Документальное оформление поступления и выбытия товарно-материальных запасов

В хозяйственном процессе средства предприятия совершают кругооборот, все фазы которого подчинены единой цели - извлечению доходов от производственно-хозяйственной деятельности.

В процессе производственно-хозяйственной деятельности (при эксплуатации оборотных производственных фондов) предприятие нуждается в денежных средствах, необходимых для изготовления продукции, закупки сырья и материалов, выплаты заработной платы и так далее, а затем в средствах, которые требуются на ее реализацию.

Таким образом, хозяйственные процессы берут свое начало со стадии снабжения предприятия ресурсами для производства продукции. Цель создания запасов на предприятии - образование определенного буфера между последовательными поставками материалов, сырья, комплектующих и исключение необходимости непрерывных поставок.

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации их учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль над движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных запасов.

Организация первичного учета операций по снабжению осуществляет бухгалтер-материалист, деятельность которого регулируется графиком документооборота, сопровождающего процесс снабжения предприятия товарно-материальными запасами.

Документооборот, сопровождающий поступление товарно-материальных запасов, зависит от способа их получения на склад предприятия.

Приемку материальных запасов со склада поставщика осуществляет материально-ответственное лицо предприятия-покупателя товарно-материальных запасов. Как правило, на складе поставщика товарно-материальные запасы получают в том случае, если поставщик и покупатель находятся в одном населенном пункте или когда необходимо проверить качество товарно-материальных запасов.

Для получения товаров со склада поставщика материально ответственному лицу выдается доверенность. Доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому (поверенному).

Журнал учета выданных доверенностей хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей.

Доверенности выдают лицам, с которыми заключен договор о материальной ответственности. Если доверенность выдается работнику, с которым договор не заключен, то с него берется разовая подписка о материальной ответственности. Срок действия выдаваемой доверенности устанавливается предприятием.

Доверенность, независимо от срока ее действия, передают отправителю при первом получении товарно-материальных запасов.

Материально ответственное лицо, получившее доверенность, на следующий день, после каждого получения товарно-материальных запасов независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или частями, представляет в бухгалтерию документы о выполнении поручении и о сдаче товарно-материальных запасов на склад. Материально ответственному лицу, не отчитавшемуся в использовании доверенности по истечении срока ее действия, новые доверенности не выдают.

При лишении поверенного прав на получение товарно-материальных запасов доверенность изымают, а отправителя извещают об аннулировании доверенности. Неиспользованные доверенности возвращают доверителю на следующий день по истечении срока доверенности.

При возвращении неиспользованной доверенности в журнале учета выданных доверенностей или в корешке доверенности производят отметку «не использована». Такие доверенности хранятся до конца отчетного периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию. По окончании отчетного периода неиспользованные доверенности аннулируют.

При доставке материальных запасов на склад покупателя автотранспортом поставщика материально ответственное лицо покупателяпринимают у экспедитора поставщика материальных запасов по количеству мест и массе брутто и сопоставляет их с данными товарно-транспортной накладной, заполненной в двух экземплярах.

В случае, если недостачи или другие расхождения (количество, вес, сорт, качество и т.п.) фактического наличия материальных запасов с данными товарно-транспортной накладной не обнаружено, материально ответственное лицо, принявшее материальные запасы подтверждает приемку штампом предприятия и росписью в товарно-транспортной накладной. Один экземпляр накладной остается у материально ответственного лица, получившего материальные запасы, а второй возвращается лицу, доставившему материальные запасы на склад покупателя.

Акт о приемке материалов применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов. Акт о приемке материалов (в двух экземплярах) составляет комиссия, в состав которой входят: материально-ответственное лицо и представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации. После приемки запасов акты с приложением документов (товарно-транспортных накладные и т.д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных запасов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику (Приложение 5).

Кроме материальных запасов, поступающих на предприятие Рудник «Кусмурын» от поставщиков, на склад могут поступать материальные запасы, изготовленные самим предприятием, материалы после переработки, материальные запасы в виде остатков неизрасходованных материалов, а также в виде отходов и брака.

Если материалы поступают на склад после переработки либо неизрасходованные материалы, отходы, брак, кладовщик составляет требование-накладную. Оформленное требование-накладную передают в бухгалтерию.

Документальное оформление и учет выбытия запасов

Товарно-материальные запасы со склада предприятия отпускаются в цеха для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки или реализации как излишние и ненужные.

Под отпуском в производство понимается отпуск материалов для изготовления продукции, выполнения работ или оказания услуг и др. Отпуск материалов в кладовые цехов рассматривается как внутреннееперемещение материалов. При отсутствии кладовых цехов отпуск запасов с центральных складов считается расходом на производство.

Расход товарно-материальных запасов оформляется лимитно-заборными картами,накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещениематериалов и др.)

Лимитно-заборная карта применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска запасов на производственные нужды, является оправдательным документом для списания товарно-материальных запасов со склада. Лимитно-заборные карты выписываются на одно наименование материалов (номенклатурный номер) в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается цеху (участку) - потребителю запасов, второй - складу или кладовой цеха (участка). Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток лимита. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель цеха (участка) (Приложение 6).

Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов предназначена для учета движения запасов внутри предприятия и их отпуска подразделениям своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям. Выписывается в двух экземплярах, в случае отпуска материалов подразделениям своего предприятия один экземпляр передается получателю, второй - складу, который затем сдается в бухгалтерию. При внутреннем перемещении накладную-требование составляет материально ответственное лицо склада (цеха), сдающего запасы.Один экземпляр служит сдающему складу (цеху) основанием для списания запасов, а второй - принимающему складу (цеху) для оприходования товарно-материальных запасов.

В случае отпуска товарно-материальных запасов подразделениям предприятия Рудник «Кусмурын», расположенным за пределами его территории, или сторонним организациям накладную-требование выписывают на основе договоров, нарядов и других соответствующих документов. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.