Организация: структура, отношения, коммуникационные потоки

Автор книги «Modern Organizations» (1964) А. Этциони пишет, что мы рождаемся, воспитываемся, живем, работаем, развлекаемся и молимся в организациях. Действительно, человек как групповое животное вступает во взаимодействие и коммуникацию в различных институциализированных социальных группах – организациях (малое предприятие, школа, офис, банк, церковь, завод, магазин и т. п.). От рождения и до смерти мы не одни.

Организация создается именно для организации работы некоторой группы людей, направленной на выполнение определенного комплекса общественно значимых задач.

Коммуникационные процессы, в которых участвуют организации, могут быть разделены на две крупные сферы: 1) коммуникация внутри организаций и 2) внешняя коммуникация (совет директоров – рядовые сотрудники; директор школы – учителя; учёный совет вуза – преподаватели). Обе эти сферы входят в компетенцию службы PR.

Основные признаки организации:

- она образуется в определенное время по чьему-либо установлению или договоренности между людьми (дата принятия устава; общее собрание членов кооператива);

- в ней вырабатываются формально структурированные взаимоотношения между людьми (генеральный директор – коммерческий директор – директор по рекламе – главный бухгалтер – начальник исследовательского отдела – сотрудник, дилер, менеджер);

- организация имеет установленные цели и задачи (устав предприятия; производство товаров, скрытые: получение прибыли; доход акционеров и т. п.);

- разделение труда между членами и группами членов (производство – руководство – продажа – инновация);

- деятельность членов организации координируется в рамках общих усилий (плановый отдел; отдел PR);

- в организации производится управление материальными и людскими ресурсами (завхоз, отдел кадров, переподготовка кадров, отдел внутриорганизационного PR);

- коммуникация в организации направлена на достижение наибольшей эффективности этой организации в рамках выполнения поставленных задач.

По отношению к коммуникации исследователями из Стэнфордского университета выделяются следующие роли сотрудников организации:

‘ сторож’ – контролирует потоки сообщений (например, в вузе: секретарь ректора),

‘ связной’ – находится на пересечении коммуникационных потоков между группами (деканат, в неформальной сфере: слухи и их распространители, так называемая система ОБС),

‘ лидер мнений’ – доступный для общения авторитет (в массовой коммуникации – лидеры общественного мнения),

‘ космополит’ – имеет частые контакты с внешней средой, является источником новой внешней информации, ездит в командировки, посещает выставки и т.п.

Есть и другие классификации.

Многое зависит от руководителя организации, обычно выделяют следующие стили руководства: авторитарный, демократический, мягкий. Роли и способы (стили) общения связаны и с позицией сотрудников в коммуникационной сети (схемы типа: цепь, пирамида, круг, вилка, звезда, открытая коммуникация). Первые из них ближе линейному, авторитарному стилю, последние – диалогическому, демократическому стилю.

Структура организации предопределяет и направления коммуникационных потоков в ней, то есть, движения сообщений по различным каналам, между различными подразделениями и работниками этой организации:

- вертикальные коммуникационные потоки идут от администрации к рядовым членам (приказ, контроль) и от рядовых членов к администрации (отчет, запрос);

- горизонтальные коммуникационные потоки – между равными по рангу членами организации (производственная коммуникация, обмен мнениями, собрание, перекур);

- внешние коммуникационные потоки – это любые сообщения, связанные с пересечением условной границы организации (реклама и корпоративная реклама, статьи, интервью, выставки, презентации, пресс-конференции, пресс-релизы).

Есть охранные механизмы для предотвращения деструктивной коммуникации (гриф «для внутреннего пользования», «для служебного пользования», «совершенно секретно»). Охранные механизмы ограничивают число коммуникантов определенным кругом лиц.

Помимо этих основных коммуникационных потоков, в организации могут наблюдаться и дополнительные (между руководителями и работниками разных подразделений).

Большую роль играет также неформальная коммуникация на всех уровнях (президент страны играет в теннис с кем-либо и т.п.).

Неформальные, дружеские или сопернические отношения могут как тормозить выполнение задач организации, так и способствовать их выполнению. Русская бизнес-коммуникация отличается от западной именно значительным превосходством неформальной стороны. Иногда дело не идет из-за неприятельских отношений коммуникантов.

Коммуникационные потоки могут быть:

а) однонаправленными (приказы не обсуждаются);

б) двунаправленными (давайте обменяемся) и

в) многонаправленными (всенародное обсуждение).

Коммуникационные потоки также связаны с различными срезами среды, в которой действует организация:

- сфера прямого взаимодействия или микросреда (поставщики и потребители, конкуренты, налоговые органы),

- сфера косвенного взаимодействия или макросреда (адресант – политические круги; адресат, контактные аудитории, СМИ, госучреждения, широкая публика и др.).