Стратегия борьбы со слухами во внутриорганизационной коммуникации

Исследователи предлагают сегодня следующую стратегию борьбы со слухами.

1. Проанализировать масштабы распространения и причины появления слухов, а также степень их влияния.
2. Поговорить с людьми, которые пострадали от распространения слухов, добиться взаимопонимания с ними, выразить свою обеспокоенность по поводу создавшейся ситуации и готовность активно бороться со слухами.
3. Без промедления предоставить полную информацию по интересующему персонал вопросу.
4. Собрать формальных и неформальных лидеров организации, чтобы обсудить правдивую информацию.
5. Распространяя правдивую информацию, избегать ссылок на слухи.

Кроме слухов выделяют сплетни и светские беседы.

Сплетни касаются прежде всего личной жизни сотрудников.

Светские беседы – весь объем информации, которую мы говорим коллегам помимо работы. Создают поле для эффективной коммуникации. Их еще называют ритуальными разговорами.

47. Влияние коммуникационного поведения на организационную структуру: «плантационная система» размещения сотрудников.

….До этого мы рассматривали коммуникационные потоки в организации как проявление организационной структуры. Однако при определенных условиях коммуникация может сама определять структуру. Примером может служить так называемая "плантационная система" размещения работников. Эта система зародилась в ФРГ и Швеции и позднее стала применяться в США под названием системы организации работ в конторах безстен. Этот термин берет свое начало от использования невысоких плантационных посадок растений, используемых в качестве живых изгородей, а в помещениях - невысоких передвижных перегородок между группами работников.

Обычно архитектура здания организации (стены, коридоры, этажи) соответствует организационной структуре, а физическая структура в свою очередь в значительной степени определяет потоки коммуникации. Например, при исследовании проектно-конструкторских бюро было обнаружено, что двое людей, работающих на одном этаже и отделенные друг от друга более чем 23 метрами, редко поддерживают между собой устойчивые контакты.

В вопросе, кто с кем взаимодействует, расстояние между людьми особенно важно на ранних этапах налаживания их контактов. По мере знакомства человек, скорее всего, будет общаться с другими на основе их профессиональной компетенции, личной привлекательности, а также с учетом других качеств, и относительная важность нахождения его рабочего места в организации уменьшится.

Таким образом, обычно организационная структура определяет планировку помещений, которая влияет на коммуникационное поведение. Идея плантационной системы планировки состоит в том, что при гибкой физической структуре (как, например, при отсутствии между помещениями неподвижных перегородок) потоки сообщений будут влиять на физическую структуру, а та в свою очередь на структуру организационную. Например, при этой системе работники могут передвигать свои рабочие столы так, чтобы их расположение наилучшим образом отвечало потребностям в общении друг с другом. По мере изменения функций сотрудников их рабочие места могут быть расположены по-новому, так, чтобы соответствовать формирующимся сетям коммуникации.

Преимущества плантационной системы:

1. гибкость: если сотрудник более тесно контактирует с группой Б, чем с группой А, в которую первоначально входил, он попросту передвигает свой стол на несколько метров ближе к новым коллегам. На организационной схеме это изменение может быть отражено несколько позднее.

2. обеспечиваемый ею обзор. Нет необходимости звонить конкретному работнику и выяснять, может ли он, например, принять участие в оперативном совещании. Это можно узнать сразу же, взглянув на его рабочее место и задав вопрос.

3. усиление непосредственного контроля за должностным поведением служащих.

4. взаимодействие работников друг с другом в решении проблем, требующих группового обсуждения.

По плантационной системе располагаются столы журналистов в помещениях редакций. Возможно, это происходит не случайно. Можно предположить, что это объясняется необходимостью тесного сотрудничества корреспондентов, обязанных строго соблюдать сроки подготовки материалов.

Определенная приватность необходима для выполнения некоторых штабных функций (например, кадровых). Для этого случая может быть построено несколько кабинетов и комнат для приема. Помещения для размышления дают уставшим работникам возможность расслабиться и побыть одним. Другой подход состоит в обеспечении раздвижных перегородок на уровне глаз между столами рабочих групп.

Первоначальное сопротивление работников плантационной системе отчасти объясняется тем, что на первый взгляд такая система выглядит непривлекательно - беспорядочной, неуютной и хаотичной. Аккуратное и на вид симметричное расположение рядов столов, обычно преобладающее при кабинетной системе планировки, заменяется картиной, воспринимаемой как хаотически разбросанная мебель со случайным размещением столов, диктуемым требованиями совместной работы.

Другой проблемой плантационной системы является шум. Для ее решения полы покрывают коврами, потолки используют в качестве шумопоглотителей.

Плантационная система повышает эффективность организации в целом, а эффективность работы административно-управленческого аппарата возрастает примерно на 35 %.