Тема 2. Соотношение понятий «информация», «документ»

1. Значение документов в управлении

2. Понятие о документе

3. Функции документа

1. В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной органи­зации работы с документами зависит эффективность работы предприятий и организаций. С помощью документации осуществляется:

• планирование;

• финансирование;

• управление;

• бухгалтерский учет;

• отчетность.

Любое управленческое решение выносится на основе инфор­мации. Правильность принятого решения зависит от:

• полноты представленной информации;

• достоверности информации;

• оперативности ее представления.

Информация может быть представлена:

• в устной форме;

• в документированной форме.

Причина появления любого документа - необходимость фик­сирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает:

• ее сохранность;

• сбор (накопление);

• многократное использование;

• возможность передачи;

• возможность обработки информации;

• использование информации через какое-либо время.

Документы имеют большое значение в управленческом процессе и деятельности предприятия, т. к. они:

• отражают работу организации;

• на их основе принимаются управленческие решения

• являются гарантом прав на недвижимость, собственность;

• являются главным аргументом в спорных ситуациях

Формы у правления тесно связаны с видами документов, например:

- руководство — с изданием приказов, распоряжений, решений;

- планирование — с составлением планов;

- инструктирование — с разработкой методик, инструкций, по­ложений;

- учет — с написанием различных отчетов.

2. Документ — зафиксированная на материальном носителе инфор­мация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах. Традиционно под словом "документ" подразумевают текст или изображение на бумаге. Однако это понятие более широкое и включает также кинофотофоновидеодокументы.

В офисной практике чаще всего используются документы:

- рукописные;

- печатные (на бумажном носителе);

- электронные (на электронном носителе).

Возник документ не только для того, чтобы зафиксировать информацию, но и придать ей юридическое значение.

Юридическое значение — это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо. Латинское слово "documentum" и означает доказательство, свидетельство.

Чтобы докум ент имел юр идическое значение, он должен быть:

- правильно оформлен;

- не противоречить по содержанию действующему законодатель­ству;

- быть изданным организацией, которая имеет на это право (компетенцию).

Понятие "документ" многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется.

Документ может быть:

- носителем информации (в сфере информационных технологий);

- средством фиксации и передачи управленческих решений (в

управлении);

- способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); источником фактов (в науке).

3. Документы многофункциональны. Выделяют функции общие и специальные. К общим функциям документов относят:

• информационную (сбор, документирование, хранение и предоставление информации);

• коммуникативную (документы являются средством передачи информации);

• социально-культурную (документы представляют социальное и культурное значение, передают культурные традиции).

К специальным функциям документов относят:

•управленческую (с помощью документов решаются вопросы управления организацией, государством);

• правовую (документ может являться письменным доказатель­ством в суде или быть источником права, например, закон);

• организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должно­стная инструкция);

• научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие, например, "Табель о рангах" 1722 г. Петра I);

• познавательную (получение и передача знаний для изучения каких-либо процессов и явлений).