Общие сведения о делопроизводстве

1. В любой сфере (бизнес, политика, наука и др.) в ежедневной практической деятельности учреждений, организаций приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив, либо уничтожением и др. Совокупность работы с документами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожение, определяется понятием «делопроизводство» (ДП).

2. Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно:

1) справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней

2) быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, 3) проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

3. Содержание понятия «делопроизводство» определяется ГОСТом 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

4. Основной частью делопроизводства является документирование – процесс составления и оформления документов.

5. Документирование по общим вопросам управ ления охватывает основную, оперативную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникший при документальном оформлении этой деятельности, получил название общей документации.

6. Отдельные специальные стороны деятельности учреждений находят отражение в системах специальной документации:

1) бухгалтерской

2) статистической

3) военной

4) технической

5) дипломатической и другой.

Выделение систем специальной документации было вызвано особенностями содержания документов, входивших в эти системы, и отличными от других правилами их составления и работы с ними.