Выбрать команду Данные/Фильтр/Расширенный фильтр

Расширенный фильтр

Отмена всех фильтров: происходит по команде Данные/Фильтр/Автофильтр.

Расширенный фильтр применяется в случаях:

· когда условие отбора должно одновременно применяться к ячейкам 2-х и более столбцов;

· когда к ячейкам одного столбца необходимо применить 3 и более условия отбора;

· когда в условии отбора используется значение, полученное в результате вычисления заданной формулы.

Для работы с расширенным фильтром:

1. Щёлкнуть где-либо в списке.

3. Возле таблицы появится одноименное диалоговое окно (ДО).

4. В соответствующем поле ДО задать условие отбора через диапазон критериев.

Диапазон критериев должен содержать ячейки, которые включают копии названий столбцов, для которых выполняются подведение итогов в списке и сами условия, по которым определяются записи.

Диапазон может размещаться в любом месте рабочего листа (желательно над списком) и отделяться от списка по крайне мере одной пустой строкой.

	Все условия отображены в одной строке. Таким образом, задается их взаимодействие по схеме «И» (одновременное их выполнение). Будут отображены записи мужчин, 2 курса старше 17 лет.

Все условия отображены в разных строках. Таким образом, задается их взаимодействие по схеме «ИЛИ». Будут отображены записи либо мужчин, либо студентов 2 курса, либо в возрасте старше 17 лет.

Условия по возрасту для групп мужчины и женщины отображены в разных строках. Таким образом, задается их взаимодейст-вие по смешанной схеме «И - ИЛИ». Будут отображены записи мужчин старше 18 лет или женщин старше 17 лет.

Для задания сложного условия отбора, необходимо вводить его составные части в отдельные строки диапазона критериев.

Если три и более условия отбора накладываются на содержимое одного столбца, то

диапазон критериев в этом случае оформляется в виде столбца, в котором в смежных ячейках записаны условия отбора.

Условия по фамилии в разных строках. Таким образом, задается их взаимодействие по схеме «ИЛИ...ИЛИ». Будут отображены записи студентов Иванова или Тихонова или все фамилии на букву А.

* в шаблоне заменяет любое количество символов.

Функции баз данных (БДФункции)

В MS Excel имеется 12 функций рабочего листа, используемых для анализа данных из БД. Эти функции имеют обобщённое название БДФункции.

Каждая из этих функций имеет имя и три аргумента.

К аргументам БДФункций относятся:

- база _ данных,

- поле,

- условие (критерий).

Аргументы – это значения функции, используемые для выполнения операций или вычислений. Аргументы – это ссылки на интервалы ячеек на рабочем листе, которые используются данной функцией.

Синтаксис: (запись функций баз данных)

БДФункция(база_данных;поле;критерий).

1 аргумент 2 аргумент 3 аргумент

· Аргумент «база_данных» – это диапазон, содержащий исходные данные. Диапазон должен включать строку с названиями полей и ячейки с записями. Например, А5:К20.

· Аргумент «поле» содержит имя столбца или его адрес, по которому следует вычислить итог. Поля данных содержат имена первой строки.

Аргумент «поле» может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках, например «Возраст», «Телефон», или как адрес ячейки, содержащей название поля, например D5, Е5, F5, J5

· Аргумент «условие» или «критерий» – это ссылка на интервал ячеек, задающих условия для данной функции.

Диапазон критериев содержит ячейки, которые включают названия столбца (копию), для которого выполняется подведение итогов в списке и само условие, по которому определяется функция.

Ссылка на критерий вводится как интервал ячеек, например D1:D2 (2 ячейки) или D1:E2 (в случае сложного критерия – 4, 6 и более ячеек).

С помощью команды Вставка/Функции или кнопки F_x на панели Инструментов вызывается диалоговое окно мастера функций.

В списке окна "категория" – выбирается категория «Работа с базой данных».

Ниже выводится состав данной категории (12 функций).

В списке категория выбирается требуемая функция и справочная информация по ней (при необходимости).

После заполнения полей ответ по данной функции появляется прямо в окне мастера функции. После подтверждения выполненных действий, результат расчета будет представлен в выделенной ячейке Листа ЭТ.

Практические рекомендации при работе с БД:

1. Диапазон критериев не стоит помещать внизу списка таблицы (под БД), т.к. данные, добавляемые в список командой Данные/Форма, вставляются с первой строки после списка. Если эта строка не пустая, то Excel не может добавить данные в список.

2. Диапазон критериев не должен перекрываться со списком (лучше всего его располагать над таблицей БД).

3. Любой интервал, который содержит, одно название столбца и, одну ячейку под названием столбца с условием, может быть использован как аргумент критерий БДФункции (в том числе и ячейки связанного списка).