Документальное оформление результатов переговоров

Организационно-техническая подготовка переговоров.

К вопросам организационно-технического обеспечения переговоров, проводящихся путем непосредственного личного общения, относятся следующие мероприятия:

1.Определение состава участников переговоров с российской стороны: должностное лицо, возглавляющее переговоры, и другие участники с учетом занимаемого служебного положения. Желательно соблюдать взаимность в отношении количества и иерархического уровня представителей обеих сторон.

Например, на встрече с главой крупной компании рекомендуется присутствие руководителя российского предприятия. Если среди иностранных представителей имеется женщина, следует включить женщину и в состав участников переговоров от российской стороны.

В зависимости от существа обсуждаемого вопроса к участию в переговорах привлекаются соответствующие специалисты – по ценовым, транспортным, юридическим или иным вопросам. На переговоры, проводимые ВЭ организацией, могут быть приглашены представители российского поставщика экспортного товара или заказчика импортного товара.

Переговоры по конкретным вопросам проводятся отдельно с каждой иностранной стороной, т.е. на двусторонней основе. Как показывает практика, многосторонние переговоры с участием нескольких контрагентов недостаточно эффективны, а в некоторых случаях недопустимы.

2.Подготовка помещения для переговоров. Оно должно быть надлежащим образом оборудовано и оснащено. Желательно в помещении принимающей стороны оборудовать специальную переговорную комнату. Она должна быть достаточно просторной, обставленной удобной для деловых встреч мебелью, иметь хорошее освещение, звукоизоляцию и вентиляцию (если там разрешено курить, должно быть установлено оборудование для вытяжки дыма, а на столе необходимо поставить пепельницы).

В отношении мебели главное внимание уделяется переговорному столу. За ним участникам переговоров должно быть удобно разместиться и делать необходимые записи. В этой же комнате возможно поставить шкафчик (буфет) с красивой посудой и небольшой столик для сервировки кофе, чая, прохладительных напитков.

Если нет возможности подготовить переговорную комнату, для переговоров можно использовать кабинет руководителя организации либо его заместителей. Если в комнате. Где намечены переговоры, работают 2 или более человек, то остальные работники, не участвующие в переговорах, покидают эту комнату на время их проведения. На двери следует повесить табличку «Идут переговоры. Не входить».

3.Язык переговоров. При необходимости надо заблаговременно подобрать квалифицированного переводчика, знающего соответствующий язык. Воспользоваться услугами переводчика бывает полезно и в тех случаях, когда некоторые участники переговоров владеют иностранным языком. Иногда своего переводчика предоставляют инофирмы.

4.К началу переговоров следует подготовить справочные и рекламные материалы, проспекты, каталоги, образцы, а при необходимости – сувениры для вручения иностранным представителям. Также целесообразно предварительно составить текст проекта контракта, который потребуется вручить контрагентам на каком-либо этапе переговоров.

5.Все участники переговоров должны изучать и соблюдать установленные правила делового протокола и этикета. Это важно как в России и за рубежом. Наиболее важные протокольные требования содержатся в соответствующих инструкциях и рекомендациях.

До начала переговоров нужно назначить лицо, встречающее, сопровождающее и провожающее иностранных представителей, согласовать конкретное место первой встречи, обеспечить транспорт и т.д.

При важных встречах, длящихся несколько дней, необходимо составить программу пребывания иностранцев на территории нашей страны, в которую, помимо деловых и официальных встреч могут быть включены посещения производственных предприятий, мероприятия культурно-познавательного и развлекательного характера, организация приемов с обедом и ужином (обычно в честь завершения переговоров).

Отдельно составляется смета расходов на прием иностранных представителей, в которой предусматриваются все статьи расходов в пределах выделенных средств на представительские цели.

Если российская сторона является принимающей, она должна позаботиться об удобном размещении иностранных представителей в подходящей гостинице или ином месте проживания.

6.План переговоров. Его разработка в качестве сугубо внутреннего документа необходима в целях более организованного и четкого проведения переговоров. Он должен включать все вопросы, подлежащие обсуждению исходя из разработанной тактики ведения переговоров. Это поможет ничего не забыть и не упустить во время встречи.

В плане переговоров можно предусмотреть альтернативные (резервные) варианты, которые могут быть использованы в случае выдвижения иностранным партнером своих контраргументов. Такой план составляет коммерческую тайну организации и не подлежит разглашению.

После завершения каждой беседы с представителями инофирм (обычно в тот же день, но не позднее следующего дня) составляется запись беседы, при необходимости достаточно подробная. В ней указываются следующие сведения:

- фамилия и должность ведущего беседу от имени российской стороны;

- фамилия и должность иностранного представителя фирмы;

- фамилия и должность руководителя, разрешившего встречу;

- место и время проведения встречи, ее продолжительность (указывается время начала и окончания встречи);

- присутствовавшие на беседе лица с российской стороны и со стороны инофирмы;

- какие памятные подарки были вручены на беседе;

- на каком языке велась беседа;

- содержание беседы – основная часть документа, в зависимости от характера обсуждаемых вопросов излагается кратко или более развернуто;

- фамилия, должность и подпись записавшего беседу;

- количество листов, на которых составлена запись беседы;

- виза лица, проводившего беседу.

В ряде организаций составляется учетная карточка итогов переговоров российской организации с иностранными партнерами. Она предназначена для пополнения досье на фирму, и в нее заносятся некоторые дополнительные данные:

- юридический адрес регистрации фирмы, адрес офиса для последующих контактов, адрес представительства в Москве;

-форма собственности, основной капитал, основные виды деятельности, наличие представительств за рубежом;

- наличие партнеров в СНГ;

- цель переговоров (предложение, спрос, создание СП, бартер и т.д.);

- краткая суть обсуждения вопроса (выделяется ключевое слово, например, купля-продажа, строительство объектов и т.д.;

- поручение по результатам переговоров (задание, ответственный исполнитель, дата исполнения);

- договоренности о дальнейших действиях (дата очередных переговоров, место проведения встречи, состав привлекаемых специалистов и др.);

- комментарий.