Задача 5. Характеристика организации: профиль деятельности – производство продуктов питания, численность персонала- 1500 человек

Характеристика организации: профиль деятельности – производство продуктов питания, численность персонала- 1500 человек, на рынке – 12 лет.

Открылась вакансия начальника общего отдела. Подчинение – заместителю директора по общим вопросам. Функционал: организация совещаний, встреч, презентаций; контроль за ведением архива; подготовка обзоров, справок; контроль за подготовкой и исполнением управленческих документов (протоколов, приказов, поручений, распоряжений); методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства; контроль входящей/исходящей документации. По штатному расписанию в общий отдел входят: 2 делопроизводителя, 1 архивариус, 3 секретаря-референта, 6 секретарей профильных отделов. Внутри организации подходящей кандидатуры на данную должность нет: уровень квалификации у имеющихся работников низкий, они не стремятся к переменам, не имеют управленческой мотивации. Необходимо привлечь внешних кандидатов. Новому руководителю предстоит решить две основные задачи: 1) поддерживать работу отдела (особенно в части делопроизводства) на прежнем высоком уровне; 2) разработать и начать реализацию плана оптимизации внутрикорпоративной системы информирования. Требования к кандидату: стаж работы в аналогичной должности не менее 3 лет, пользователь компьютера. Личностные качества: организаторские способности, высокая ответственность, оперативность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, аккуратность, пунктуальность, самостоятельность, гибкость, жесткость, устойчивая управленческая мотивация, высокий уровень мотивации достижений.

Определить методы и методики оценки кандидатов на данную вакансию.

Вариант 1

• выполнение задания для оценки профессиональных знаний и умений в области делопроизводства (составление приказа, создание презентации);

• оценка управленческих умений (решение кейса «Управление отделом»;

• интервью по компетенциям;

• рекомендации с предыдущих мест работы.

Вариант 2

• выполнение задания для оценки профессиональных знаний и умений (приведение документов к единому стандарту делопроизводства, оформление протокола);

• психологическое тестирование;

• диагностика мотивационной сферы, управленческой и коммуникативной компетентности и стилевых особенностей деятельности (опросники по оценке управленческого потенциала и стиля делового общения);

• биографическое интервью.

Вариант 3

• разработка презентации «Правила корпоративного поведения» для секретарей на основе имеющихся документов (должностные инструкции, Кодекс корпоративного поведения и др.) объемом 3-4 стр.;

• решение кейса «Внедрение единой корпоративной системы делопроизводства»;

• проверка уровня грамотности: исправление ошибок в тексте;

• глубинное психологическое интервью.

Ответ:

Второй вариант предпочтительней. Пункт 1 позволяет выяснить, подходит ли кандидат для решения двух основных задач. Задание на приведение документов, особенно очень разных, к единому стандарту делопроизводства сложное, он позволит оценить как уже имеющийся уровень профессионализма в области делопроизводства, так и потенциальные способности к реформированию: будет ли претендент высказывать замечания по оформлению документов, и если да, то какие. Психологическое тестирование позволить проверить кандидата на соответствие таких требований, как наличие организаторских способностей, коммуникабельность, стрессоустойчивость, гибкость, жесткость, высокий уровень мотивации достижений. Задание из пункта 3 подтвердит соответствие заявленным требованиям по коммуникабельности аккуратности, самостоятельности (частично), устойчивой управленческой мотивации, высокому уровню мотивации достижений. Биографическое интервью можно использовать как дополнительное психологическое тестирование, направленное на уже совершенные дела – пунктуален ли человек, аккуратен, самостоятелен, как быстро справлялся с задачами, способен ли быть организатором и управленцем.