Принятие решений и завершение беседы

Успешно завершить беседу –это значит достигнуть заранее намеченных и запланированных целей.

В последней фазе беседу решаются следующие задачи:

* достижение основной или в самом неблагоприятном случае запасной (альтернативной) цели;

* обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы;

* стимулирование собеседников к выполнению намеченных действий;

* поддержание в дальнейшем контактов с собеседниками;

* составление резюме беседы, понятного для всех присутствующих;

* подписание, если это предусматривалось, протокола о намерениях, договора или иных документов.

Когда переводить беседу в завершающую фазу? Тогда, когда она находится на спаде. При этом важно отделить завершение беседы от других ее фаз с помощью таких фраз: «Давайте подведем итоги», «Мы подошли к концу нашей беседы (переговоров)».

Беседа является завершенной при выполнении следующих условий:

* все аргументы приведены;

* на все поставленные вопросы даны удовлетворяющие собеседника ответы;

* успешно справились с замечаниями и возражениями;

* удалось установить благоприятную атмосферу для завершения беседы.

О готовности собеседника к завершению беседы можно судить по следующим признакам:

* расслабленное состояние собеседника;

* проявление расположения, ободрения;

* перелистывание вновь предложенного проекта.

Цель оказывается не достигнутой в следующих случаях:

1) при столкновении с более обоснованной аргументацией;

2) при столкновении с более сильным, лучше подготовленным оппонентом;

3) при возникновении неожиданной ситуации, которая изменила предмет беседы.

В случае «тупика» возможны следующие запасные варианты:

* нейтрализация негативных моментов беседы;

* закрепление и подтверждение того, что достигнуто:

* «наведение мостов» для следующей деловой беседы.

В любом случае не проявляйте неуверенности в фазе принятия решения. Достигнув цели, поблагодарите собеседника и скажите ему, что он будет доволен принятым решением.

Резюме. Факторами повышения эффективности деловой беседы (переговоров) являются:

· хорошая профессиональная подготовка и надежность собеседника;

· ясность мыслей и однозначность высказываний, стремление к наглядности при изложении материала;

· постоянная направленность на решение новых задач деловой беседы;

· учет сигналов обратной связи относительно правильности понимания слушающим слов говорящего;

· повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу;

· повторение основных положений и мыслей с целью наиболее эффективного восприятия информации собеседником;

· заранее продуманная, но неожиданная и необычная для собеседника увязка деталей и фактов;

· оптимальный объем передачи информации;

· юмор и ирония, особенно когда нужно парировать выпады собеседника (3).

Критерии определения эффективности переговорного взаимодействия:

* достигнуто соглашение;

* учтены справедливые и законные притязания сторон деловой беседы;

* в дальнейшем возможно примирение, если беседа приобрела конфликтный характер;

* отношения в результате проведенной беседы (переговоров) не испорчены;

* достигнутые решения не противоречат интересам общества и государства в целом.

Вопросы и задания по третьей главе

1. Что такое коммуникация и какова ее цель в организации?

2. Виды коммуникации в организации?

3. Коммуникативные барьеры и их виды?

4. Формальная и неформальная коммуникация. Способы управления слухами в организации?

5. Этапы проведения деловой беседы?

Задание № 1

Проанализируйте одну из историй, полученных Вами посредством «виноградной лозы». Насколько эта информация оказалась достоверной и какие приемы предупреждения слухов, используются в Вашей организации?