Строение организации

· Понятие структуры организации

· Факторы, определяющие структуру организации

· Виды структур в организации

· Требования к структуре организации

· Типы организационных структур

Внутренняя упорядоченность любой системы достигается путем установления (организации) определённых отношений и взаимосвязей между её элементами. Структура – это совокупность существенных устойчивых связей между элементами системы, обеспечивающая её целостность и тождественность самой себе (сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях, сохранение качественной определенности). Иными словами, структура – это тип, форма внутренней организации системы. Любая система имеет свою структуру, обладающую иерархическим характером. Любую систему можно расчленить (осуществить декомпозицию) на ряд множеств её элементов.

Все организации определенным образом устроены, имеют свое строение, которое обеспечивает стабильность и равновесие организации, единство состава и взаиморасположения её частей, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность составляющих ее элементов. Строение организации определяется её структурой. Структура – это организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых системообразующих связей и отношений между элементами. Но структура организации отражает не только её внутреннее строение. Можно говорить и о внешней структуре, образуемой направлениями её взаимодействия со средой. В таком случае наше определение структуры может быть сформулировано следующим образом: структура организации – это единство состава и взаиморасположения частей организации, направлений взаимодействия со средой.

Организация стремится сохранять свою структуру при любых изменениях, воспроизвести утраченные его элементы. Если структура не меняется, это говорит о том, что организация устойчива, находится в состоянии равновесия. Для каждой организации всегда существует наилучшая для нее на данный момент структура.

Организация находится под влиянием определенных факторов, влияющих на структуру организации. Назовем эти факторы:

- стратегия организации;

- окружающая среда;

- используемые организацией основные технологии деятельности;

- размер организации, число подразделений и территориального размещения;

- стадии жизненного цикла организации;

- организационная культура.

Многокомпонентность организации позволяет говорить о нескольких срезах её структуры. Выделяют следующие виды структур в самой организации: общую структуру организации, производственную структуру, структуру управления, технологическую, экономическую, информационную, нормативно-правовую и др. структуры.

Общая структура организации – упорядоченная совокупность всех организационных единиц с точки зрения их взаиморасположения, выполняемых в процессе осуществления своей деятельности функций.

Основным элементом общей структуры организации являются подразделения (цехи, отделы, участки, факультеты и т.д.), которые представляют собой группы работников, ответственных за выполнение определенного набора производственных, финансовых, управленческих и других функций, обособившиеся в процессе разделения труда.

Подразделения могут быть производственными и функциональными. Они различаются статусом, числом работающих, величиной располагаемых материальных и финансовых ресурсов.

Процесс формирования подразделений, происходящий путем группировки по тем или иным принципам (схожести работ, исполнителям и пр.) с последующим организационным обособлением получил название департаментализации.

Производственная структура – упорядоченная совокупность связанных между собой центров, потребляющих и распределяющих материальные и информационные и иные потоки, связанные с выпуском продукции (техническая, снабженческо-сбытовая службы, служба обслуживания производства и др.)

Организационная структура управления – упорядоченная совокупность управленческих подразделений, должностей, связанных коммуникационными каналами.

Общая структура есть синтез производственной и управленческих структур.

Экономическая структура – это упорядоченная совокупность элементов основного и оборотного капитала, связанных финансовыми потоками.

Нормативно- правовая структура - это упорядоченная совокупность законодательных и иных норм, формальных и неформальных правил.

Установление пространственно-временных, функциональных и др. соотношений компонентов различной природы (рабочей силы, сырья, оборудования, информации) называется структурированием.

Структура организации должна отвечать определенным требованиям:

1) соответствовать целевой ориентации организации, её миссии;

2) быть адаптивной, гибкой, что обеспечиваются:

- реорганизациями,

- формированием новых и устранением устаревших элементов и связей;

- изменением роли отдельных элементов и функций.

5) обеспечивать согласованность основных составляющих организации:

- функций и состава элементов;

- системы подразделений и связей;

- полномочий и ответственности участников.

6) быть минимально сложной, за счет исключения избыточных:

- элементов;

- связей;

- функций (особенно разнонаправленных);

- уровней.

7) обеспечивать автономность элементов, разумное сочетание централизации и децентрализации.

Общая структура организации может существовать в жестком и гибком вариантах.

Жесткие структуры отличаются тем, что на сравнительно длительное время в них в неизменном виде закрепляются состав подразделений, их границы, функции и связи. К жестким относятся функциональная и дивизиональная структуры со всеми разновидностями.

В противоположность жестким, гибкие (адаптивные) структуры могут легко видоизменяться и приспосабливаться к новой ситуации, новым целям, задачам, обеспечивая необходимые условия для инноваций и коллективного творчества. Это достигается отсутствием однозначного распределения обязанностей между работниками, незначительной регламентацией их деятельности, хорошо развитыми коммуникациями. Считается, что со временем такие структуры будут преобладать. Выделяется несколько разновидностей адаптивных структур: матричные, проектные, программно-целевые, фрагментарные и пр.

Рассмотрим в качестве примера некоторые жесткие и гибкие структуры.

Функциональная структура организации. Функциональная. или унитарная, форма общей структуры характерна для больших предприятий, располагающих полным комплексом основных и вспомогательных подразделений, ориентированных на массовый выпуск однородного продукта на основе простых технологий, простых, повторяющихся операций (для уникальных продуктов она не пригодна). Это может быть хлебокомбинат, молочный завод, фабрика по производству табачных изделий, предприятие нефтедобывающей промышленности и т.д.

Организация с функциональной структурой состоит из крупных подразделений или их блоков, ориентированных на выполнение определенных функций, отражающих её основные направления и сферы деятельности, например, производство, финансы, сбыт, маркетинг и т.п. с их последующей детализацией.

Достоинства функциональной структуры. При группировке по функциям легко выделить основные (осуществляют специфические виды деятельности) и второстепенные подразделения. Такая структуризация логична, соответствует производственной специализации, позволяет накапливать знания и опыт, снижает затраты, упрощает профессиональную подготовку, облегчает возложение ответственности.

Но она заслоняет общие цели, возлагает ответственность за подразделения исключительно на высшее руководство, в результате возникает проблема раздробленности и бюрократизма.

В современных условиях, когда за счет внедрения новых технологий, всеобщей компьютеризации производственных процессов можно с успехом выпускать конкурентоспособную продукцию и обеспечивать её необходимое качество и разнообразие даже на сравнительно небольших предприятиях, происходит отход от гигантомании, а соответственно от функциональных структур.

Развитие фирм сегодня, как правило, осуществляется по линии создания производственных комплексов, включающих множество подразделений, выпускающих широкий ассортимент продукции, которые имеют право самостоятельно принимать текущие решения. Центральное руководство осуществляет финансовый контроль, инвестирование, стратегическое планирование. Такая структура получила название дивизиональной (от лат. divisio – разделяю).

Признаками дивизионов являются:

- существование своей значимой рыночной задачи;

- обладание собственными ресурсами;

- наличие отличий от конкурентов;

- наличие конкурентных преимуществ;

- относительная независимость в принятии решений;

- высокая квалификация руководства, позволяющая принимать эффективные решения.

У организаций, построенных в соответствии с дивизиональным принципом, большая ориентация на прибыль, чем у фирмы с функциональной структурой, лучше используются преимущества специализации, легче координируется работа. Такие организации сегодня существуют в четырех вариантах: территориальном, рыночном, продуктовом, инновационном.

При территориальном принципе построения компании каждое из входящих в неё подразделений специализируется на производстве полного набора услуг для нужд данного региона.

При продуктовом принципе каждое из подразделений (предприятий), входящих в организацию, сосредоточено на разработке и выпуске какого-то одного вида продукции для всех территорий и видов продукции для всех территорий и групп потребителей.

Рыночный принцип ориентирует подразделения на производство продукции и услуг для определенной группы потребителей, в совокупности образующих рынок (они могут различаться, например, по доходам, демографическим характеристикам, социальному положению).

Инновационный принцип департаментализации состоит в том, что в рамках фирмы формируются специальные подразделения, занимающиеся разработкой, освоением и развертыванием производства новых видов продукции и услуг, в то время, как другие продолжают выпуск традиционной продукции, приносящей прибыль.

Созданные на основе такого рода принципов организационные структуры обеспечивают организации значительную стратегическую гибкость, более четкую, чем функциональные, ориентацию на потребности рынка; за счет развития горизонтальных связей здесь несколько ослабевают бюрократические тенденции, появляется простор для инициативы подразделений.

В то же время им свойственна острая конкуренция за ресурсы, усложняются коммуникации, происходит дублирование, затрудняется внутренний контроль, а взамен «ведомственности» функциональных подразделений проявляется другое негативное явление – «местничество» дивизиональных.

Но в целом крупные организации с жесткими структурами для решения сложных задач не всегда необходимы. Более мобильны и приспособлены для внедрения инноваций гибкие (адаптивные) структуры.

Наиболее простой из них является проектная структура, основой которой является проект, то есть группа видов деятельности, нацеленной на решение какой-то разовой часто уникальной задачи (проведение экспериментов, освоение нового вида продукции, технологии, методов управления) в установленные сроки с заданным уровнем качества и в рамках выделенных для этой цели материальных, финансовых и трудовых ресурсов. Организационно проект может быть оформлен в качестве самостоятельного подразделения фирмы, дочерней компании или существовать под их прикрытием. Это временное образование, позволяющее собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников разных профессий, ликвидируемое после завершения работ.

К достоинствам проектной структуры относится её узкая специализация, целевая ориентированность, мобильность. Все это позволяет достичь высокого качества выполнения работ.

В то же время проектная структура обладает некоторыми весьма существенными недостатками, прежде всего связанными с использованием ресурсов. Последние в течение всего срока реализации проекта оказываются связанными и даже в случае крайней необходимости ими нельзя воспользоваться, а по завершении работ и высвобождении они не всегда могут найти дальнейшее применение. В результате реализация проекта связана с высокими затратами, а это по карману далеко не всем организациям, несмотря на то что сам проектный принцип весьма плодотворен.

Выход из этой ситуации – переход к организациям с матричными структурами. Здесь временные проектные группы создаются в рамках постоянно существующих подразделений.

В матричной организации, исходя из поставленных задач, происходит перераспределение людских и материальных ресурсов, выделенных подразделению на выполнение общего объема деятельности. Например, один и тот же работник (единица оборудования) могут попеременно выполнять задания, относящиеся к различным проектам и к основной деятельности.

Иными словами, дополнительных подразделений и должностей не появляется, а лишь постоянно меняются функции существующих. Это обеспечивает, с одной стороны, высокую целевую ориентацию структуры, а с другой – возможность эффективной интеграции и быстрого маневра ресурсами, что особенно ценно в условиях дефицита.

Чаще всего матричные структуры находят место в научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, где постоянно приходится решать новые неординарные задачи.

Необходимо отметить, что департаментализация по матричному принципу – процесс весьма сложный, требующий длительной подготовки, высокой организационной культуры. Значительные затраты, непригодность для экстремальных ситуаций ограничивает применение такой структуры на практике.