Структурные элементы БД

Структура базы определяет методы занесения данных и хранения их в базе.

БД содержат таблицы (файлы), поля и записи.

Базы данных представляются в виде таблиц. Каждая таблица состоит из фиксированного числа столбцов и некоторого количества строк.

Столбцы таблицы в БД называются полями, а строки – записью.

Для описания поля используют следующие характеристики:

имя – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при операциях с базой – (например, Ф.,И.,О., дата рождения, адрес, телефон и т.д.)

тип – определяет тип данных, содержащихся в данном поле (символьный, числовой, финансовый, календарный);

длина – определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в данном поле (15 байт);

точность – для отображения дробной части числа.

Правила создания списка в MS Excel:

1. Имена полей должны быть указаны в самой верхней строке списка.

2. Первая запись вводится в строку сразу под заголовками полей.

3. Каждая запись вводится в отдельную строку.

4. Между записями не должно быть пустых строк.

5. Информация в ячейках одного столбца должна быть однотипна. Если информация для некоторого поля отсутствует, то его нужно оставить пустым.

6. Ячейки в списке не объединяются.

7. Все данные одной таблицы должны располагаться на рабочем Листе.

8. На Листе не следует помещать более одного списка.

После создания БД и внесения в неё данных, пользователь может просматривать эту информацию, обновлять её, производить расчеты.

Добавление данных к списку с помощью «Формы»

Можно переходить от ячейки к ячейке при вводе данных в список, точно так же как при заполнении обычной ЭТ, но удобнее это делать с помощью Формы.

С помощью формы можно вводить в СС новые данные и редактировать старые:

1. Активизировать любую ячейку внутри блока БД.

2. Выбрать команду Данные / Форма, чтобы раскрыть окно «Форма».

3. Просмотреть записи можно с помощью кнопок Назад или Далее.

4. Чтобы ввести новую запись, щёлкнуть по кнопке Добавить (все поля очищаются).

5. Ввести соответствующие данные в пустые поля. Новые записи добавляются в конец списка. Переход между полями происходит с помощью клавиши Tab или мышью.

6. После ввода данных, щёлкнуть на кнопке Закрыть.