Инвентаризация

С целью контроля наличия и состояния имущества инвентаризация применяется достаточно давно. Известно, что одни из первых инвентаризационных описей были в Древнем Египте, где каждые два года проводилась инвентаризация всего движимого и недвижимого имущества. В общем случае, инвентаризация представляет собой проверку имущества и финансовых обязательств путем подсчета, обмера, взвешивания.

Основными целями инвентаризации являются:

- выявление фактического наличия имущества;

- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

- проверка полноты отражения в учете обязательств.

Другими словами, инвентаризация является не только методом учета, позволяющим обеспечить достоверность учетных данных, но и элементом контроля за использованием активов.

Законодательством по бухгалтерскому учету определена необходимость проведения инвентаризации в следующих случаях[16]:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки - передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.), а также сотрудники службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации (у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов). Выявленные излишки имущества отражаются в бухгалтерском учете как прочие доходы по дебету счетов имущества (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и прочие) и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы»;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.Стоимость недостающего имущества списывается с кредита соответствующих счетов учета имущества (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и прочие) в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

С кредита счета 94 стоимость недостающего (или испорченного) имущества списывается в дебет счетов издержек производства и обращения (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.) – при потерях в пределах естественной убыли, в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» - при установлении конкретных виновников, в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» (при отсутствии виновных лиц или если во взыскании недостающего имущества было отказано судом).

Таким образом, инвентаризация является методом последующего контроля полноты и достоверности учетных данных.