Информационные потоки. Виды документопотоков

Виды документопотоков:

- Входящие

- Исходящие

- Внутренние

Входящий документопоток:

• Документы от вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации.

• Документы от подведомственных организаций, содержа­щих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток со­стоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социаль­ной, управленческой деятельности), инициативных док­ладных записок, писем, актов.

• Документы от не соподчиненных организаций, направляе­мых с целью согласования совместных действий или по­буждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (ин­формационные, рекламные, гарантийные, а также запро­сы, оферты и др.) и договоры, а также документы, сопровождаю­щие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.).

• Обращений граждан: предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, созда­ваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие пись­менные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направле­ниями деятельности организации и ее информационными за­просами. В исходящем документопотоке выделяется группа рас­порядительных документов (при условии, что организация име­ет подведомственные организации) и информационных (комму­никативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, созда­ваемые и используемые в самом аппарате управления, не выхо­дящие за его пределы. Происхождение этих документов совпа­дает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах од­ного учреждения, организации. К внутренним относятся орга­низационные документы, определяющие задачи, функции орга­низации в целом, а также ее структурных подразделений, ком­петенцию, права и обязанности должностных лиц, правила вы­полнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного ре­гулирования деятельности учреждений выполняют распоряди­тельные документы, издаваемые руководством, — приказы, ука­зания, распоряжения, решения.

Организационные документы предприятия - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Внутренние служебные документы предприятия - официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Виды распорядительных документов: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Распорядительные документы предприятия носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Условно документы можно разделить на следующие группы:

По способу документирования:

1) рукописные;

2) печатные;

3) электронные;

4) кино-, фото-, фонодокументы.

По сфере использования:

1) организационно-распорядительные;

2) финансово-бухгалтерские;

3) научно-технические;

4) по труду;

5) отчетно-статистические.

По месту составления:

1) входящие;

2) исходящие;

3) внутренние.

По грифу ограничения доступа:

1) открытые;

2) с грифом ограничения доступа.

По происхождению:

1) официальные (служебные);

2) личные (касающиеся интересов конкретного лица).

По форме изложения:

1) индивидуальные;

2) трафаретные;

3) типовые.

По срокам хранения:

1) постоянного хранения (бессрочного);

2) долговременного хранения (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет)[1].

Рис. 1.8. Типы исходящего потока

Рис. 1.9. Типы Входящего потока

Рис. 1.1.0. Типы внутреннего потока

Рис. 1.1.1. Входящий поток