Принципы рационализации. Элементы рационализма деятельности организаций

Принципы рационализации представляют собой совокупность правил постоянного совершенствования организации (структур и процессов), предполагают осуществление прогрессивных нововведений, повышение организованности, стимулирование творческого характера деятельности.

1. Концептуализация: рационализация начинается с разработки концепции – исходной основы рационализации, комплекса основополагающих идей, принципов, правил, раскрывающих необходимость, причины и сущность рационализации организации и позволяющих определить ее основные направления и конечный результат.

Включает:

- концепцию рациональной организации (необходимый для достижения цели уровень организованности, основную идею рационализации, тип и основные характеристики рациональных структур и процессов);

- концепцию самой рационализации (основную идею процесса рационализации, характер изменения структуры и процессов в организации, основные направления рационализации с выделением этапов, необходимые ресурсы, в т.ч. временные, критерии рациональности, свидетельствующие о достижении необходимого уровня организованности).

2. Алгоритмизация: научно обоснованная рационализация предполагает использование предварительно разработанного алгоритма – четкой логически выстроенной и внутренние детерминированной программы действий:

- алгоритма самого процесса рационализации;

- алгоритмической базы последующего устойчивого функционирования организационной системы.

Алгоритмизация предполагает:

- ориентацию действий на важнейшие цели;

- установление возможных ситуаций и вариантов действий для наиболее вероятного их развития;

- конкретность и подробность программы действий.

Алгоритмизация важна: для крупных и сложных систем, в сложных ситуациях, при высокой ответственности процессов, осуществляемых системой.

3. Нормализация условий, в которых существует, функционирует система (они должны обеспечить возможность существования системы, сохранения ее целостности и поддержания равновесия во внешней среде, реализации ее целей, эффективного выполнения основных функций решения важнейших задач), что достигается:

- изменением внешней среды (отдельных факторов или в целом);

- переходом в другую внешнюю среду (организацию, рынок, регион, сферу деятельности);

- изоляцией от влияния внешней среды;

-изменениям параметров внутренней среды, определяющих функционирования системы.

4. Системность: организация должна быть целостной единой системой структурно упорядоченной с единой ориентированной и согласованной системой реализации процессов. И сам процесс рационализации должен быть системным: всякое изменение организации должно быть согласовано с другими изменениями, на каждом этапе должна формироваться целостная система с уровнем организации все более приближающемуся к идеалу, намеченному в концепции.

Бессистемная рационализация не может привести к нужным результатам, или приведет к дезорганизации.

5. Классификация: выработка концепции и определение направления рационализации основываются на классификации систем, факторов среды, структур, структурных элементов и внутрисистемных связей, процессов, что позволяет:

- определить конкретный класс (тип) любого элемента организации на основе этого – его возможности, уровень рациональности, соответствие усыновленным целям и существующий ситуации;

- подразделить любую совокупность элементов организации на отдельные виды и на основе этого привести между ними соответствующие распределение ролей, функций, ресурсов;

- выбрать конкретные классификационные типы различных элементов организации, которые должны быть включены в новую более рациональную систему.

6. Концентрация усилий на главном объекте (главной сфере, направлении) предполагает выделение именно того объекта, изменение организованности которого оказывает определяющее воздействие на уровень организованности всех объектов, включенных в данную систему.

Концентрация на главной сфере рационализации предполагает выделение направления рационализации главной идеи, заключенной в ее концепции, что обеспечивает большую надежность, оперативность и результативность рационализации.

7. Специализация: сосредоточение на определенной области деятельности самой системы, ее подсистем и элементов, она носит всеобщий характер – все системы целенаправленной ориентации, как живые, так и неживые и их элементы в той или иной степени специализированы.

Это позволяет обеспечить:

- распределение функций и задач по отдельным исполнителям соответственно их возможностям;

- установлением роли и места каждого структурного элемента в системе;

- четкую ориентацию исполнителей на осуществление определенной деятельности;

- большую оперативность и надежность реализации процессов.

Рациональная специализация устанавливается на всех уровнях системы, чем ниже уровень соответствующего структурного элемента, тем более специализированной должна быть его деятельность.

Для обеспечении рациональной специализации необходимо обеспечить:

- соответствующую целевую ориентацию исполнителей;

- формирование специализированного потенциала, создающего возможность выполнения данной деятельности;

- четкую согласованность между отдельными специализированными процессами.

8. Стандартизация: использование системы стандартов типовых видов организационных элементов, включает разработку стандартов и формирование на их основе конкретных элементов конкретных организаций.

Стандарты устанавливаются субъектом для исполнителей. Основные объекты стандартизации: процессы, процедуры, результаты, структуры, системы обеспечения деятельности.

Соотношение стандартного и нестандартного в каждом стандартизированном элементе должно отражать и общие требования к нему и особенности реальности реальной ситуации.

10. Персонификация: персонификация полномочий и ответственность за функционирование структур и осуществление процессов (в т.ч. и рационализации). В сфере управления персонифицируется: установление ориентиров деятельности, принятие решений, координирующее руководство, распоряжение ресурсами, контроль за деятельностью, оценка результатов деятельности, ответственность за создание условий деятельности исполнителей. В сфере исполнения – внутрисистемные горизонтальные связи, принятие к исполнению заданий, выполнение конкретных действий в рамках основной деятельности, пользование ресурсами, ответственность за результаты деятельности.

11. Регламентация: установление определенного порядка функционирования организации: регламентация самого процесса рационализации; конкретная регламентация важных сторон жизнедеятельности организации; формирование четко действующей системы регламентации, т.е. предварительно разработанного порядка осуществления процессов и функционирования структур (устанавливаются субъектом управления для исполнителей).

Регламентация д.б. оптимальной: излишне регламентированная деятельность дезактивирована, снижается возможность оперативного реагирования на непредвиденные изменения, недостаток регламентации снижает степень предварительной готовности к осуществлению направленных процессов и делает их менее управляемыми.