Виды коммуникаций

Поскольку руководитель исполняет свою роль и осуществляет основные функции с тем, чтобы сформулировать цели организа­ции и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуника­ции.

Коммуникации между организацией и внешней средой. На дея­тельность организации оказывают влияние факторы внешней сре­ды. От этих факторов зависят ее коммуникационные потребности.

Организация пользуется разнообразными средствами для ком­муникаций с внешним окружением. С имеющимися и потенци­альными потребителями она сообщается с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отно­шений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на мест­ном, общенациональном или международном уровнях. Предприя­тию приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты.

Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окру­жения. Очень часто обсуждения, собрания, телефонные перегово­ры, служебные записки, отчеты и т.д., циркулирующие внутри нее, — это реакция на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Межуровневые коммуникации в организации. Информация пере­мещается внутри организации с уровня на уровень в рамках верти­кальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, то есть с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщают о текущих задачах, изменении при­оритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. д.

Помимо обмена по нисходящей организация нуждается в ком­муникациях по восходящей, то есть снизу вверх. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на про­изводительность.

На любом из вышестоящих уровней может быть принято реше­ние об отклонении новой идеи. Если предположить, что идея дей­ствительно хорошая, сообщение менеджеру об отклонении пред­ложения фактически информирует о том, что организация не сти­мулирует его к поиску новаторских предложений. В результате можно лишиться серьезной возможности повысить производи­тельность и получить экономию.

Коммуникации по восходящей также выполняют функции оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и затем предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей — это создание групп рабочих, которые регулярно, обычно на один час в неделю, собираются для обсуждения и реше­ния проблем производства или обслуживания потребителей. Об­мен информацией по восходящей обычно происходит в форме от­четов, предложений и объяснительных записок.

Коммуникации между различными отделами (подразделения­ми). В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организация нуждается в горизонтальных комму­никациях. Она состоит из множества подразделений, обмен ин­формацией между ними нужен для координации задач и дей­ствий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы эти элемен­ты работали согласованно, продвигая ее в нужном направлении. Например, в компаниях наукоемких отраслей руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно-исследовательских отделов встречаются для координации действий по обновлению продукции. На основе базовой техно­логии компании могут выпускать разнообразные продукты, по­этому чрезвычайно важно через проектно-исследовательский отдел получать информацию о том, что востребовано на рынке. Это позволяет сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. В обмене информацией по горизонтали нередко участвуют комитеты или специальные группы.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказа­но, что такие отношения — важная составляющая удовлетворен­ности работников.

Коммуникации руководитель — подчиненный. Возможно, наибо­лее очевидный компонент коммуникаций в организации — отно­шения между' руководителем и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, есть смысл рас­сматривать их отдельно, поскольку они представляют собой составную часть коммуникативной деятельности руководителя. Ис­следования показали, что две трети этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлечен­ности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффектив­ности работы; достижением признания и вознаграждения в це­лях мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о гряду­щем изменении, а также с получением сведений об идеях, усовер­шенствованиях и предложениях.

Коммуникации между руководителем и рабочей группой. В до­полнение к обмену информацией между руководителем и подчи­ненным существует обмен информацией между руководителем и его рабочей группой. Эти коммуникации позволяют руководите­лю повысить эффективность действий с рабочей группой в це­лом. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приорите­тах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоя­щих изменениях и возможных их последствиях для этого или других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложе­ниях рационализаторского характера. Кроме того, рабочая груп­па собирается без руководителей для обсуждения проблем, усо­вершенствований или надвигающихся перемен. Отношения ра­венства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников работой.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуни­каций можно назвать каналом распространения слухов (прошед­ших по системе тайного сообщения). Поскольку по каналам слу­хов информация передается много быстрее, чем по каналу фор­мального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной ин­формации.

Исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, часто оказывается точной.