Система оперативного учета

Администрирование претензий

Система расчетов

Отчетность по исполнению

Инспектирование и аудит

Инспектирование и аудит (раздел 8.2.2.2) проводятся по требованию покупателя

и поддерживаются продавцом на основании положений контракта. Они могут

проводиться во время исполнения проекта, и предназначены для определения

недостатков в процессах выполнения работ продавцом или в результатах работ.

Некоторые команды инспекций и аудита могут иметь в своем составе

сотрудников покупателя, занимающихся поставками, если это предусмотрено

условиями контракта.

Отчетность по исполнению предоставляет руководству информацию о том,

насколько эффективно поставщик продвигается к целям контракта. Отчетность

по исполнению контракта является частью общей отчетности по исполнению

(раздел 10.3.3.1).

Платежи продавцу обычно отслеживаются и осуществляются при помощи системы

оплаты счетов, имеющейся на предприятии покупателя. Для больших проектов со

сложным расписанием поставок или многоступенчатыми поставками может быть

разработана особая схема оплаты. В любом случае, схема оплаты пересматривается

и одобряется командой управления проектом, а осуществление платежей

производится согласно условиям контракта (раздел 12.4.3.2).

Оспариваемые изменения и подразумеваемые изменения представляют собой

запрошенные изменения (раздел 4.4.3.2), по которым покупатель и продавец не

могут прийти к соглашению о размерах компенсаций изменений, или не могут

прийти к соглашению о внесении данных изменений. Оспариваемые изменения

называются иногда "претензии", "разногласия" или "апелляции". Претензии

подлежат оформлению в документальном виде, обработке, мониторингу и

управлению на всем протяжении жизненного цикла проекта, обычно, на основе

условий, предусмотренных контрактом. Если стороны не могут сами

договорится о решении претензии, то вступают в силу предусмотренные

контрактом способы и механизмы разрешения разногласий. Эти статьи

контракта могут предусматривать решение спорных вопросов посредством

арбитражных или судебных разбирательств, и могут быть инициированы как в

период действия, так и по окончании периода действия контракта.

Система оперативного учета – это особый комплекс процессов,

соответствующих контрольных функций и инструментов автоматизации,

объединенных в единое целое, и являющегося частью информационной

системы управления проектами (раздел 4.2.2.2). Система оперативного учета

используется менеджером проекта для управления контрактной документацией

и учетно-отчетными материалами. Данная система используется для

поддержания каталога контрактной документации и корреспонденции, а также

для поиска и архивирования подобных документов.