Унификация и стандартизация документов

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Унификация – это приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унификация документов производится в целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, для установления единых требований к оформлению документов, с целью снижения трудовых и материальных затрат.

Унификация документов предполагает: 1) установление номенклатуры унифицированных форм документов; 2) разработка единой модели (схемы) построения документов с использованием формуляра-образца; 3) разработка структур документов; 4) создание общих правил построения документов.

Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (отчеты, приказы), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного Фонда РФ;

- унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую унифицированную систему документации соответствующим министерством разработан государственный стандарт и утверждены унифицированные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа (например, подпись, печать, текст и т.д.). В каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 и распространяется на постановления, распоряжения, приказы решения, протоколы, акты, письма и т.д.

Вопросы и задания для самоконтроля по теме 1