Отчётность материально-ответственных лиц

 

Материально-ответственные лица составляют отчётность о наличии и движении товаров в срок не позднее 11, 21, 1 числа каждого месяца (сроки предоставления товарных отчётов материально-ответственными лицами устанавливаются руководителем и главным бухгалтером предприятия).

В адресной части товарного отчёта указываются наименование организации, номер и дата его составления, охватываемый период, а также фамилия и инициалы материально-ответственного лица.

Остаток товара и тары на начало отчётного периода берут из предыдущего товарного отчёта, а в случае составления первого товарного отчёта после проведения инвентаризации – из инвентаризационной описи.

В приходной части товарного отчёта отражается поступление товаров и тары в стоимостном выражении, с указанием наименования поставщика, номера и даты приходного документа, а также выводится итог прихода с учётом остатков.

В расходной части товарного отчёта отражается списание сумм реализованного (выбывшего) товара, возврата недоброкачественного товара, перемещение и т.п. 

Основой товарного отчёта является подтверждение товарного остатка.

Товарный отчёт заполняется в двух экземплярах, при этом первый экземпляр отчёта вместе со всеми оправдательными документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, предоставляются в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчёта остается у материально-ответственного лица. Все приходные и расходные документы располагаются в хронологическом порядке.

Нумерация товарных отчётов последовательная с начала и до конца года. Допущенные ошибки в товарных отчётах исправляются таким образом: одной чертой зачеркивается неправильная запись и надписывается правильный текст или цифровые данные. Исправление ошибок в товарном отчёте оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью ответственного лица и бухгалтера с указанием даты исправления.

Если дата проведения инвентаризации не совпадает с установленным периодом отчётности, то составляется два отчёта: первый – с начала установленного периода до начала инвентаризации, второй – от даты окончания инвентаризации до установленного представления товарного отчёта.

Учёт товаров в Горячеводском ГорПО организован: в бухгалтерии – по материально-ответственным лицам в стоимостном выражении, на складах – по наименованиям, количеству и цене товара в карточках складского учёта.

Бухгалтер проверяет своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчётов материально-ответственными лицами.

Во время проверки отчётов материально-ответственных лиц бухгалтер проверяет:

· подлинность документов и правильность записей в отчёте, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчёт;

· соответствие в данном отчёте остатков товаров и тары на начало отчётного периода остаткам, показанным в предыдущем отчёте на конец отчётного периода;

· соответствие в отчёте остатков на начало отчётного периода в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;

· законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т.п.);

· наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально-ответственных лиц, распорядительных подписей на внутреннее перемещение товаров;

· полноту оприходования в отчётном периоде по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;

· правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчёте и приложенных к нему документах;

· соответствие выручки, показанной в расходной части товарного отчёта, сумме, оприходованной по кассовому отчёту.

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют, заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчётного периода ставят в известность материально-ответственное лицо, которое расписывается в конце отчёта, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров.

Отчеты материально-ответственных лиц с приложенными к ним документами хранятся три года. Ответственность за сохранность документов возложено на главного бухгалтера.

 2.3. Синтетический и аналитический учёт товарных операций

        

Для учёта поступления товаров в Горячеводском ГорПО используется активный счет 41.2 «Товары и тара в розничной торговле». Оборот по дебету этого счета показывает общую стоимость товаров, поступивших в торговое предприятие, оборот по кредиту – выбытие товаров, дебетовое сальдо отражает остаток товаров на конец отчётного периода.

В розничной торговле товары могут учитываться по покупным или продажным ценам. В Горячеводском ГорПО учёт ведется по продажным ценам и разница между покупной и продажной ценами отражается на счете 42.2 «Торговая наценка в розничной торговле». При поступлении товара делается следующая проводка:

    Дт 41.2 «Товары и тара в розничной торговле» – на стоимость товара

    Дт 19 «Налог на добавленную стоимость» – на сумму НДС

    Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Величина торговой наценки при этом отражается записью:

    Дт 41.2 «Товары и тара в розничной торговле»

    Кт 42.2 «Торговая наценка в розничной торговле».

В Горячеводском ГорПО используется мемориально-ордерная форма учёта. При данной форме учёта, в журнале Формы К-3 по счету 41.2 систематизируются дебетовые и кредитовые записи. Журнал открывается в начале каждого месяца с соблюдением всех требований оформления и ведения учётных регистров. Лицевые счета открываются на каждое материально-ответственное лицо для записей в течение месяца.

Записи на лицевых счетах материально-ответственных лиц производят на основании проверенных, обработанных и утвержденных товарно-денежных отчётов. Для каждого отчёта отводится одна строка, на которую записывают итоговые данные отчёта. По результатам инвентаризации товарно-материальных ценностей записи по лицевому счету материально-ответственного лица производят на основании сличительной ведомости результатов инвентаризации ценностей, которую также записывают отдельной строкой.

Формы товарно-денежных отчётов и журнала К-3 имеют одинаковое построение: одни и те же разделы, показатели. Поэтому запись данных отчётов в журнале технически проста, и она обеспечивается органической связью показателей журнала и отчётов.

В конце месяца по каждому лицевому счету в журнале подсчитывают итоги за отчётный период по всем графам, отражающим корреспонденцию счетов с основным счетом 41, субсчетом «Товары и тара на предприятиях розничной торговли», по разделам журнала «Итого по дебету» и «Итого по кредиту», по отдельным показателям – «Итого розничный товарооборот, кроме мелкого опта», «Итого мелкий опт», «Весь розничный товарооборот».

На каждый корреспондентский счет выделяется отдельная графа. Например, могут быть сделаны записи в кредитовой части учётного регистра по дебету счета 41.2 в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 42.2 «Торговая наценка» и т. д. Кредитуется счет 41.2 в корреспонденции со счетами 90 «Продажи», 41.3 «Товары и тара в общепите», 44.2 «Расходы на продажу».

В розничной торговле стеклянная посуда учитывается вместе с товарами на счете 41.2. При этом, если одновременно с товаром предприятие получает тару и возвращает ее поставщику, то на товарно-транспортной накладной указывается «возврат тары» и сумма. На указанную сумму производится зачет расчетов с поставщиком по таре:

    Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

    Кт 41.2 «Товары и тара в розничной торговле».

Все транспортные расходы, возникающие в процессе приобретения товаров, относятся к расходам на продажу, при этом НДС, включенный в счета за оказанные транспортные услуги, отражается на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Если товары от поставщиков поступили в разные торговые точки, а оплата производится по одному платежному документу, то в учётном регистре по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обороты по дебету счета 41.2 «Товары в розничной торговле» можно дополнительно расшифровать по отдельным торговым точкам или на каждом первичном документе, приложенном к платежному документу, целесообразно указывать торговую точку и стоимость оприходованных товаров. Одновременно в товарном отчёте указываются номер и дата платежного документа.

Любой порядок ведения учётных регистров по счетам 41.2 «Товары в розничной торговле» и 60 «расчеты с поставщиками и подрядчиками» должен обеспечивать, с одной стороны, контроль за поступлением товаров и своевременным оприходованием их материально ответственными лицами, а с другой – контроль за расчетами с поставщиками.

В розничной торговле поступление товаров и тары от поставщиков оформляется следующими записями.

Оприходование поступивших в магазин товаров и тары от поставщика отражается проводкой на сумму стоимости по покупным ценам; при этом НДС фиксируется отдельно:

    Дт 41.2 «Товары в розничной торговле»

    Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям»

    Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

При этом транспортные расходы относятся на издержки обращения также без НДС.

    Дт 44 «Расходы на продажу»

    Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям»

    Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В Горячеводском ГорПО учёт товаров ведется по продажным ценам, при этом на сумму торговой наценки составляется следующая запись:

    Дт 41.2 «Товары в розничной торговле»

    Кт 42 «Торговая наценка».

Погашение задолженности перед поставщиком за полученные товары, а также перечисление авансов и предварительной оплаты в зависимости от формы оплаты оформляется следующими записями:

    Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на сумму оплаченной задолженности поставщикам

    Кт 51 «Расчетные счета» - на сумму, оплаченную с расчетного счета;

    Кт 50 «Касса» – на сумму оплаты из кассы предприятия наличными деньгами.

После оплаты оприходованных ценностей возможно учесть сумму НДС при расчетах с бюджетом, что фиксирует проводка:

    Дт 68 «Расчеты по налогам и сборам»

    Кт 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Все транспортные расходы, которые производит предприятие в процессе приобретения товаров, согласно учётной политике предприятия относятся на коммерческие расходы.

Получение товаров через подотчетных лиц проводится аналогично, но через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Горячеводское ГорПО реализует товары за наличный расчет. Объем реализации за наличный расчет определяется суммой денежных средств, полученных от покупателей за проданные им товары. Денежные расчеты с населением производятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Выручка от покупателей поступает в кассу ГорПО, ее размер определяется по показаниям счетчиков контрольно-кассовых машин, зарегистрированных в книге кассира-операциониста (как разница между показаниями счетчиков на конец дня с показаниями счетчиков на начало дня). Выручка от реализации сдается кассиром-операционистом кассиру, что отражается в квитанции к приходному кассовому ордеру. Правильность отражения полученной выручки от реализации товаров проверяется сверкой сумм выручки, показанной в кассовом и товарном отчётах.

Сдача выручки в кассу отражается в учёте следующей записью:

    Дт 50 «Касса»

    Кт 90 «Продажи, субсчет «Выручка».

Торговая выручка сдается инкассаторам. Операция передачи инкассаторам оформляется препроводительной ведомостью. Выручка, переданная инкассатору, которая будет зачислена на расчетный счет, учитывается следующей бухгалтерской записью:

    Дт 57 «Переводы в пути»

    Кт 90 «Продажи», субсчет «Выручка».

Согласно ст.168 Налогового кодекса РФ при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам соответствующая сумма налога включается в указанные цены. При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется.

На сумму начисленного НДС составляется проводка:

    Дт 90 «Продажи», субсчет 3 «НДС»

    Кт 68.2 «Расчеты по налогам и сборам по НДС».

Записи по субсчетам 90.1 «Выручка», 90.2 «Себестоимость продаж», 90.3 «Налог на добавленную стоимость» производятся накопительно в течение отчётного года. Ежемесячно сопоставлением совокупного дебетового оборота по субсчетам 90.2 «Себестоимость продаж», 90.3 «Налог на добавленную стоимость» и кредитового оборота по субсчету 90.1 «Выручка» определяется финансовый результат (прибыль или убыток) от продаж за отчётный месяц.

Этот финансовый результат ежемесячно (заключительными оборотами) списывается с субсчета 90.9 «Прибыль/убыток от продаж» на счет 99 «Прибыли и убытки».

Таким образом, синтетический счет 90 «Продажи» сальдо на отчётную дату не имеет.

Отражение отрицательного финансового результата фиксирует запись по дебету счета 99 в корреспонденции с субсчетом 90.9.

В Горячеводском ГорПО реализованные товары списываются в дебет счета 90 «Продажи» на основании товарных отчётов, в которых указывается общая сумма реализованных товаров по розничным ценам. Таким образом, по дебету и кредиту счета 90 «Продажи» отражается стоимость реализованных товаров в одинаковой оценке – по розничным ценам. Суммы по кредиту (на основании отчётов кассира) и по дебету (на основании товарных отчётов) счета 90 «Продажи» должны быть одинаковыми.