Документ и его копия

1. Официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

2. Подлинник официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.

3. Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания они могут иметь несколько различий или вариантов. По внешнему виду оригиналы могут быть:

1) черновыми – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом;

2) беловыми – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений.

4. Копия – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписки – это копии части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуски – это копии отосланных документов (2-й, 3-й и т.д. машинописные экземпляры).

5. Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его оформления (подписания и регистрации) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала – копиями или отпуском.

6. Новая техника размножения документов привела к появлению факсимильных копий, получаемых автоматически вместе с подлинником и вполне идентичных с ним. Факсимильные подлинники не нуждаются, как правило, ни в каком дополнительном удостоверении. К ним относятся и документы, получаемые с использованием факса, электронной почты.

7. Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены.

1) Нотариальные копии – соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом – нотариусом.

2) Официально заверенные копии – соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

3) Простые заверенные копии – удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами.

4) Незаверенные копии – не имеющие подтверждения в том или ином виде о своём соответствии подлиннику.

5) Особый вид копий – дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, так как это повторение документа.