Документирование

Почти шесть тысячелетий развивается методология бухгалтерского учета. Издавна люди регистрировали факты хозяйственной деятельности на различных носителях: камнях, свитках папируса, глиняных табличках, ткани и, наконец, бумаге. Необходимость появления различных документов связана с потребностями отражения и накопления исторических данных о состоявшихся сделках, о составе и стоимости имущества, о величине обязательств. В настоящее время бухгалтерский документ представляет собой специальный носитель учетной информации, в котором в определенной форме зарегистрирован факт хозяйственной деятельности. Такой документ называется первичным. Первичные документы являются основанием для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в других регистрах[13].

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются[14]:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Процесс документирования хозяйственных операций называется первичным учетом, а движение документов в бухгалтерском учете – документооборотом. В бухгалтерии организации документ проходит определенные этапы обработки:

- создание документа (внесение информации о хозяйственной операции);

- проверка документа по существу (определение законности и целесообразности совершенной хозяйственной операции);

- проверка документа по форме (на соответствие типовой унифицированной форме, полнота и правильность заполнения реквизитов);

- проверка документа по содержанию (законности документированных хозяйственных операций, логической увязки отдельных показателей)

- таксировка (перевод натуральных измерителей хозяйственной операции в денежные);

- группировка документа;

- контировка (указание корреспонденции счетов по отражаемой в документе сущности хозяйственной операции).

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств автоматизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

На предприятии, в учреждении руководителем утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Согласно существующей практике первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и порядку приема и расходования денежных средств и материальных ценностей, не должны приниматься. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером первичные документы могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя, принимающего на себя ответственность за последствия таких операций и отражение информации о них в учете и бухгалтерской отчетности.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.