Понятие, назначение и классификация первичных документов

Хозяйственная деятельность предприятий складывается из непрерывно совершающихся ХО.

Бух документыподтверждают факт совершения ХО и является основной для записи на счетах. На предприятиях документируются все ХО.

Бух документом - это запись на бумаге, совершаемой ХО, которые вызывают изменения в составе ср-в и источников их образования. Запись д/б удостоверена подписью ответственного за нее лица.

Документация – один из элементов метода бух. учета. Она является способом сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.

Основные требования к содержанию и форме первичных документов излагаются в З-не о бух. учете и отчетности. и др. законодательных актах. Первичные д-ты составляются в момент совершения хоз-х операций или непосредственно после ее окончания. Форма первичного док-та, порядок его заполнения, подписания и сдачи определяется в должностных инструкциях.

Форма первичного док-та выбирается из существующих типовых форм. Типовые формы бланков документов разрабатываются и печатаются органами государственного управления в виде специальных альбомов. Бланк формы содержит различные макеты таблиц документов и постоянную текстовую часть, выполненные типографским способом. Переменный текст – номер док-та, дату, наименование ценностей, фамилии участников операции, кол-во, цена и тд. заполняются чернилами вручную или машинным способом. Типовые бланки док-тов разрабатываются для различных видов средств, операций, расчетов и имеют как правило буквенный и цифровой код (ОС- основные средства, М – материалы и т.д.) По каждому виду средств их устанавливается до нескольких десятков форм.

Первичная документация играет важную роль в системе управления предприятием. Прежде всего, она является информационным фундаментом, основой бухгалтерского учета. Благодаря первичной документации обеспечивается сплошное, непрерывное наблюдение и отражение в учете хода всей хозяйственной деятельности предприятия и его отдельных процессов – производства, снабжения, реализации. На основе этой, документально обоснованной информации можно контролировать исполнение отдельных управленческих решений и операций, наличие, движение, сохранность средств, соблюдение расчетной дисциплины и других вопросов.

Документы имеют правовое значение как письменное свидетельство совершенных хозяйственных операций, и, обоснованные записью в бухгалтерском учете, они приобретают доказательную силу и используются для рассмотрения в судебных органах при возникновении трудовых или хозяйственных споров. Бухгалтерским док-том следует считать любой материальный носитель информации об объектах бухгалтерского учета, который позволяет юридически доказательно подтверждать совершенные хозяйственные операции и право на их совершение. Для придания док-там юридической силы они должны быть составлены с соблюдением правил, изложенных в Положении о документах и документообороте.

Действующим законодательством предусматривается составление первичных документов не только на бумажных, но и на машинных носителях информации – магнитных лентах, дисках, перфолентах, перфокартах и др. Документы на машинных носителях должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к ним на традиционных бумажных носителях: возможности визуального просмотра, получения бумажных копий, своевременности составления, соответствия типовым формам, возможности длительного хранения, перемещения в пространстве, идентификации личностей участников операции, ограничение доступа к информации и др.

Классификация – по назначению – распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления; по объему – первичные, сводные; по способу составления – разовые, накопительные; по месту составления – внешние, внутренние; по степени механизации заполнения – заполненные вручную, частично механизированным путем, механизированные; по количеству учетных позиций – односторонние, многосторонние