Основные разновидности писем

Рассмотрим подробнее основные разновидности писем, выделяемых по назначению в управленческой деятельности.

1. Письма информационного характера – письма, основным назначением которых является информирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей писем.

Информационное письмо – письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. В информационных письмах могут разъясняться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов и даваться рекомендации по их применению. Информационные письма могут рассылаться широкому кругу адресатов. Например:

Информируем Вас об условиях участия в выставке "Наш город", которая состоится в период с 10 октября по 10 ноября 2010 г. в помещении Фотоцентра Союза журналистов Казахстана.

Фотографии участников выставки будут размещаться на стендах, на ватмане. Минимальный размер изображения по короткой стороне - 20 см (например, отпечаток 20x30), максимальный по длинной стороне - 45 см (например, отпечаток 30x45). Каждый участник выставки может разместить до 10 работ (о количестве фотографий просим сообщить заранее). Каждая фотография должна иметь название и указание фамилии автора. Просим Вас подтвердить ваше согласие на участие в выставке до 1 сентября 2010 г. по электронному адресу: exhibition@mail.ru. Готовые работы должны быть представлены до 20 сентября 2010 г.

Письмо-сообщение – письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес; письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Например: С ообщаем Вам, что по проекту постановления Правительства Казахстана "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" замечаний и предложений не имеем.

Сопроводительное письмо – письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Например: Представляем на рассмотрение и утверждение программу и учебный план семинара "Электронные документы в управлении и торговле". Приложение:

1. Программа семинара на 2 л. в 1 экз.

2. Учебный план семинара на 5л. в 1 экз.

Письмо-напоминание – письмо, цель которого побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности. Например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором подряда от 12 февраля 2010 г. № 12/42д ваша организация взяла на себя обязательства по монтажу пекарного оборудования в цехе № 2 нашего предприятия, которые должны быть завершены к 1 сентября этого года.

Просим Вас принять меры по ускорению монтажных работ и завершению их в установленные сроки.

Письмо-извещение – письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, рассылается широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Например:

18 апреля 2010 г. в 11.30 по времени Астаны Администрация Южно-Казахстанской области проводит селекторное совещание о проведении противопаводковых мероприятий.

Совещание состоится в селекторном зале Администрации.

Письмо-уведомление – письмо, сообщающее официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц. Например:

Уведомляем акционеров открытого акционерного общества "Южно-Казахстанская промышленная компания" о размещении обыкновенных именных бездокументарных акций в количестве 500 000 шт. по 1000 тенге. каждая. Акционеры имеют преимущественное право приобретения этих ценных бумаг в количестве, пропорциональном количеству принадлежащих им акций общества.

Рекламное письмо – письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести. Например:

Уважаемые господа!

Наша компания предоставляет услуги по установке, настройке и обслуживанию серверов доступа в Интернет. Стоимость установки и конфигурации сервера составляет 10 500 руб. Срок гарантийного обслуживания - один год. Сервер доступа в Интернет, устанавливаемый специалистами компании КазакТелеком, позволяет значительно сэкономить на расходах за доступ в Сеть.

Получить подробную информацию и сделать заказ вы можете по телефону 8-7252-54-34-34. Специалисты компании КазакТелеком готовы ответить на любые ваши вопросы.

2. Письма, содержащие просьбу или предложение, – письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности.

Письмо-просьба – письмо, цель которого получение информации, инициирование действий, необходимых организации-автору. Письмо-просьба всегда требует письма-ответа. Например:

В связи с подготовкой рекламной кампании обуви "Весна - Лето 2011", запланированной на период с декабря 2010 г. по июнь 2011 г., просим Вас сообщить о возможности проведения вашей компанией исследования известности в Астане и 2-3 региональных центрах Казахстана, на ваш выбор, торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor.

Письмо-запрос – письмо, направляемое с целью получения какой-либо официальной информации или документов; письмо-запрос, как и письмо-просьба, всегда требует ответа. Например:

В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов:

1. Устав организации.

2. Свидетельство о регистрации организации.

3. Договоры поставки с ООО "Этон".

4. Справку о стоимости одного кубометра песка на 01.07.2010.

Письмо-предложение – письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (в коммерческой деятельности - товаров, услуг) и др.; в коммерческой деятельности предложение называют офертой. Письмо-предложение может быть ответом на запрос или инициативным. Например:

Предлагаем Вам мытье любых видов наружного остекления, фасадов зданий и витрин с применением новой экономичной технологии телескопических штанг.

Стоимость мытья 1 кв. м поверхности - 15 руб.

Работы выполняются на объектах, расположенных в Астане и Алматы.Работы проводятся на высоте до 25 м с использованием специального метода очистки на основе деминерализованной воды без применения химических моющих средств.

Заявки выполняются в течение суток, возможна оплата по факту.

Письмо-заявка – письмо (разновидность письма-просьбы), выражающее желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией; заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия, включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы или издания и др. Например:

Просим Вас предусмотреть участие двух сотрудников нашей фирмы: Инокентьева П.Г., ведущего эксперта отдела информационных технологий, и Марченко Р.Д., эксперта отдела технической экспертизы, в семинаре-практикуме "Методы защиты информации в информационных системах', который состоится 12 апреля 2010 г.

Письмо-заказ – письмо, представляющее собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Письмо-заказ может быть ответом на коммерческое предложение. Например:

Просим поставить нашей фирме электроусилители RASTOR-200 в количестве 2 шт. в течение мая - июня 2010 г. Оплата в полном объеме будет произведена после выставления вашей стороной счета в течение 3 дней с даты отгрузки товара.

Письмо-приглашение – письмо, содержащее предложение принять участие в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках. Например:

Приглашаем Вас принять участие в бесплатном семинаре «Бизнес-презентации. Современные технологии».

В программе семинара:

Критерии выбора презентационного оборудования.

Обзор современного рынка офисных проекторов.

Основные критерии выбора мультимедиапроекторов.

Новейшие технологии отображения информации. Плазменные панели.

Новые технологии проекционной индустрии. Технология цифровой обработки света.

Все участники семинара обеспечиваются информационными материалами. Семинар состоится 11 февраля 2010 г. в 11.00 в помещении Южно-Казахстанского государственного университета при Администрации Акима по адресу: Шымкент, Проспект Тауке-хана, 5.

3. Письма, содержащие требование или претензию, – письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.

Письмо-требование – письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда уже имеются или могут появиться нарушения ранее принятых договоренностей. Например:

Согласно договору подряда от 12.05.2009 № 89/43дп ваша фирма взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Майлы Кожа,8, однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ (приложение 3 к договору).

Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости соблюдения графика работ, до сих пор наблюдается серьезное отставание от установленных сроков.

Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном случае согласно пункту 8.1 договора вам будут предъявлены штрафные санкции.

Письмо-претензия – письмо, содержащее заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков. Например:

Вашей фирмой 25.04.2010 по железнодорожной накладной № 269413 были отгружены пневмоинструменты в количестве 50 комплектов по счету № 35-918, который был оплачен нами в полной сумме. В связи с тем, что при проверке вагона на пограничной станции была обнаружена недостача двух комплектов пневмоинструментов, о чем свидетельствует коммерческий акт от 28.04.2010 № 14388/264, просим Вас допоставить нам 2 комплекта пневмоинструментов или возместить их стоимость.

Приложение: коммерческий акт на 1 л. в 1 экз.

4. Письма-ответы – письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение.

Письмо-согласие – письмо, являющееся положительным ответом на просьбу, запрос или предложение. Например:

Сообщаем Вам, что готовы принять делегацию представителей вашего предприятия и ознакомить их работой САП "Нефтеперерабатывающий комплекс'.

Наиболее приемлемое время для визита - период с 15 по 30 апреля этого года. Просим сообщить точное количество участников и их фамилии для бронирования мест в гостинице.

Письмо-отказ – письмо, в котором дается отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Например:

В связи с тем, что более 200 номеров нашей гостиницы уже забронированы администрацией города для участников Международного информационного конгресса, который состоится 10-12 октября этого года, вынуждены отказать Вам в бронировании мест для вашей компании. Предлагаем обратиться в Парк-отель "Высокогорье".