Понятие бухгалтерских документов, их значение и классификация

Каждая хозяйственная операция в бухгалтерском учете должна подтверждаться документом.

Бухгалтерский документ- это письменное свидетельство о праве или факте совершения хозяйственной операции.

Бухгалтерские документы составляют работник непосредственно выполняющие те или иные хозяйственные операции. Документы имеют большое значение для осуществления контроля за сохранностью ценностей, они позволяют разработать и осуществить конкретное мероприятия направленные на эффективную работу предприятия. Кроме того, документы имеют правовое значение, т.к. они используются как доказательство при рассмотрении рисков и претензий в судах.

Документы классифицируют по следующим признакам:

1. По назначению

· Распорядительные - содержат распоряжение на совершение операций (приказы, доверенность, чеки).

· Оправдательные – удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции (счета- фактуры, платежки).

· Документы бухгалтерского оформления – документы, к которым относятся расчеты отпускных, расчета амортизации по основным средствам.

· Комбинированные - сочетают признаки распорядительных и оправдательных бухгалтерских документов.

2. По порядку оформления – документы подразделяются:

а) первичные, т.е. составляются в момент совершения; хозяйственной операции (приходный кассовый ордер);

б) сводные – они составляются на основании первичного документа (товарно-кассовые отчеты).

3. По способу охвата хозяйственных операции:

а) разовые – т.е. отражают первую или несколько хозяйственных операций, составленных в один прием (акт на списание основных средств);

б) накопительные - составляются постепенно и отражают однородные и часто повторяющиеся операции (лимитно-заборная карта).

4. По месту составления

а) Внутренние (приходный кассовый ордер);

б) Внешние (товарно-транспортная накладная);

5. По способу заполнения

а) заполненные вручную;

б) напечатанные на ЭВМ (автоматизированные).

В кассовых и банковских первичных документах исправления не допускаются. Если в таком документе вы допустили ошибку, то такой документ уничтожается и составляется новый.

Если вы ошиблись при заполнении денежного чека, то такой чек нужно перечеркнуть, указать, что он испорчен, и оставить в чековой книжке, затем заполнить новый.

В других первичных документах исправления допускаются, но они должны быть обязательно оговорены, т.е. надо аккуратно одной чертой зачеркнуть неправильную запись и написать «исправленному верить», ставится печать, дата и подпись.

После проверки и обработки данные поступают в текущий архив организации, где хранятся в течение одного года.

Сгруппированные документы должны быть подшиты в папке, пронумерованы и в конце папки указывается количество подшитых документов. По окончании отчетного периода документы передают в архив организации, где их хранят в течение сроков, установленных инструкцией главного архивного управления.

Кассовые и банковские документы хранят пять лет. Платежные ведомости три года. Балансы - десять лет.