Создание и заполнение списков

Большие массивы информации обычно хранятся в виде базы данных и обрабатываются специальными программами. В Excel аналогом простой базы данных является список. Он представляет собой группу строк, содержащих связанные данные. Отличительная особенность списка заключается в том, что каждый его столбец содержит однотипные данные. Если провести аналогию между списком и базой данных, то можно сказать, что столбцы списка являются полями базы данных, а его строки – записями.

Классическим примером списка может служить список сотрудников, в котором указаны их фамилии и имена, должности, даты рождения и другая информация.

Предлагаемые Excel средства работы со списками значительно облегчают выполнение рутинных операций по сортировке данных и поиску нужной информации. Полученные при этом результаты можно использовать в расчетах. Например, сначала можно задать поиск определенных значений в списке, а затем произвести с этими значениями вычисления или создать на их основе диаграмму.

Таблицы-списки обрабатываются подобно обычным таблицам, то есть редактирование данных в них осуществляется с помощью общеизвестных команд. Существуют и специальные средства для работы со списками, которые предоставляют пользователям дополнительные возможности. Так, над списком можно произвести следующие операции: включить в него новые адреса или удалить старые, найти в нем определенную информацию по заданным критериям.

Прежде чем приступать к созданию списка, необходимо тщательно продумать его структуру и определить, какие данные должны быть в него включены. Начинать нужно с формирования заголовков столбцов. Символы используемого в заголовках шрифта должны быть другого цвета или иметь характерное начертание, например полужирное или курсивное. Если заголовки оформлены по-другому, программа автоматически определяет, что создается список, и оказывает помощь в его заполнении.

Порядок ввода записей в список большой роли не играет, потому что для их упорядочения достаточно выполнить несколько щелчков мышью. Все записи должны быть оформлены одинаково, но не так, как заголовки столбцов. При вводе данных не следует добавлять пустые строки, строки, состоящие из символов дефиса или символов подчеркивания, поскольку это может затруднить в дальнейшем сортировку и фильтрацию данных.

СОВЕТ. Вводить данные в большую таблицу намного легче, если заголовки столбцов видны на экране. Чтобы положение заголовков при просмотре таблицы не изменялось, закрепите их выполнив команду Окно > Закрепить области.

Как уже было сказано, Excel распознает списки автоматически. Если необходимо, предположим, отсортировать записи списка по определенному критерию, достаточно поместить указатель ячейки в ячейку внутри списка, и после активизации функции сортировки Excel автоматически выделит весь список.

ВНИМАНИЕ При автоматическом определении (и выделении) списка признаком его конца является первая пустая строка. Поэтому следует удалить из списка пустые строки или выделить вручную ячейки, к которым должны быть применены функции списка. Эти функции нельзя использовать, если выделены несмежные ячейки.

При автоматическом выделении области списка Excel сравнивает содержимое первой и второй его строк. Если данные в этих строках различаются по типу или по оформлению, программа воспринимает первую строку в качестве заголовков столбцов и не обрабатывает ее. Но если при вызове команды Форма) или Итоги из меню Данные Excel не обнаружит различий между записями первой и второй строк, на экране появится сообщение о невозможности найти названия для создания заголовков столбцов.

В таком случае программа выдаст запрос о том, следует ли использовать в качестве заголовков столбцов данные первой строки выделенного диапазона ячеек. Вы можете создать заголовки столбцов, щелкнув на кнопке ОК, или не делать этого.