Глоссарий. Архив (архивохранилище) - совокупность архивных документов, а также юридическое лицо или структурное подразделение юридического лица

Архив (архивохранилище) - совокупность архивных документов, а также юридическое лицо или структурное подразделение юридического лица, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Архивы дипломатические - совокупность документальных материалов, отложившихся в результате деятельности ведомства иностранных дел и его зарубежных представительств

В международной практике понятие А. д. закрепилось главным образом архивами дипломатических и консульских учреждений Согласно Венской конвенции о дипломатических сношениях 1961 года, архивы и документы НТИ дипломатических представительств неприкосновенны в любое время и независимо от места их нахожденияння.

Архивные фонды - совокупность документов, исторически или логически связанных между собою.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Архивный фонд личного происхождения - архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица или семьи.

Архивный справочник - справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и (или) архивных документах.

Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Архивный каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.

Архивохранилище (архив) - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Аутентичный текст (оригинальный) - оригинальный текст любого документа В международном праве принят текст международного договора называется аутентичным Если договор составлен двумя или несколькими языками, то в его в заключительных статьях отмечается, что все тексты имеют одинаковую силу, то есть считаются аутентичными, равно оригинальными.

Вербальная нота в международной практике — документ дипломатической переписки, в котором излагаются текущие вопросы различного характера. Вербальная нота составляется от имени посольства или министерства иностранных дел.

Верительные грамоты - документ, удостоверяющий представительный характер дипломатического представителя и аккредитует его в этом качестве в иностранном государстве В г адресуются главе принимающего государства, подписываются главой государства и, который назначает дипломатического представителя, и министром иностранных дел В г выдаются послам, посланникам, а также главам специальных (чрезвычайных) делегаций Имеют характер общих полномочия ь дипломатического представителя, для ведения переговоров с любого вопрос подписания соглашения или договора ему предоставляются специальные полномочияваження.

Виза – реквизит документа, используемый при согласовании документа. Оформляется личной подписью руководителя или специалиста, участвующего в согласовании, с указанием даты согласования.

Виза дипломатическая - особая отметка, которую проставляет ведомство иностранных дел, дипломатическое представительство или консульское учреждение, означает признание дипломатического статуса лица, в паспорте которой она относится: членов правительств и высших должностных лиц государств, делегатов на международные конференции, лиц, направляемых с чрезвычайными дипломатическими миссиями, дипломатических сотрудников отомстит ва иностранных дел, направленных в официальных целях, дипломатических курьеров и т.п. В д принято предоставлять и тогда, когда лица, имеющие на них право, едут по своим делам В д может выдаваться в порядк в любезности и лицу, которое не имеет дипломатического паспортспорта.

Внутренняя опись документов дела - у четный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящая документация – документация, поступающая в офис организации с использованием различных средств связи:

- почта (в том числе курьерская),

- электронная почта (е-mail),

- факсимильная связь и любая другая со стороны клиента, партнера, заказчика и др.

Входящий регистрационный номер - порядковый номер в журнале регистрации входящей документации.

Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие организации или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Декларация - одно-, двух-или многосторонняя заявление, в котором государства провозглашают принципы своей внешней и внутренней политики или высказывают свою позицию по конкретным вопросам.

Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Денонсация – надлежащим образом оформленный отказ гос-ва от заключен-ного им международного договора; наиболее распространенный способ правомерного прекращения действия международного договора. В отличие от др. способов расторжения международных договорных обязательств правомерность Д. характеризуется следующими чертами: право на Д. должно быть предусмотрено в самом договоре; Д. происходит в строго установленном договором порядке, несоблюдение к-рого является основанием для оспаривания действительности Д.

Наряду с Д. существуют и др. способы прекращения действия международных договоров, однако все они также должны быть правомерными, т.е. соответствовать нормам и принципам международного права. Одним из способов прекращения действия двусторонних договоров является аннулирование – отказ гос-ва от заключенного им международного договора, при к-ром его расторжение совершается без соблюдений условий договора и носит односторонний характер. Правомерность аннулирования должна быть обусловлена вескими политико-правовыми основаниями (напр., существенное нарушение договора контрагентом; юридическая недейственность, противоправность договора и т.д.) и соответствием сложившейся в международной практике процедуре (заблаговременное уведомление в письменной форме др. участника, и т.д.).

Депозитарий (в международном праве) (лат. depositum – вещь, отданная на хранение) – одно или несколько гос-в, международная организация или главное административное должностное лицо такой организации, хранящие подлинники международного многостороннего договора и всех относящихся к нему документов (заявлений, оговорок, ратификационных грамот, документов о принятии, присоединении, денонсации и т.д.).

Д. играет важную роль в нормальном функционировании многостороннего договора. Функции Д. состоят также в хранении переданных ему полномочий; в подготовке заверенных копий с подлинного текста и подготовке любых иных текстов договора на др. языках, к-рые могут быть предусмотрены договором, а также в препровождении их участникам и гос-вам, имеющим право стать участником договора; в получении подписей под договором, в информировании участников о документах, уведомлениях и сообщениях, относящихся к договору; в информации гос-в о том, когда число подписей, ратификационных грамот или документов о приятии, утверждении или присоединении, необходимое для вступления договора в силу, было получено или депонировано; в регистрации договора в Секретариате ООН.

Депонирование (в международном праве) (лат. deponere – отдавать на хранение) – передача на хранение депозитарию подлинника международного договора, ратификационной грамоты, документа о принятии, утверждении договора, присоединении к договору или др. относящихся к нему документов. Производимое через дипломат. или др. уполномоченного представителя Д. ратификационной грамоты или др. документов обычно фиксируется в протоколе о сдаче на хранение документа, составленном в ведомстве иностр. дел гос-ва-депозитария или в секретариате международной организации-депозитария.

Дипломатическая переписка - переписка государства, правительства, ведомства иностранных дел с соответствующими иностранными государствами, дипломатическими представительствами этих государств, международными организациями, а также переписка дипломатических представительств между собой. Вся Д.п. носит официальный характер.

Дипломатическая почта — 1) собирательное понятие, подразумевающее все виды дипломатической переписки, осуществляемой официально в какой либо вещественной форме (почтовой, телеграфной, электронной, по радио и др.); синоним понятия дипломатическая переписка.

Договоры международные - явно выраженное согласие между двумя или несколькими субъектами международного права, которая регулирует их отношения путем создания взаимных прав и обязанностей в политической, экономической, научно-технической, культ турне и других отраслей.

Порядок заключения, исполнения и денонсации Д м регулируется правом международных договоров Д м посвященные Венская конвенция о праве международных договоров 1969 года.

Документ постоянного хранения - документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Документ временного хранения - документ с фиксированным сроком хранения, по истечении которого он в установленном порядке подлежит уничтожению.

Единица хранения архивных документов - у четная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.

Индекс дела; номер дела - цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Информационно-справочная документация – планы, отчеты, акты, протоколы, договоры; служебные, докладные и объяснительные записки; заключения, отзывы, перечни, письма, сводки, соглашения, списки, справки и другие документы.

Исходящая документация – документация, исходящая из офиса организации и направляемая в структурные подразделения, партнерам, подрядчикам и др. юридическим и физическим лицам.

Исходящий регистрационный номер – порядковый номер в журнале регистрации исходящей документации.

Канцелярия - структурное подразделение организации, осуществляющее контроль за документооборотоморганизации.