Содержание и роль документов, а также законодательная база по данной проблеме

Записи в бухгалтерском учете обязательно обосновываются документами. Бухгалтерский документ — это бумажный или машинный носитель информации, дающий право на совершение хозяйственной операции или подтверждающий факт ее исполнения.

Особенно велико значение документов для предварительного и последующего контроля за законностью хозяйственных операций, а дополнительные реквизиты.

также для более эффективного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов организации. Документы являются письменным доказательством при рассмотрении исков и претензий в судах и арбитраже. Важную роль играют документы в контроле за сохранностью собственности. Прием и отпуск товарно-материалъньгх ценностей и денежных средств, производимые на основании правильно оформленных документов, предотвращают возможность злоупотреблений.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или, если это невозможно, непосредственно по ее окончании. Для контроля и упорядочения обработки данных на основе первичных документов могут составляться сводные учетные документы. При реализации товара (продукции) за наличный расчет допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании кассовых чеков и других аналогичных документов.

Ответственность за обеспечение контроля проводимых хозяйственных операций и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства должны быть завизированы двумя лицами, имеющими право подписи на них согласно утвержденному руководителем организации перечню: первая подпись — лица, представляющего функцию общего руководства, вторая — лица, представляющего бухгалтерскую функцию в управлении организации. При отсутствии главного бухгалтера руко­водитель организации назначает контролера, имеющего право второй подписи на документах и несущего определенную ответственность.

Операции, связанные с приемом и выдачей денежных средств, материальных ценностей и других объектов имущества, сопровождаются составлением первичного документа, а участвующие в ней физические лица и представители юридических лиц получают юридически полноценные его копии. Обязанность обеспечить участников операции копиями возлагается на организацию, выполняющую эту операцию.

Первичные документыпризнаются доказательными, если они содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату и место его составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание и количественные измерения хозяйственной операции (в натуральном или денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственной операции; личные подпи­си и иные знаки, однозначно идентифицирующие личность человека, совершившего операцию.

В зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных в первичные документы могут быть включены

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация, оформившая такие документы, обязана за свой. счет и своими силами сделать их копии на бумажных носителях по требованию своих клиентов, контрольных или судебных органов.

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и правильное их составление, достоверность содержащихся в них сведений, а также за передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.

В первичные документы внесение поправок, не подтвержденных участниками хозяйственной операции, не допускается. При этом в денежных, банковских и кассовых документах не должно быть никаких исправлений.

Сроки обработки информации и качество учета зависят от документооборота, т. е. движения документа от момента его составления до поступления в архив. Порядок, сроки и пути прохождения документов фиксируются в графике. Документооборот должен быть построен по рациональной схеме, т. е. наименьшим числом промежуточных инстанций и минимальным временем нахождения в них.

В настоящее время порядок применения и оформления первичных документов учета регулируется следующими нормативными актами:

1. Законом РФ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете» (введен в действие с 28 ноября 1996 г., далее — Закон о бухгалтерском учете) определены возможность создания самой организацией форм первичных учетных документов и порядок их утверждения (ст. 6) и основные требования по применению и оформлению первичных учетных документов (ст. 9) (в ред. от 31.12.02 № 191 ФЗ).

2. Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, введено в действие с 1 января 1999 г. в ред. приказа от 24.03.2000 № 31н). В нем содержатся:

— основные правила применения и оформления документов первичного учета, в том числе с использованием средств автоматизации, внесения исправлений в первичные учетные документы, контроля за соблюдением установленных требований по документированию хозяйственных операций (п. 12—18);

— требования к порядку хранения документов бухгалтерского учета (п. 98—101).

3. Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Определяет порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, исправления ошибок и хранения первичных учетных документов.

С вводом в действие Закона о бухгалтерском учете и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности Российской Федерации указанный документ не утратил силы, и его требования необходимо учитывать при документировании хозяйственных операций.

4. Решением Росархива и Госналогслужбы России от 27 июня 1996 г. «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» установлены новые сроки хранения документов.

5. Постановлениями Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» и Минфина России от'18 июня 1998 г. № 27н и Госкомстата России от 29 мая 1998 г. № 57а «Об утверждении порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации», которые изданы во исполнение требований Закона о бухгалтерском учете по унификации форм первичной учетной документации. Этими постановлениями:

— определен порядок поэтапного введения в организациях унифицированных форм первичной учетной документации;

— утверждены новые формы первичных документов и требования по их применению и оформлению.

Предприятиям предоставлено право вносить в унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций) дополнительные реквизиты. Однако удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Могут расширяться и сужаться графы и строки с учетом значности показателей, включаться дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки информации. Такое предусмотрено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20.

Необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета. Регистры могут иметь форму специально разграфленных книг (журналов), отдельных листов и карточек, машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также магнитных лент, дисков, дискет и иных машинных носителей.

Организация, использующая регистры бухгалтерского учета на машинных носителях, обязана обеспечить технические средства для их воспроизводства в удобном для использования виде.

Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерско­го учета в хронологической последовательности с систематизацией их в разрезе счетов бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета должны составляться способом, исключающим несанкционированные и незаметные исправления. Поправка в регистрах бухгалтерского учета осуществляется методом сторно или другим методом, позволяющим установить факт исправления и лицо, его сделавшее.

За правильность отражения данных в регистре бухгалтерского учета несут ответственность лица, составившие и подписавшие данный регистр. Ответственность за правильность составления Главной книги (оборотной ведомости по синтетическим счетам), а также за сохранность регистров бухгалтерского учета и защиту зарегистрированных в них данных несет главный бухгалтер или другое лицо, специально назначенное руководителем организации.

Содержание регистров бухгалтерского учета, внутренней бухгалтерской отчетности и иной документации является коммерческой тайной. Никто не может знакомиться с содержанием этих документов иначе, как по разрешению руководителя организации или органов суда и прокуратуры и в иных случаях, разрешенных законодательством Российской Федерации.

Проверяющие, аудиторы и другие лица, получившие доступ к бухгалтерской информации, обязаны хранить коммерческую тайну и не разглашать ставшие им известными сведения.

Организация обязана хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение срока, установленного органами государственного архивного дела. Как правило, это не менее пяти лет.

Рабочий План счетов, Инструкция по бухгалтерскому учету, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных с указанием календарных сроков их использования должны храниться в организации не менее пяти лет после отчетного года, с целью обеспечения возможности проверки ранее использованных учетных процедур и составленных на их основе регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

В зависимости от объема предпринимательской деятельности, количества осуществляемых хозяйственных операций и технологии обработки учетной информации применяют различные формы счетоводства. Под формой счетоводства или бухгалтерского учета понимают порядок сочетания учетных регистров, их внешний вид, последовательность записей в них, использование вычислительной техники и схему документооборота.

В настоящее время наибольшее распространение получили сле­дующие формы бухгалтерского учета:

1) мемориально-ордерная;

2) журнал-Главная;

3) журнально-ордерная;

4) автоматизированная;

5) специфические формы учета для субъектов малого предпринимательства.