2015-02-27
1119
1. Нормативно-методическая база делопроизводства
Деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий называется делопроизводством.
К делопроизводству относят систему работы с документами, организацию и механизацию делопроизводственных операций.
Тщательно разработанная система делопроизводства, освещающая все вопросы работы с документами, служит залогом успешного и эффективного функционирования как государственного учреждения, так и коммерческого предприятия.
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы ДОУ делопроизводства – её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Создание современной нормативной базы документационного обеспечения управления относится к началу 70-х гг. двадцатого столетия. В 1973 г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).
|
|
|
Требования к документированию управленческой деятельности, включенные в ЕГСД, получили нормативный характер.
В 80-х гг была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). ЕГСДОУ - это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с модификациями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.
В 1991 г. вышла Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ. Эта систма-ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и др.
Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности.
В 1993 г. утверждена Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств, устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту).
|
|
|
Еще один аспект регламентации работы с документами - их архивное хранение. Главным нормативным документом в этой области являются Указ Президента РФ от 17.03.94 г. «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ», а также Постановление СМ-П РФ от 03.03.93 г. «О порядке ведомственного хранения»
Управление документации (организация работы с документами) включает:
- организацию рационального документооборота;
- создание ИПС (информационно-поисковых систем) по документам;
- контроль исполнения документов;
- подготовка документов к передачи в ведомственный архив.
Основным способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов - ГОСТов.
2. Документ, его функции, структура документа, унификация и стандартизация документа
Документ определяется как материальный объект, содержащий информацию для ее передачи во времени и в пространстве, оформленную в установленном порядке и имеющим правовое значение.
Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, образует систему документации. Выделяют ряд таких систем, к которым относится и система организационно-распорядительной документации (ОРД).
Согласно ГОСТ 6.38 - 90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов, юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.
Важной частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487 - 83 Делопроизводство и архивное дело.Термины, и определения.
В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена введением ГОСТ 6.10.1 - 88 Унифицированные системы документации. Основные положения.
Основополагающими документами для современного делопроизводства являются:
- ГОСТ Рб.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149 ФЗ.
- Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184 ФЗ.
- Приказ МЧС РФ от 01.12.2008 г. № 735 "Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России"
Помимо стандартов и федеральных законов, существует еще и Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России.
3. Основные системы управленческих документов.
Управленческие документы обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.
Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы:
1) Организационно-правовая документация:
- Устав;
- Штатное расписание;
- Положение;
- Инструкция;
- Должностные инструкции;
- Регламент.
2) Плановая документация:
- Программа;
- План.
3) Распорядительная документация:
- Постановление;
- Решение;
- Приказ;
- Распоряжение;
- Указание.
4) Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация:
- Протокол;
- Докладная записка;
- Предложение;
- Объяснительная записка;
- Заявление;
- Служебное (деловое) письмо;
- Телеграмма;
- Представление.
5) Отчетная документация:
- Отчет.
6) Документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
7) Финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
|
|
|
8) Документация по материально-техническому обеспечению;
9) Договорная документация;
10) Другая документация.
