Жанры учрежденческой документации

Официально-деловой стиль – это язык оформления деловой документации. Всем нам известно, какое море деловых бумаг существует на сегодняшний день. Это разнообразие определяет тот момент, что жанры официально делового стиля речи практически не поддаются счету. Он закреплен как язык обслуживания социально-правовой сферы и используется в законотворчестве, экономической сфере, управлении административными делами и в международной дипломатической деятельности. Короче говоря, это язык документов, которые управляют действиями людей и обладают большим юридическим значением. Поэтому их содержание должно иметь единое толкование и не вводить людей в заблуждение. Перечислить все жанры официально делового стиля очень трудно, но основные назвать можно. К ним относятся: договор, заявление, приказ, постановление, доверенность, объявление, справка, законодательные акты, документы разнообразного масштаба и значения и т.д. Все они характеризуются подчеркнутой логичностью изложения, отсутствием признаков эмоциональности, официальностью и изобилуют стандартизированными оборотами и языковыми клише, составленными с использованием старославянских оборотов и архаичной лексики. Все жанры официально делового стиля речи, кроме информационной части, имеют определенную форму заполнения деловой бумаги. Эта форма носит наименование реквизита и является предусмотренной ГОСТом. То есть ни один из документов, имеющих общегосударственное значение, не может быть оформлен в свободном порядке. У каждого из них имеется стандартный вид, которому он строго подчиняется.

Реквизиты, которые имеют жанры официально делового стиля, закрепляются строго в определенной части листа бумаги или на готовом бланке. Наименование документа, дата его создания, регистрационный номер (входящий или исходящий), а также все нужные сведения о лице, составившем данный документ, имеет постоянное местоположение. И выглядит это примерно так: название, дата и номер – в верхней части, а личные сведения – в нижней части документа, причем после подписи, ответственного за составление текста. Сегодня жанры официально делового стиля максимально продуманы и существуют специальные наборы реквизитов, которые печатаются на готовых стандартных бланках, которые и рекомендуется использовать при составлении той или иной деловой бумаги. К ним относятся: Государственный герб РК, эмблема организации, изображение различных правительственных наград, цифровые коды учреждений, наименование министерств и предприятий, а также структурных подразделений. К обязательным реквизитам относятся и почтовые реквизиты: индекс, телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпов, факсов и банковских счетов. Некоторые жанры официально делового стиля снабжаются грифом ограничения доступа.

Основные черты официально-делового стиля наиболее ярко можно продемонстрировать на одном из самых популярных видов деловых бумаг – договоре. Он закрепляет правовые отношения, возникающие между юридическими и физическими лицами, и заполняются при заключении каких-либо сделок. Условия договора подразделяются на пункты и подпункты, в которых прописывается характер, условия, сроки заключения сделки, а также права и обязанности сторон. Таких модулей в каждом договоре, оформленном правильно, должно быть не менее семи. Это: представление сторон, участвующих в сделке, определение предмета договора, обязательство сторон, их ответственность, условия, при которых будет производиться расчет и сроки договора, а также почтовые, юридические и платежные реквизиты. Любая другая деловая бумага также заполняется по строго принятому в государственных органах распорядку.

Заявления по форме и по содержанию могут быть самыми разнообразными, но имеют постоянные реквизиты:

1) наименование адресата-получателя (в форме дательного падежа);

2) указание на лицо, от которого исходит заявление (в форме родительного падежа);

3) наименование документа;

4) текст заявления;

5) перечень приложений;

6) дата и подпись лица, подающего заявление.

Образец заявления:

Декану биологического факультета

профессору­­­­­­­­­­­­­­­­­ Карабекову А.К.

студента 2 курса фармацевтического

факультета Турарова Аскара

заявление.

Прошу Вас предоставить мне место в общежитии фармацевтического факультета в связи с тем, что я иногородний.

(Дата) (Подпись)

К основным жанрам деловой документации относятся следующие виды документов: а) организационно-распорядительные; б) информационно-справочные; в) частные деловые бумаги.

Организационно-распорядительные документы включают закон, устав, постановление, приказ и др. Информационно-справочными являются такие документы, как: акт, протокол, отчет, деловое письмо и др.

Частные деловые бумаги – характеристика, автобиография, заявление, доверенность, резюме, расписка и др.

Все жанры обиходно-делового стиля: служебная переписка (деловое письмо, коммерческая корреспонденция) и деловые бумаги (справка, удостоверение, акт, протокол, заявление, доверенность, расписка, автобиография, и др.) – характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности.