Личные карточки. Личные дела

Основным документом по учету персонала предприятия явля­ется личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех со­трудников, принятых в организацию на постоянную или вре­менную работу. Образец такой карточки Вы можете найти в компьютерных ма­териалах.

Записи в карточке делаются на основании документов, предос­тавленных сотрудником. Записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на сотрудника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по ал­фавиту фамилий сотрудников.

Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятель­ное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Лич­ные карточки сдаются в архив. Срок хранения личных карто­чек – 75 лет - «В».

Во многих организациях личные карточки сотрудников ведут с помощью компьютера.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведе­ния о сотруднике. Личные дела могут заводиться на всех сотрудни­ков организации, но обычно они заводятся на руководителей и ве­дущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформ­ляют личные карточки ф. Т-2).

В состав личного дела должны входить следующие документы:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- анкета или личный листок по учету кадров;

- автобиография или резюме;

- копии документов об образовании;

- копии документов об утверждении в должности;

- характеристики или рекомендательные письма;

- трудовой контракт (договор);

- копии приказов о назначении, переводе, увольнении;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- справки и другие документы, относящиеся к данному сотруднику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содер­жит сведения о порядковых номерах документов дела, их индек­сах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведе­ния о сотруднике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Он заполняется лично сотрудником на основании следующих до­кументов:

- паспорт;

- трудовая книжка;

- военный билет;

- документ об образовании;

документы об имеющихся изобретениях.

В личное дело помещают копии документов об образовании. Ко­пии можно снимать только с подлинников этих документов.

Трудовые контракты (договоры), заключенные с сотрудником, мо­гут входить в состав документов личного дела или храниться от­дельно.

Дополнение к личному листку по учету кадров – это документ, пред­назначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме на работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшива­тель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников хранятся в сейфе и выдаются во времен­ное пользование лишь определенным должностным лицам. Изме­нения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

- Личные дела уволенных сотрудников должны передаваться на ар­хивное хранение и храниться 75 лет – «В».