Использование консолидации данных

Постановка задачи.

Даны отчеты о продаже ноутбуков тремя компьютерными фир­мами «Сервер», «Рива» и «Компьютер Плаза» за три месяца - ян­варь, февраль, март. Данные представлены в трех соответствующих файлах: Cepeep.xls, PnBa.xls, КомпьютерПлаза.xls Однако списки вклю­ченных в них товаров несколько отличаются. Порядок перечисле­ния товаров тоже различен, т. е. способы размещения информации в этих рабочих таблицах не идентичны. Требуется консолидировать информацию из всех рабочих книг в новую рабочую книгу ИтогКонсолидация.хls.

Решение.

1. Создать новую папку Консолидация.

2. В табличном процессоре Excel создать рабочие книги Сер вep.xls, Рива.xls, КомпьютерПлаза.хls и поместить их в папку Консолидации.

3. В рабочие книги ввести исходные данные согласно таблицам.

4. Для консолидации информации необходимо создать новую рабочую книгу ИтогКонсолидация.х1з и поместить ее в папку Консолидация.

Таблица 1. Продажи компьютеров фирмой «Сервер»

Таблица 2. Продажи компьютеров фирмой «Рива»

Таблица 3. Продажи компьютеров фирмой «Компьютер Плаза»

5. В рабочей книге ИтогКонсолидация.х1з установить курсор в ячейку А1 и выполнить команду Данные / Консолидация. На экране появит­ся диалоговое окно Консолидация.

6. В поле Функция выбрать нужный тип консолидации. В данном примере - это функция Сумма.

7. В поле Ссылка ввести ссылку на диапазон рабочей таблицы файла Сервер-xls, воспользовавшись кнопкой Обзор и выбрав из поя­вившегося диалогового окна необходимый файл. Ссылка должна включать адрес диапазона. Можно выбрать заведомо больший диа­пазон A1;D100, т. к. это дает гарантию правильной работы в случае добавления новых строк.

8. Нажать кнопку Добавить, и ссылка попадет в список диапазо­нов: [Cepвep.xls]Лист1!$A$1:$D$100.

9. Аналогично ввести ссылки на диапазоны рабочих таблиц фай­лов Pива.xls и КомпьютерПлаза.хls:

[Рива.xls]Лист1!$А$1:$D$100,[КомпьютерПлаза.х151Лист1!$А$1:$D$100.

10. Поскольку способы размещения информации в рабочих таб­лицах различны, необходимо установить опции Подписи верхней строки и Значения левого столбца. В результате Excel будет подби­рать данные по заголовкам.

11. Выбрать опцию Создавать связи с исходными данными. В результате Excel создаст структуру, содержащую внешние ссылки.

12. Для начала консолидации нажмите ОК.

13. Отформатировать рабочую книгу ИтогКонсолидация, озаглавив столбцы и выполнив выравнивание.

14. Проанализировать результаты консолидации.