Тема 4. 3. Формуляр современного управленческого документа

Формуляр современного управленческого документа определяется в процессе унификации его формы и содержания.

Под унификацией в широком теоретическом смысле обыч­но по­ни­­мают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, состав­ля­­­­ю­­щих какой-либо комплекс или систему.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект.

Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми.

Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть:

при унификации – отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;

при стандартизации – установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.

В результате совершенствования содержания документов создаются унифицированные формы документов.

Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать:

при унификации – целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления;

при стандартизации– формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила офор­мления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации.

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Унификация и стандартизация документов имеет достаточно длительную историю. Уже в период ВКЛ отбираются типовые образцы документов. В статутах ВКЛ существовали нормы, закреплявшие правила оформления документов, прежде всего, удостоверения документов.

В Российской империи регламентация делопроизводства достигла высочайшего уровня. Были установлены формы всевозможных журналов, сформулированы требования к составлению, написанию и оформлению целого ряда документов.

Однако на серьезном научном уровне работа по унификации и стандартизации управленческих доку­ментов была начата в СССР. Уже в первой половине 1920-х гг. начинается практическая деятельность по унификации и стандартизации управленческих документов.

В 20-е гг. проводится упорядочение форматов бумаг. Разрабатываются формы и бланки документов. Основное внимание уделяется письмам, как самому массовому виду документов. В середине 20-х гг. в ряде ведомств разрабатываются единые бланки писем в пределах всей системы определенного ведомства. Предпринимаются попытки создать устойчивые формуляры и других наиболее распространенных в управленческой практике видов документов (протокола, извещения, командировочного удостоверения).

В 1929-1930 гг. были утверждены первые общесоюзные стандарты на ряд форм документов: ОСТ 2479 - письма деловые, ОСТ 1780 - телефонограмма, ОСТ 1781 - протокол заседания, ОСТ 1782 – извещение о заседании, ОСТ 1783 - явочный лист, ОСТ 3000 – командировочное удостоверение и др. Часть из них действовала до 1941 г. и была отменена в силу изменившихся условий.

Еще оно направление направление унификации, получившее свое развитие в эти годы – выработка трафаретов текстов документов и попытка установить структуру отдельных разновидностей документов. В ведомствах рационализаторские органы типизировали письма, разрабатывали структуру планов, отдельных разновидностей протоколов.

Активизация деятельности по совершенствованию управленческой документации, ее качественно новый этап начинается в середине 1960-х гг. Основным направлением совершенствования документации с конца 60-х гг. становится стандартизация и унификация, которая рассматривается как общегосударственная проблема. Одновременно начинаются работы по стандартизации внешнеторговой, первичной учетной и организационно-распорядительной документации. Они проводятся рядом крупных министерств, ведомств и научно-исследовательских институтов. Методика унификации и стандартизации складывается в этот период на базе накопленного отечественного и передового зарубежного опыта. Под влиянием практики международной стандартизации получает распространение метод стандартизации документов на основе построения их графической модели - формуляра-образца. Толчком к выбору именно этого метода явилось внедрение машинной техники и использование ЭВМ для обработки документов. Единый формуляр-образец облегчал не только обработку документов, но и визуальный поиск реквизитов, закрепленных на одном листе.

Однако теоретическая неразработанность документоведческих проблем приводит первоначально к выбору объектов стандартизации, исходя из массовости распространения того или иного вида документов в практике управления. В результате был разработан целый комплекс проектов государственных стандартов на отдельные виды организационно-распорядительных документов.

Но уже в начале 70-х гг. происходит разработка основных принципиальных положений системного подхода к стандартизации и унификации управленческих документов. Внедрение системных исследований и функционального анализа документов приводит к выработке понятия «система документации», которая начинает рассматриваться как основной объект стандартизации.

Одной из наиболее массовых и распространенных систем документации является система организационно-распорядительной документации (ОРД). Первые стандарты на ОРД были утверждены в 1972 г.

В настоящее время состав реквизитов документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При оформлении организационно-распорядительных документов согласно СТБ 6.38-95 используются следующие реквизиты:

1 – Государственный герб Республики Беларусь;

2 – эмблема организации;

3 – код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь "Предприятия и организации" (ОКПО);

4 – код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь "Унифицированные документы" (ОКУД);

5 – наименование вышестоящей организации;

6 – наименование организации;

7 – наименование структурного подразделения;

8 – почтовый адрес отправителя;

9 – коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефакса, телетайпа, телекса, телефона, электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.);

10 – название вида документа;

11 – дата;

12 – индекс документа;

13 – ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – гриф ограничения доступа к документу;

16 – адресат;

17 – гриф утверждения;

18 – резолюция;

19 – заголовок к тексту;

20 – отметка о контроле;

21 – текст;

22 – отметка о наличии приложения;

23 – подпись;

24 – гриф согласования;

25 – визы;

26 – печать;

27 – фамилия исполнителя и номер его телефона;

28 – отметка о заверении копии;

29 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 – отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 – отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 – предупредительный знак.

Реквизит «Название вида документа» – классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, протоколы, -- один вид, приказы – другой вид, акты – третий). Разновидность документа детализирует понятие вид (разновидность – разные виды). Разновидность уточняет характер деятельности, документируемой данным видом. Например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации.

Указание вида – один из обязательных элементов документа. Оно дает первое самое общее представление о документе, его целевом назначении, формуляре, юридическом значении и характере изложения информации.

Реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Адресат», «Резолюция», «Гриф утверждения», «Индекс документа», «Почтовый адрес», «Коммуникационные и коммерческие данные» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти. Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей.

Так, реквизит «Наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ, а реквизит «Индекс» – дело, в котором он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты – «Государственный герб Республики Беларусь», «Эмблема» организации, которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию, из которой он исходит.

Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «Дата» показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты – «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Виза», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др. Дата важна прежде всего в тех реквизитах, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Резолюция», «Текст», «Коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «Отметка о заверении копии» и «Подпись» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов, например, сопроводительное письмо.

Наличие реквизита «Текст» свидетельствует, что речь идет о конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации во времени и пространстве.

Порядок расположения некоторых реквизитов предусматривает для них одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются взаимоисключающими, то есть не встречающимися в одном и том же документе. Из каждой пары реквизитов – «Адресат» и «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные» и «Название вида документа», «Ссылка на индекс и дату входящего документа» и «Место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит. Например, в письмах обязательно будет указываться реквизит «Адресат» и никогда – «Гриф утверждения»; в должностной инструкции – наоборот – обязательно наличие «Грифа утверждения» при отсутствии «Адресата».

Кроме того, все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Например, постоянными реквизитами, наносимыми на бланк для писем, являются: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации (товарный знак), наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные и коммерческие данные.

Устанавливается также перечень реквизитов, которые следует включать в состав бланка полностью или в виде частей, содержащих постоянную информацию. Например, реквизит «Наименование организации» печатается на бланке полностью, реквизит «Ссылка на индекс и дату входящего документа» – только частично (на № __ от ___).

При оформлении документов большое внимание уделяется реквизитам, придающим юридическую силу документам. Назначение этой группы реквизитов – закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа. К этой группе реквизитов относятся:

реквизиты бланка, которые свидетельствуют о принадлежности документа определенному органу управления, организации. Необходимо, чтобы на бланке воспроизводилось точное наименование органа управления, к системе которого документ относится. Это может оказаться важным при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов;

печати, который является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности указанному в реквизитах бланка органу или организации. Печать необходимо ставить на документах, в которых заключена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение для организаций, работников, других граждан, а также на документах о расходовании денежных и материальных средств и для других финансовых операций. Печать используется для свидетельствования верности копий как при обычном, так и при нотариальном подтверждении их происхождения;

индекс документа, являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами делопроизводства стадий предварительной обработки в организации. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер.

дата создания документа, которая также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (то есть наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года.

подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа. Необходимо, чтобы документы всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с инструкциями, приказами и другими правовыми актами о распределении обязанностей.

Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов этой группы, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, «Гриф утверждения», «Отметка о заверении копии» и др.