Документ – основное понятие делопроизводства

1. Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Документ (от лат. documentum – поучительный пример, свидетельство) – это материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве.

2. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим).

3. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов):

1) текст

2) название вида

3) автор

4) адресат

5) дата

6) подпись и др.

4. Основным реквизитом документа является его текст – «речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи» (ГОСТ).

5. Все документы могут быть классифицированы по различным признакам.

1) по времени возникновения они делятся на группы (определённые периоды времени)

2) в пределах каждой группы документация делится по происхождению на внутреннюю и внешнюю, служебную (официальную) и личную

3) по сложности содержания документы делятся на простые и сложные

4) по воспроизведению – на подлинники (оригиналы) и копии

5) важной является классификация документов по видам и разновидностям.

6. Вид – это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного названия:

1) приказ

2) акт

3) записка и т.д.

Разновидность документа детализирует понятие «вид»:

1) служебная записка

2) докладная записка

3) объяснительная записка.

Организационно-распорядительная система документации (ОРД)

1. Существует множество систем документации, но наиболее массовой является организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая в каждом учреждении.

2. В состав ОРД входят:

1) организационные документы:

- устав организации, положение об организации

- структура и штатная численность

- штатное расписание

- правила внутреннего трудового распорядка

- положение о структурном подразделении организации

- должностная инструкция работнику.

2) распорядительные документы

- приказ

- распоряжение

- указание

- решение

- постановление.

3) справочно-информационные документы

- протокол

- акт

- письмо

- докладная и объяснительная записки

- справка

- телеграмма

- телефонограмма и др.