Из истории русского делового письма

Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально – деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства. Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в Х веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания) создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, составляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.).

Накопление опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства. Существенной вехой в развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV-XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного государства, закладывались основы государственного аппарата, системы государственного делопроизводства. Официально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, царские указанные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого кому): “От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Кудентовичу Черкасскому…”. При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указанной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

Таким образом, в приказной период постепенно складывается система делопроизводства центральных и местных учреждений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

Официально-деловая письменная речь пополнилась значительным количеством новых слов терминов иноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I приблизить русское официально – деловое письмо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как: администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. Самостоятельным элементом формуляра становится название документа. Кроме реквизитов текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др.

XIX век отмечен появлением обширной делопроизводственной литературы, в частности, письмовников – сборников образцов документов, а также научных исследований в области русского официально-делового письма. Языковые традиции официально-делового стиля речи и языка документов как его разновидности сформировались много веков назад. Эти устоявшиеся традиции предъявляют определенные требования как к содержанию служебного документа, так и его речевому оформлению.

Составителю деловой бумаги и служебного документа следует всегда помнить, что понятность и максимальная точность – это основное требование к их оформлению и содержанию. Именно требование точности и понятности письменной деловой речи приводит к языковому единообразию и стандартности служебных документов. Языковая точность предполагает, прежде всего, однозначность понимания содержания, изложенного в тексте. Адекватность восприятия текста автором и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности.

Какие же языковые средства способствуют наиболее точному и понятному изложению содержания? Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации.

В качестве примеров можно привести множество канцелярских штампов, известных всем. Например, мы хорошо знаем, что в официальном документе надо написать должностной оклад устанавливается, а не дается; служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а не выслушивается и многие другие.

Говорить о штампах можно по отношению к любому стилю речи. Штамп встречается даже в языке художественной литературы: белоствольная березка, извилистая тропинка, чистое поле и др. В публицистике также стандартные события часто отображаются с помощью словесных клише, например: важные события, дружеская встреча, официальный визит и др.

Языковой штамп объективно существует и в устной речи. Это, прежде всего, формулы речевого этикета: приветствие, прощание, благодарность, соболезнование, поздравление и другие стандартные этикетные формулы, используемые в стандартных ситуациях. Однако мы часто являемся свидетелями необоснованного проникновения канцелярского штампа из официальной речи в разговорную. По определению К.И.Чуковского, такие включения в живую речь называются "канцеляритом". Они чужды обиходно-бытовой речи, делают ее сухой, примитивной и маловыразительной. В своей книге "Живой как жизнь" К.И.Чуковский высмеивает устную речь, в которой не к месту используются канцелярские слова. Например, он приводит фразы из разговора двух подруг: Я приобрела (вместо купила) для сына настольную игру. В одном доме со мной проживает (вместо живет) известный поэт. Моя подруга получила жилплощадь (вместо квартиру).

Подобные фразы можно услышать и сегодня, поскольку канцелярский штамп продолжает активно вторгаться в разговорную речь. Известно, например, что в деловой речи распространены словосочетания с глаголом "осуществить": осуществить проезд, осуществить полет, осуществить реконструкцию, осуществить строительство. Но если сказать приятелю: "Наконец-то я осуществил ремонт в квартире", то это звучит неестественно и смешно.

Итак, в отличие от других стилей речи языковые штампы деловой письменной речи и особенно языка документа – явление объективно необходимое, поскольку употребление одних и тех же конструкций способствует ускорению и облегчению понимания текста, предостерегает от возможных ошибок в управленческой практике, удобно для машинной обработки. Владение деловым стилем - это в значительной степени знание языковых формул, штампов, клише и умение их употреблять. Языковой стандарт в документе проявляется во всем: в употреблении одних и тех же слов и словосочетаний, в однотипном построении предложений, в четкой и повторяющейся структуре текста.