Практическая работа № 1. Создание базы данных

Цель работы: изучение и закрепление на практике методов создания и заполнения одиночных таблиц базы данных (БД).

Методические указания

Начальный запуск системы управления базами данных (СУБД) Access производится одним из способов:

- последовательностью выбора команд Пуск/Программы/Microsoft Office/Microsoft Office Access;

- щелчком левой клавиши мыши (ЛКМ) по ярлыку СУБД Access на рабочем столе.

Основным средством хранения информации в СУБД Access являются плоские таблицы (рис. 1.1), состоящих из строк (записей) и именованных столбцов (полей):

Номер заказа	Код покупателя	Код товара	Дата заказа	Заказано	Имена полей
					Запись
	Поле

Каждая таблица описывает некоторый класс объектов выбранной предметной области, например, студентов вуза или преподавателей, а каждая строка-запись содержит информацию о конкретном объекте (студенте или преподавателе). Каждый же столбец-поле описывает один из атрибутов некоторого объекта, например, должность или дату рождения. Поэтому все данные одного столбца характеризуются одинаковым типом - множеством допустимых значений и операций над ними. В СУБД Access определены следующие типы данных:

* текстовый, длиной от 1 до 255 символов. Количество символов определяется пользователем в процессе создания таблицы исходя из семантики атрибута. Так, например, для хранения фамилий целесообразно отвести не менее 15 позиций. По умолчанию СУБД устанавливает длину текстового поля равной 50;

* числовой, для которого существуют следующие форматы:

¨ байт (целые значения в диапазоне 0..255);

¨ целое (целые значения в диапазоне -32768..+32767);

¨ длинное целое (целые значения в диапазоне -2147483648.. +2147483647);

¨ с плавающей точкой (4 байта). Вещественные числа в диапазоне -3.402823*10³⁸.. +3.402823*10³⁸;

¨ с плавающей точкой (8 байт). Вещественные числа в диапазоне -1.79769313486232*10³⁰⁸.. +1.79769313486232*10³⁰⁸.

По умолчанию СУБД устанавливает формат числового поля с плавающей точкой (8 байт);

* дата / время. Возможны следующие форматы дат: полный; длинный; средний; краткий. Аналогично, для времени также существуют три последних формата.

* денежный. Аналогичен числовому типу с плавающей точкой. Позволяет вводить числа длиной до 15 знаков в целой части и 4 - в дробной;

* счетчик. Значения данного типа автоматически увеличиваются на 1 для каждой новой записи. Пользователь не может сам модифицировать значения поля данного типа;

* логический. Допускаются только два значения для полей данного типа: Да/Нет (True/False);

* МЕМО (комментарий). Текстовое поле произвольной длины. Может хранить текст длиной до 64 000 байт.

Остальные типы данных, используемые в СУБД Access, будут рассмотрены позже.

При выборе формата типа необходимо стремиться к минимуму используемой памяти, т.е. не имеет смысла выбирать для хранения экзаменационных оценок форматы целое или длинное целое, а также с плавающей точкой, которые занимают в памяти соответственно 2, 4, 4 или 8 байтов. В этом случае достаточно выбрать целый тип с форматом байт, который требует для своего хранения именно 1 байт памяти.

Каждое поле должно иметь имя, длина которого не может превышать 64 символа. Целесообразно имена выбирать не длиннее хранимых данных (что максимизирует при просмотре число отображаемых на экране столбцов таблицы), но такие, которые сохраняют семантику данных. В именах полей можно использовать любые комбинации букв, цифр, пробелов и других символов, за исключением.,!, ', [ и ].

Для каждой реляционной таблицы существует понятие ключа - набора полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись таблицы. В такой таблице не допускаются две или более записи с одинаковыми значениями ключевых полей. В общем случае ключ может состоять только из одного поля (простой ключ). Составной ключ предполагает идентификацию записи на основе комбинации значений нескольких полей. В этом случае все поля такого ключа должны располагаться последовательно друг за другом. Ключевые поля целесообразно располагать в начале таблицы, поскольку СУБД автоматически производит сортировку записей по ключу.

Для создания новой таблицы необходимо в открывшемся после записка окне выбрать опцию Новая база данных, в поле Имя файла задать произвольное имя и нажать кнопку Создать.

Активизируется вкладка Работа с таблицами и панель Режим таблицы. Существует несколько вариантов создания таблицы, но наиболее универсальным является подход на основе Конструктора.

Его запуск выполняется через опцию Режим панели Режим таблицы. В появившемся диалоговом окне вводят имя таблицы и нажимают ОК.

Эти действия приводят к открытию бланка описания структуры таблицы, состоящего из четырех столбцов:

	Имя поля	Тип данных	Описание
Свойства поля
Размер поля

В столбце Имя поля указывается произвольное имя поля. Переход в столбец Тип данных приводит к появлению кнопки раскрытия, щелчок по которой ЛКМ отображает список допустимых типов полей. Выбор типа также может производиться ЛКМ, а затем в строке Размер поля производится его конкретизация. Столбец Описание является вспомогательным, в нем хранятся комментарии к создаваемым полям.

Треугольный индикатор в первом столбце бланка описания структуры таблицы показывает текущее поле обработки. При задании ключа необходимо его установить в требуемое поле и щелкнуть ЛКМ по пиктограмме Ключевоеполе в панели инструментов. Если в качестве ключа определяются несколько полей, то они выделяются путем протягивания мыши с нажатой левой клавишей по ячейкам первого столбца у требуемых полей, а затем щелкается пиктограмма Ключевоеполе.

После описания структуры таблицы переходят к ее заполнению. Для этого в опции Режимы выбирается значение Режим таблицы . При этом СУБД попросит указать имя создаваемой таблицы и отобразит пустой бланк созданной таблицы, готовый к заполнению.

Навигация по полям таблицы осуществляется клавишами ®,, ­, ¯, Tab, Shift/Tab, мышью. Копирование значения поля из предыдущей строки - Ctrl/ '. Переход к заполнению следующей записи автоматически сохраняет в памяти компьютера предыдущую запись.

В процессе работы с таблицей можно в любой момент вернуться в режим конструктора для изменения её структуры путем нажатия мышью пиктограммы , которая отображается в панели инструментов при переходе в табличный режим.

Изменению могут быть подвергнуты названия полей, их тип и последовательность. Для удаления некоторого поля таблицы необходимо его выделить щелчком правой клавиши мыши в первом столбе и нажать мышью пиктограмму (Удалить строки) в панели инструментов. Пустая строка в описании структуры создается следующим образом:

· курсор устанавливается на строку, перед которой необходимо вставить пустую;

· на панели инструментов нажимается кнопка (Вставить строки).

Перенос строки описания структуры реализуется следующим образом:

· выделяется мышью в первом столбце переносимая строка (строки);

· выделенная строка в первом столбце захватывается мышью и перетаскивается на новую позицию.

Выполнение лабораторной работы

1. Создать на диске свой каталог.

2. Запустить СУБД Access.

3. Создать новую БД под названием Предприятие.

4. Создать в ней таблицу СЛУЖАЩИЕ, содержащую следующие поля (конкретный набор полей определяется в соответствии с вариантом из таблицы 1.1).

5. Установить требуемый тип полей и их названия. Поле, содержащее ФИО служащего, определить как ключевое.

6. Занести в таблицу 10 записей, в том числе и собственную фамилию. Попробовать занести в таблицу двух служащих с одинаковыми ФИО и сохранить таблицу. Проанализировать результат.

7. Результат работы показать преподавателю.

Таблица 1.1

№ п/п

название поля

варианты

ФИО служащего

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

отдел его работы

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

должность

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

дата рождения

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

пол

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

оклад

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

семейное положение

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

количество детей

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

образование

*

*

*

*

*

*

*

*

*

отношение к воинской обязанности

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

домашний адрес

*

*

*

*

*

*

*

*