Протоколы

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который кон­спектирует или записывает на диктофон выступления участни­ков заседания.

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование организации.

Пример оформления протокола:

ЗАО «Росбизнес»

ПРОТОКОЛ

Дата №_

Заголовок протокола

Председатель: Фамилия И. О.

Секретарь: Фамилия И. О.

Присутствовали: Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О. Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.

Повестка дня:

1. О чем первый вопрос, вынесенный на обсуждение

2. О чем второй вопрос, вынесенный на обсуждение

СЛУШАЛИ:

Фамилия И. О. - краткое содержание выступления

ВЫСТУПАЛИ:

Фамилия И. О. - краткое содержание

Фамилия И. О. - краткое содержание

Фамилия И. О. - краткое содержание

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Полный текст постановления

2. Полный текст постановления

Председатель Подпись И. О. Фамилия

Секретарь Подпись И. О. Фамилия

В протоколе указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания с начала года.

В заголовке указывается название коллегиального органа, например:

ПРОТОКОЛ

заседания Совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель - фамилия и инициалы;

Секретарь - фамилия и инициалы;

Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотруд­ников в алфавитном порядке, затем должности и фамилии пригла­шенных.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каж­дый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например:

1. Об итогах работы предприятия за второй квартал 2000 г.

2. О повышении оклада штатных сотрудников.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления.

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопро­сы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответа­ми. Постановление указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

Обратите внимание! Протоколы правления акционерного обще­ства или совета директоров должны быть подписаны всеми при­сутствовавшими на заседании.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение мате­риалы: справки, доклады, проекты и т.п. в виде приложения.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после со­ответствующего протокольного решения.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах кален­дарного года.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников пред­приятия в виде копии самого протокола или выписки постановляю­щей части из него, либо в виде других распорядительных докумен­тов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, хра­нятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Акты

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтвержда­ющий какие-либо факты или события.

Акты имеют много разновидностей: акт сдачи-приемки продукции; акт списания материалов и т.д.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним докумен­том, то он должен содержать справочные данные об организации (адрес, телефон и т.п.).

Акт может иметь заголовок и состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указывается основание составления акта. Это либо ссылка на документ, либо на устное распоряжение руководства, либо на какие-то события.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председа­теля и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

В основной части излагаются цели, задачи, сроки проведенной ко­миссией работы, ее результаты (выводы, предложения). Текст акта может делиться на пункты. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпля­ров акта, о месте нахождения этих экземпляров или адресатах, ко­торым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Обратите внимание на следующее: для ряда актов (по материаль­ным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утвер­ждение директором и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий и проверок знакомят всех лиц, деятельность ко­торых они затрагивают. В этом случае в акте после подписей соста­вителей ставится отметка:

С актом ознакомлены:

- должности;

- подписи;

- расшифровки подписей;

- даты.

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты порчи или недостачи продукции, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заве­рены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).