журнале за последний день квартала, нарастающим итогом с начала года.

Ежедневно контролер ПУ банка проверяет правильность составления лицевых счетов, бухгалтерского журнала и сводных карточек. При этом проверяется все ли записи в лицевых счетах обоснованы соответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочных работников банка, подписаны ими при оформлении операций, правильно ли перенесены в лицевые счета соответствующие реквизиты и суммы документов.

Контролерам передаются для проверки лицевые счета с документами, бухгалтерские журналы, сводные карточки, а также ленты подсчета остатков по не работавшим в этот день лицевым счетам.

При проверке лицевых счетов одновременно проверяется правильность записи в бухгалтерском журнале.

По состоянию на первое число месяца по балансовым и внебалансовым счетам, в аналитическом учете которых ведется более одного лицевого счета, могут составляться проверочные ведомости остатков аналитического учет.

Назначение проверочных ведомостей - проверить соответствие аналитического учета синтетическому. В проверочных ведомостях указываются номера лицевых счетов и суммы остатков по каждому лицевому счету с выведением общего остатка по балансовому счету. Они печатаются на счетных машинах. Проверочные ведомости подписывают бухгалтер и контролер. Данные ведомости могут и не составляться, т.к. контролером банка, проверяющим бухгалтерский журнал, ежедневно осуществляется сверка данных аналитического и синтетического учета по работавшим в этот день балансовым счетам.

4. Методы исправления ошибок в бухгалтерских записях.

Допущенные ошибки надо найти и правильно исправить. Вопросу исправления ошибок уделяется большое внимание при ревизиях и обследованиях ПУ Банка России.

Ошибки в записях, выявленные бухгалтерскими работниками и контролерами в течение текущего дня, (до заключения баланса, до проверки счетов и бухгалтерского журнала), исправляются путем зачеркивания неправильно записанных сумм и написания над ними правильных сумм. Эти записи заверяются подписью бухгалтерского работника.

723-78 Подпись

123-78 Подпись

Если запись подлежит аннулированию как ошибочная, то бухгалтерский работник вычеркивает тонкой чертой всю запись и рядом с зачеркнутой суммой делается надпись “Не считать”, заверяя эту надпись своей подписью. Одновременно вносятся исправления во все взаимосвязанные регистры бухгалтерского учета.

Не считать Подпись

4.568-99 Подпись

Если по условиям обработки таким способом исправления внести нельзя, то ошибочные записи исправляются путем сторнирования (обратным сторно) ошибочной записи и проводки новой, правильной записи. Сторнированная запись в регистрах помечается отличительным знаком. Для провода составляется текущим днем два ордера - сторнированный и правильный. Ордера подписываются, кроме бухгалтерского работника контролирующим работником.