Оформление реквизитов документов

1. Организационно-распорядительные документы составляются и оформляются на основании требований СТБ 6.38 – 95 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

2. В целях унификации в организациях разрабатывается и применяется два вида бланков: для писем и общий бланк.

3. Каждый документ, кроме письма, должен содержать название его вида – протокол, приказ, акт, решение и т.д.

В служебных документах с продольным вариантом расположения реквизитов на бланке название вида документа даётся посередине, а при угловом варианте – в левом верхнем углу.

4. На многих видах служебных документов и, прежде всего, на документах, отправляемых из учреждений, указывается адресат.

5. В состав реквизита «адресат» могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и почтовый адрес.

Все вышеуказанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки.

Правила адресования документов

1. Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то их наименования указываются в именительном падеже, например:

Белорусская железная дорога

Служба сигнализации и связи

2. Документ может адресоваться и конкретным должностным лицам. При этом наименование должности и фамилии получателя пишется в дательном падеже.

Гомельское отделение Белорусской ж.д.

Главному ревизору по безопасности движения

Моисееву А.А.

3. В случае, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном падеже.

Начальнику Гомельской дистанции сигнализации и связи

Прокопюкю В.И.

4. Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат – автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

5. На одном документе разрешается указывать не более четырёх адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвёртым адресатом не указывается. Если документ направляется более чем в четыре адреса, то составляется список на рассылку и на каждом экземпляре проставляется только один адрес.

6. Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, учёное звание или учёную степень, указывается звание или степень в сокращённом виде непосредственно перед фамилией.