Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

включает: краткие сведения об исполнении, номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело дол­жна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа.

Отметку проставляют у нижнего поля первого листа документа.

30. Идентификатор электронной копии документа включает имя файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Такая отметка полезна для:

- исключения повторного ввода документа в ПК;

- быстрого поиска документа по имени файла;

- установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

Отметка проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа.

2. Бланки документов предприятия

Документы должны не только иметь установленный комплекс обя­зательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, но и оформляться на бланках.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом

А4 (210х297 мм), А5 (148x210 мм).

Бланки не используются для оформления документов, создаваемых от имени двух или более организаций.

Рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:

> общий бланк;

> бланк письма;

> бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланк может быть использован для составления любых ви­дов документов, кроме писем.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Рос­сийской Федерации или города), если организация имеет на это право;

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации.

На общих бланках допускается указывать трафаретные части рекви­зитов: дата, регистрационный номер документа.

На общих бланках рекомендуется также проставлять ограничитель­ные уголки для следующих реквизитов документа:

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

отметка о контроле.

Бланк письма (рис. 1) содержит следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Рос­сийской Федерации или города), для организаций, имеющих на это право;

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- код организации по ОКПО;

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации;

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера те­лефонов и т.п.).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части сле­дующих реквизитов:

- дата,

- регистрационный номер документа,

- ссылка на регистрационный номер и дату документа.

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следую­щих реквизитов:

- адресат;

- заголовок к тексту;

отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) со­ставляется на основе общего бланка. Он содержит те же реквизиты и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например ПРИКАЗ и т.п.

В деловой практике часто используются бланки руководителей – должностные бланки. На таком бланке вместо наименования орга­низации указывается должность, например: «Генеральный дирек­тор ЗАО «Росбизнес».

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения.

Бланки структурных подразделений и должностных лиц разраба­тываются только тогда, когда руководители подразделений и долж­ностные лица имеют право подписи документов. Можно использовать два варианта расположения реквизитов на бланках - продольный и угловой.

Продольный бланк - расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой (см. рис. 2).

Угловой бланк - расположение реквизитов заголовочной части до­кумента в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата (см. рис.1). По подсчетам специалистов, уг­ловое расположе­ние экономит до 20% площади ли­ста документа.

Реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «наименование вида документа», «место составле­ния или издания документа» могут быть расположены следующи­ми способами:

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от границы ле­вого поля и окончания строк не выравниваются);

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита в рав­ной степени удалены от границы левого поля и половины листа документа).

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имею­щих свой национальный язык в качестве государственного, такие реквизиты как: «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления документа» оформляются на национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка.

Бланки предприятия удобно хранить в памяти компьютера и выво­дить на печать при создании конкретного документа. Однако при повышенных требованиях к защите документов от подделок блан­ки лучше заказывать в типографии, так как в этом случае использу­ются специальные технологии изготовления бланков, водяные зна­ки, специальные сорта бумаги и т.п.

Вопросы и задания для самоконтроля по теме 2