double arrow

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов. Реквизиты документов

Хозяйственная деятельность предприятий складывается из непрерывно совершающихся ХО.

Бух документыподтверждают факт совершения ХО и является основной для записи на счетах. На предприятиях документируются все ХО.

Бух документом - это запись на бумаге, совершаемой ХО, которые вызывают изменения в составе ср-в и источников их образования. Запись д/б удостоверена подписью ответственного за нее лица.

Данные бух документов, характеризующие оформление ХО наз-ся реквизитами.

Основные реквизиты документов:

-наименование документа

-дата составления

-содержание хоз-ой операции

-количественные показатели

-формат числовых показателей

-валюта

-подписи лиц, ответственных за совершение операции.

Документы имеют большое значение:

1.служат для непрерывного наблюдения и контроля за хоз-ыми операциями и действиями материально- ответственных лиц (МОЛов)

2.документы имеют правовое значение, т.к. явл письменным док-ом совершаемых операций

3.при помощи документов осущ предварительный и последовательный контроль за выполнением хоз-ых распоряжений

4.документы исп-еся при ревизии, а также при проведении анализа хоз-ой деят-ти пред-ия.

Документы явл источником первичной инф-ции и основой бух учета.

К бух документов предъявл след требования:

-точность и ясность изложения содержания совершаемой хоз-ой операции

-своевременное составление документов

-соблюдение установленных форм и реквизитов

-четкое и разборчивое написание текста и цифр в документах. Записи должны произ-ся синими чернилами, аккуратными, четкими и разборчивым подчерком. В некоторых документах не допускаются исправления и помарки.

Основные требования к содержанию и форме первичных документов излагаются в З-не о бух. учете и отчетности. и др. законодательных актах.


Документооборот. Хранение документов.

Документооборот- это движение документов от момента их составления до сдачи в архив. Все документы поступают в бухгалтерию в сроки, установленные главным бухгалтером и подлежат проверке (арифметической, логической - по существу, формальной- тот ли документ).

Затем документы подлежат обработке, которая состоит из 3-х этапов:

1. Таксировка - перевод натуральных трудовых измерителей в обобщающий денежный.

2. Группировка - группируются документы по экономическому содержанию

3. Контировка - проводится корреспонденция счетов.

Учетные документы после их обработки и совершения записей д/б сохранены, т.к. они могут потребоваться для справок и для проведения проверок. Обработанные документы систематизируют по видам операции и подшивают в папках в хронологическом порядке. После этого документы сдаются в архив, которые бывают 2-х видов:

- Текущие (документы за отчетный период, которые находятся в помещении бухгалтерии)

- Постоянные (за прошлые годы)

Для хранения в архиве вся первичная документация группируется и накапливается на рабочих местах в бухгалтерии в специальных папках. Документы группируются по месяцам, видам операций, счетам и тем регистрам, в которые была занесена информация с первичных документов. Эти группировочные признаки указываются на лицевой стороне папки и на его корешке, что облегчит поиск необходимой документации. Впоследствии после истечения отчетного года и минования потребности в них, первичные документы переплетаются в специальные книги и передаются из текущего архива бухгалтерии в архив предприятия для стационарного хранения.

Организация работы архива, порядок и сроки хранения документов определяется действующим законодательством по архивному делу. На каждом предприятии за создание и организацию работы текущего архива бухгалтерии несет ответственность главный бухгалтер, а архива предприятия – его руководитель.

Основные требования к организации архива – обеспечение сохранности документации и ограничение доступа к ним. Поэтому текущий архив в бухгалтерии организуется в отдельных помещениях или в помещениях бухгалтерии в виде отдельных металлических шкафов или стеллажей, запирающихся на замки. Книги или папки с документами хранятся по месяцам, по годам в строго определенном порядке. Выдача документов из архива осуществляется по разрешению главного бухгалтера, а изъятие – по разрешению руководителя в соответствии с действующим законодательством. При этом составляется протокол изъятия, копия которого остается на предприятии. В протоколе указывается какие документы изъяты, кем и на каком основании. При необходимости с документов снимаются копии.

Документы, находящиеся в архивах, имеют различные сроки хранения. Эти сроки устанавливаются законодательными актами (инструкциями) архивных органов, исходя из важности информации, сроков исковой давности и других фактов, определяющих потребность в хранении документа. Например, трехлетний срок хранения установлен для оправдательных документов, вспомогательных и контрольных ведомостей, журналов и книг; пятилетний срок – для актов ревизий и проверок, Главных книг и журналов и др.; для лицевых счетов по расчетам с персоналом – до 75 лет (минус возраст). Постоянное (бессрочное) хранение установлено для годовых бухгалтерских отчетов и балансов, пояснительных записок к ним, для протоколов по их рассмотрению и утверждению, для передаточных, разделительных и ликвидационных балансов и некоторых других документов. Списание документов из архива осуществляется комиссией, с участием работников архивных органов.



Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями: