Внутренняя Среда

Внутренние факторы — это ситуационные переменные внутри организации. Поскольку организации представляют собой создан­ные людьми системы, внутренние переменные в основном резуль­тат управленческих решений. Однако это не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руковод­ством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руко­водство должно преодолеть. Так, монотонность и усталость, свя­занные с работой на конвейере, нельзя преодолеть, отказавшись от сборочных конвейерных линий, потому что, поступив так, организация поставит под угрозу свое существование. Вместо это­го руководство признает неблагоприятное воздействие конвейера на работников и производительность и принимает меры, снижаю­щие его.

Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, — это цели, структура, задачи, технология и люди.

1. Цели. Организация — это группа людей с осознанными об­щими целями. Ее можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. В ходе планирова­ния руководство разрабатывает цели и сообщает их членам орга­низации.

Цели могут быть самыми разнообразными, особенно в органи­зациях различных типов. Организации, которые занимаются биз­несом, сосредоточены главным образом на производстве опреде­ленных товаров или услуг в рамках специфических ограниче­ний — затрат и получаемой прибыли. Эта задача отражена в таких целях, как рентабельность и производительность. Государствен­ные органы, учебные институты и некоммерческие организации не стремятся получать прибыль, их волнуют затраты. И это нахо­дит отражение в наборе целей, сформулированных как предостав­ление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных огра­ничений.

Крупные организации имеют множество целей. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продук­ции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже со­циальная ответственность. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие цели руководства.

2. Структура организации — это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей. Понятие «функциональная область» относится к работе, которую выполняет то или иное подразделение для организации в целом, например маркетинг, производство, обучение персонала, планирование. Структурные переменные будут подробно рассмот­рены ниже. Здесь же сосредоточим внимание на двух основных концепциях, имеющих отношение к структуре: специализирован­ном разделении труда и сфере контроля.

В большинстве организаций разделение труда не означает случайное распределение процессов между работниками. Спе­циализированное разделение труда — это закрепление данной работы за специалистами, то есть теми, кто способен выпол­нить ее лучше с точки зрения организации как единого целого. В данный момент во всех организациях, за исключением самых мелких, применяется горизонтальное разделение труда по спе­циализированным линиям. Если организация достаточно вели­ка, специалистов обычно группируют по функциональным об­ластям. Как конкретно осуществить разделение труда в органи­зации — вопрос, который относится к самым существенным в управлении. Выбор функциональных областей определяет ос­новную структуру и в значительной степени — возможности ус­пешной деятельности. Целесообразность способов разделения работы между людьми — сверху вниз, до самого первого уров­ня — во многих случаях определяет конкурентоспособность организации.

Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разде­ление труда. Преднамеренное вертикальное разделение труда дает иерархию управленческих уровней. Центральная характерис­тика этой иерархии — формальная подчиненность лиц на каждом уровне.

Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется большое чис­ло людей, мы говорим о широкой сфере контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, то есть каждому руководителю подчиняется небольшое чис­ло людей, можно говорить о многоуровневой структуре.

Не существует идеальной сферы контроля. Многие перемен­ные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на нее. Более того, ни сфера контроля, ни относительная «высота» структуры организации не являются показателем ее размера.

3. Задачи организации. Еще одно направление разделения труда в организации — формулирование задач. Задача — это предписан­ная работа, серия работ или часть работы, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в оговоренные сро­ки. С технической точки зрения задачи предписываются не работ­нику, а его должности. На основе решения руководства о структу­ре каждая должность предполагает решение ряда задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что если задача выполнена таким спосо­бом и в такие сроки, как предписано, организация будет действо­вать успешно.

Задачи организации традиционно подразделяют на три катего­рии: работа с людьми, предметами (машинами, инструментами, сырьем), информацией. Два других важных момента в работе — частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. В общем можно сказать, что управленческая работа носит повторяющийся характер и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере перехода от низшего уровня к высшему.

С исторической точки зрения изменения в характере и содер­жании задач были тесно связаны с эволюцией специализации. Специализация задач быстро нашла применение во многих про­стых операциях. С давних пор существовала тенденция углубле­ния специализации и тем самым дробления всей работы на более мелкие операции. В нашем веке технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали спе­циализацию задач глубокой и сложной.

4. Технология имеет гораздо более широкое значение, чем тради­ционно считается. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами. Однако ряд специалистов под ней понимают сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответ­ствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задач включает использование конкретной технологии как сред­ства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.

Влияние этой переменной на управление в значительной мере определялось тремя крупными переворотами в технологии: про­мышленной революцией; стандартизацией и механизацией; при­менением конвейерных сборочных линий. В результате этих и бо­лее поздних инноваций технология и задачи стали сильно влиять на эффективность. Рассмотрим классификации, отражающие вза­имоотношения задач и технологий.

Классификация технологии по Вудворд. Из существующих систем классификации технологий наиболее известна система Джоан Вудворд — британской исследовательницы управления. Изучая производственные фирмы, она обнаружила, что все технологии можно разделить на три категории.

1.Единичное, малосерийное или индивидуальное производ­ство, в котором одновременно изготавливается одно или малая се­рия одинаковых изделий. Часто такое изделие изготавливается для определенного покупателя по его спецификациям или является опытным образцом.

2.Массовое или крупносерийное производство — применяется при изготовлении большого числа изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Для такого типа производства харак­терны механизация, использование стандартных деталей и кон­вейерного способа сборки. Почти все потребительские товары из­готавливают на базе технологии массового производства.

3.Непрерывное производство — используется для изготовле­ния одинакового по характеристикам продукта в больших объемах с помощью автоматизированного оборудования, которое работает непрерывно.

Классификация технологии по Томпсону. Социолог и теоретик организаций Джеймс Томпсон разработал систему, отличающую­ся от предыдущей, но не противоречащую ей. По его мнению, тех­нологии можно разделить на три следующие категории.

1. Многозвенные технологии — характеризуются серией взаи­мозависимых задач, которые должны выполняться последователь­но. Сборочные линии массового производства — типичный обра­зец такого вида технологии.

2. Посреднические технологии — их особенность во встречах групп людей, например клиентов или покупателей, которые явля­ются или хотят быть взаимозависимыми. Например, банковское дело — это посредническая технология, которая связывает вклад­чиков и тех, кто берет займы в банке. Рис. Рис. 3. Взаимосвязь внутренних переменных

3. Интенсивные технологии — характеризуются применением специальных приемов, навыков или услуг для того, чтобы произ­вести определенные изменения в конкретном материале, посту­пающем в производство. Пример такой технологии — монтаж фильма.

Категории, предложенные Томпсоном, не так уж сильно расхо­дятся с категориями Вудворд. Многозвенные технологии эквива­лентны технологиям массового и некоторым формам непрерывно­го производства; интенсивные — индивидуальным. Их цель — до­стижение максимальной гибкости производства. Посреднические технологии занимают промежуточное место между индивидуаль­ными и технологиями массового производства. Ими в основном пользуются, когда возможна и эффективна хотя бы некоторая стандартизация. Следует отметить, что ни один тип технологий не может считаться лучшим, каждый имеет преимущества и соответ­ствует выполнению определенных задач и достижению конкрет­ных целей. Покупатели определяют окончательную пригодность данной технологии, когда делают свой выбор.

5. Люди. Руководство достигает целей организации через дея­тельность работников. Следовательно, люди — это центральный фактор в любой модели управления.

Существует три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных лю­дей; поведение людей в группах; поведение руководителя, менед­жера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп. Понимание и успешное управление человеческой пере­менной очень сложны. То, как ведет себя человек в обществе и на работе, — следствие сложного сочетания индивидуальных харак­теристик личности (способностей, одаренности, потребностей, восприятия, ценностей и др.) и внешней среды. Среда, которую создает руководство, часто имеет большое значение и влияние на поведение работника. Следовательно, руководители должны ста­раться сделать эту среду способствующей достижению целей орга­низации.

Все внутренние переменные взаимосвязаны. В совокупности они рассматриваются как социотехнические системы (рис. 3).

Изменение одной из переменных в определенной степени вли­яет на все другие. Совершенствование одной переменной, например технологии, необязательно приведет к повышению произво­дительности труда, если изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например на людях.

Контрольные вопросы и задания

1.Сформулируйте понятие внешней среды.

2.Назовите основные факторы среды прямого воздействия.

3.Перечислите основные факторы среды косвенного воздействия.

4.В чем различие сред прямого и косвенного воздействий?

5.Какие основные переменные в организации следует учитывать руководству?

6.Какие существуют основные концепции, имеющие отношение к структуре организации?

7.Какие основные типы технологий вы знаете?

8.В чем взаимосвязь внутренних переменных?