Подготовка и принятие управленческих решений в ГПС

В теории управления различают системы управления и процессы управления. Всякий процесс управления складывается из ряда последовательно сменяющихся стадий, элементов управленческого цикла, в совокупности образующих своеобразную технологию управленческой деятельности. Соответствующие каждой стадии специфические действия субъекта управления получили в литературе название функций управления. Рис.

 

Оценка обстановки

 

В литературе, касающейся стадий управленческой деятельности, выделяют, в частности, такие элементы, как подготовка и принятие решений, организация, контроль и проверка исполнения. Известное расхождение во взглядах на стадии управленческого цикла, очевидно, объясняется тем, что каждый из названных элементов иногда разделяют на подэлементы.

Так, в качестве самостоятельных стадий процесса управления рассматриваются сбор и обработка информации, оценка обстановки, подготовка решений, принятие решений, доведение решений до исполнителей и др., что не может вызвать каких-либо принципиальных возражений, хотя все перечисленные выше элементы, за исключением последнего, охватываются стадией подготовки и принятия управленческих решений.

Весь процесс управления условно можно рассмотреть как состоящий из двух основных стадий: первая – подготовка и принятие управленческих решений и вторая – организация их практической реализации. Нам представляется это наиболее удобным для краткого изложения существа проблемы.

Под управленческим решением понимается сознательный акт субъекта управления, связанный с выбором цели действия, путей, способов и средств ее достижения.

Сложность и разнообразие задач, возникающих перед органами управления и подразделениями ГПС, обуславливают необходимость принятия множества самых различных управленческих решений. Они связаны как с деятельностью, направленной во внешнюю управляемую сферу, так и с внутриорганизационной деятельностью – совершенствованием организационной структуры, планированием, работой с кадрами и т.д.

Принятие управленческих решений производится на основе текущей и прогностической информации и в известном смысле может быть рассмотрено как ответ субъекта управления на изменения, происходящие в управляемых объектах и внешней среде, и на изменения, которые могут произойти в будущем.

Эти изменения могут быть как единовременными (пожар, стихийное бедствие), так и результатом сдвигов, происходящих в течение определенного периода (изменения, происходящие на обслуживаемой территории, – строительство промышленных и культурно-бытовых объектов, рост новых жилых массивов и т.д.).

Управленческие решения могут быть направлены на разрешение текущих задач или рассчитаны на длительную перспективу. Например, планы работы того или иного подразделения ГПС, как своеобразная форма управленческого решения, могут быть текущими и перспективными.

Под формой управленческого решения понимается способ его выражения вовне. В этом смысле можно говорить, во-первых, об устной или письменной форме и, во-вторых, о различных формах письменного выражения. В последнем случае различаются такие виды актов управления, как приказ, распоряжение, наставление, инструкция, упомянутые выше планы, решения о расстановке сил и средств и др.

Выбор формы выражения того или иного решения определяется содержанием и порядком их принятия. Приказы и распоряжения являются формой выражения решений единоначальника организационно-распорядительного характера; наставления и инструкции регламентируют порядок деятельности подразделений, служб и отдельных категорий сотрудников; решения являются актами управления, принятыми в коллегиальном порядке; инструктивные и методические письма могут содержать рекомендации о распространении передового опыта работы и т. д.

Классификация управленческих решений

Управленческие решения, так же как разрешаемые ими вопросы и дела, весьма многообразны.

Они могут быть классифицированы по ряду критериев:

- по уровню управления,

- по кругу разрешаемых вопросов,

- по юридическим свойствам,

- по сроку действия,

- по наименованию,

- по форме выражения,

- по целенаправленности и др.

Классификация решений по уровням управления позволяет определить их масштабность, степень обобщения и абстрагирования от частных вопросов, глубину влияния на сферу управления.

Решения в органах ГПС принимаются на уровне:

- МЧС России, ГУГПС МЧС России (высший уровень);

- Региональных центров ГОЧС;

- управлений(отделов) ГПС субъектов Российской Федерации;

- ППС органов местного самоуправления,

- ПЧ и отдельных постов в городах и населенных пунктах;

- специализированных ПЧ ГПС по тушению крупных пожаров;

- производственно-технических, учебных подразделений ГПС;

- баз мобготовности ГПС.

Первостепенное значение для стратегической направленности деятельности органов ГПС имеют управленческие решения МЧС России, ГУГПС, которые направлены на эффективное функционирование всей системы органов ГПС в масштабе Российской Федерации.

В зависимости от круга (объема) разрешаемых вопросов управления различают:

- общие,

- частные

- локальные решения.

Общие (глобальные) решения охватывают всю управляющую или управляемую систему или обе сразу.

Частные решения относятся к отдельным направлениям деятельности системы органов ГПС.

Локальные решения касаются деятельности отдельных элементов системы - подразделений, групп, отдельных работников органов ГПС.

По юридическим свойствам управленческие решения подразделяются на:

- нормативные,

- общезначимые,

- индивидуальные

- смешанного характера.

Нормативными являются решения, которые содержат в себе нормы права. Эти решения принимаются с целью регулирования однотипных управленческих отношений.

Общезначимые решения не содержат норм права. Они разрешают дела и вопросы управления, имеющие общее значение, например решение об образовании, преобразовании или ликвидации того или иного подразделения в системе органов ГПС.

Индивидуальные решения разрешают конкретный вопрос управления. Они принимаются на основе нормативных решений или решений общего значения и являются актами применения норм права. Индивидуальные решения органов внутренних дел также нацелены на охрану урегулированных юридическими нормами общественных отношений, призваны обеспечивать их неприкосновенность.

Решения смешанного характера содержат в себе как нормы права и разрешение вопросов общего значения, так и разрешение индивидуальных дел. Такие решения принимаются по целому комплексу взаимосвязанных вопросов управления общего, частного, индивидуального характера.

По сроку действия управленческие решения делятся на:

- оперативные (текущие),

- среднесрочные

- долгосрочные.

- стратегические

- тактические.

По наименованию управленческие решения органов ГПС подразделяются на:

- приказы,

- инструкции,

- указания

- другие акты, издаваемые руководителями органов, аппаратов, служб, учреждений и подразделений.

По форме выражения управленческие решения подразделяются на:

- словесные

- конклюдентные.

Преимущественно в органах ГПС решения выражаются посредством слов. Словесные решения могут быть письменными или устными.

В теории управления письменное решение представляет собой письменный документ (акт) и имеет силу лишь тогда, когда оно соответствующим образом письменно оформлено.

Наряду с письменными решениями (актами), существуют устные (приказы, указания, распоряжения, команды и т.п.). Чаще всего они принимаются в процессе оперативного решения вопросов управления. Отказ от выполнения, невыполнение или ненадлежащее выполнение устного решения могут повлечь юридическую ответственность.

Управленческое решение может выражаться посредством определенных жестов, сигналов, знаков и других конклюдентных действий.

Например, решение начальника органа или подразделения о начале выполнения сотрудником задания может быть выражено с помощью условного знака или сигнала.

Классификация решений по форме выражения должна учитываться органами, осуществляющими надзор за законностью в деятельности органов ГПС.

По целенаправленности (целям использования) управленческие решения органов ГПС можно подразделить на:

- внутренние

- внешние.

Выше нами были рассмотрены в основном внутри управленческие решения, т.е. решения, которые используются для разрешения организационно-штатных вопросов, налаживания делопроизводства, руководства работниками, структурными подразделениями внутри самого органа и управления нижестоящими по подчиненности органами и подразделениями.

Внешние управленческие решения используются в целях обеспечения выполнения возложенных на органы ГПС задач и функций.

Приведенная классификация управленческих решений не является исчерпывающей.

Решения можно дифференцировать по их содержанию (предписывающие, уполномочивающие, запрещающие, разрешающие), по характеру инициативы принятия (принимаемые по инициативе органа, должностного лица, от которого они исходят, и решения, принимаемые по указанию, предложению или просьбе заинтересованных органов, должностных лиц, организаций, объединений, граждан), по функциям управления (плановые (планы работы), финансовые, хозяйственные, контрольные и др.) и иным основаниям.

Приведенная классификация управленческих решений свидетельствует об их разнообразии. Эта классификация охватывает наиболее общие и вместе с тем особые признаки решений. Она позволяет отразить целый комплекс решений, существующих в органах внутренних дел.

Выбор формы выражения того или иного решения определяется содержанием и порядком их принятия. Приказы и распоряжения являются формой выражения решений единоначальника организационно-распорядительного характера; наставления и инструкции регламентируют порядок деятельности подразделений, служб и отдельных категорий сотрудников; решения являются актами управления, принятыми в коллегиальном порядке; инструктивные и методические письма могут содержать рекомендации о распространении передового опыта работы и т. д.

Следует отметить, что принятое по тому или иному вопросу решение может быть выражено в нескольких формах одновременно. Так, решение, принятое в связи с изучением состояния пожарной безопасности города на совершенствование деятельности органа в этом направлении, может быть одновременно выражено и в соответствующем приказе начальника, и в планируемых мероприятиях.

Как уже отмечалось, эффективность процесса управления в целом во многом предопределяется на стадии подготовки и принятия управленческих решений. Важнейшим требованием, предъявляемым к управленческому решению в современных условиях, является его научная обоснованность. Требование научной обоснованности реализуется за счет всестороннего подхода, учитывающего различные стороны решаемой задачи, с использованием научных методов исследования всей необходимой объективной информации.

Системный подход и системный анализ становится главенствующей методологией при выработке управленческих решений, в том числе и решений, относящихся к деятельности ГПС. Можно сказать, что в самом возникновении и развитии науки управления проявилось стремление подойти к проблемам управления всесторонне и комплексно.

Условно можно выделить три задачи всестороннего подхода:

1) Обеспечение достаточно полного охвата объекта исследования и глубокое проникновение в его сущность;

2) Обеспечение разумного компромисса между различными сторонами исследуемого вопроса, способствующего лучшему решению не одной из сторон, а задачи в целом;

3) Прогностическая, связанная со всестороннем учетом возможных последствий при осуществлении принимаемых решений.

Обоснованное решение может быть принято лишь на основе знаний о всех существенных проявлениях системы управления в целом, поэтому прежде всего необходимо обратить внимание на взаимосвязь ее основных элементов. В сфере обеспечения пожарной безопасности это непосредственные объекты приложения управляющих воздействий, внешняя среда и сама система ГПС.

Очень важным уровнем системного анализа является всесторонний подход к структуре каждого из элементов системы управления. Так, анализируя непосредственную сферу приложения управляющих воздействий, не следует ограничиваться лишь изучением состояния обстановки с пожарами.

Даже при условии самого подробного структурного анализа необходимо изучить также общее состояние пожарной безопасности, влияние административно-правовых средств борьбы с огнем на состояние и динамику по пожарам и т. д. Обращаясь к такому элементу внешней среды, как наличие промышленных и жилых объектов, следует не только учесть общее количество населения, проживающего на обсуживаемой территории, но и проанализировать тип застройки, особо опасное производство т. д.

С другой стороны, при принятии обоснованных управленческих решений на основе прошлого опыта, профессиональных знаний и характера решаемой задачи должны быть разумно определены пределы всесторонности.

Надо иметь в виду, что иногда целесообразно ограничить изучение только основными сторонами и вопросами, имеющее прямое отношение к решаемой задачи. Попытка охватить все возможные, даже отдаленные связи относительно простого вопроса может настолько усложнить его решение, что он или станет практически не разрешимом, или потребует затраты времени и средств в объеме, противоречащем здравому смыслу.

Задача обеспечения разумного компромисса между различными сторонами решаемого вопроса при всестороннем подходе к его решению связано с тем, что между элементами системы может обнаружиться противоречие и конкуренция.

Задача прогностического аспекта всестороннего подхода заключается в учете всех возможных последствий принятых решений, что имеет не менее актуальное значение, чем само их содержание, ибо они так взаимосвязаны, что качество команды зависит от предвидения ее результатов.

Принимая решение по тому или иному вопросу, субъект управления должен быть уверенным в том, что исполнение решения, по крайней мере, не ухудшит существующего общего положения и не нанесет ущерба другим сторонам работы.

Необходимыми условиями правильности и обоснованности управленческих решений являются полнота и достоверность используемых данных. Недостаточность и необъективность могут исказить картину действительного состояния анализируемых явлений и привести к неправильным выводам. Поэтому, кроме всего рассмотренного выше, задача всестороннего подхода состоит в том, чтобы учитывать действие факторов, влияющих на обеспечение полноты и объективности информации.

На всесторонность и обоснованность подготовки решений может оказать влияние и субъективный момент, связанный с опытом работника, принимающего решение, его способностью и умением быстро ори5нтироваться в складывающей обстановке, его знаниями и квалификацией.

Компетентность лиц, участвующих в подготовке и принятии решения, является одним из необходимых условий обеспечения его обоснованности. Наиболее компетентное лицо – это то, кому требуется по возможности наименьшее количество информации для принятия наилучшего решения. Компетентность – это глубокое и всестороннее знание существа решаемых вопросов.

При огромном множестве самых разнообразных задач, которые возникают в практике, естественно, что одно лицо (начальник) не может быть вполне компетентным по всем вопросам, поэтому для обсуждения и подготовки решений по наиболее важным вопросам в ГПС действует коллегиальные органы (коллегии, научно-технические и научно-методические советы и т. д.). Однако в силу специфики организации системы ГПС большинство решений, подготавливаемых коллегиально, принимается руководителем-единоначальником, и он несет ответственность за их качество и исполнение.

Принятие управленческих решений в ГПС связано не только с хорошим знанием конкретных условий и существа вопроса, но и с обязательным соблюдением соответствующих законов и подзаконных актов. Научная обоснованность управленческих решений в этих условиях полностью совпадает с их законностью, понимаемой как полная основанность на законе и направленность на полную реализацию его требования. Научная обоснованность управленческих решений – это их содействие укреплению законности, являющемуся важнейшей задачей государственного аппарата.

Вариантность решений, возможность выбора наиболее приемлемых альтернатив не противоречит требованию законности, так как сам закон предполагает всестороннюю оценку принимающим решение субъектом конкретной обстановки и самостоятельное принятие им в рамках и на основе закона одного из нескольких возможных вариантов решения.

С законностью тесно связано требование полномочности управленческих решений. Каждое решение должно быть принято субъектом управления, имеющим право на его принятие. Принятие решений в пределах предоставленных полномочий – не только право, но и обязанность каждого руководителя (работника), поэтому недопустимо, когда отдельные работники, стремясь избежать ответственности, уклоняются от этой обязанности, предпочитают, чтобы решения принимались вышестоящими начальниками, или перекладывают свои полномочия на подчиненных.

Важное условие эффективного управления и одновременно требование, предъявляемое к управленческому решению,– это его своевременность. Как правило, эффективность управления тем выше, чем меньше продолжительность периода времени между моментом возникновения задач и принятием решений по ним.

В отдельных случаях при предвидении определенных событий, вероятном возникновении определенных ситуаций могут быть заранее подготовлены типовые решения.

Каждое управленческое решение должно быть конкретным, что означает четкое формулирование поставленных задач, путей и средств их решения. Решение следует адресовать конкретным исполнителям. Важным элементом решения является точно установленный срок исполнения. О командах управления можно судить не только по их содержанию, но и по форме (четкости, ясности выражения мыслей), и чем конкретнее управленческое решение, тем больше уверенности в его успешном выполнении.

Как видно из наименования рассматриваемой функции управления, она складывается прежде всего из двух элементов – подготовки решений и их принятия, хотя иногда в случаях принятия простейших решений проследить эти стадии бывает трудно. При решении относительно сложных, а в особенности проблемных задач, когда необходимо выяснить возможные варианты решения, стадия подготовки хорошо прослеживается не только в целом, но и в составляющих ее подэлементах.

Процесс подготовки управленческих решений можно разбить на следующие стадии-этапы:

– осознание возникшей задачи (проблемы) и определение четкой цели;

– построение на этой основе набора вариантов возможного решения;

– всесторонняя оценка достоинств и недостатков каждого и выбор для принятия наиболее лучшего применительно к конкретным условиям и обстановке.

Одной из объективных предпосылок принятия решений являются постоянно возникающие изменения, поэтому исходным моментом следует считать этап осознания необходимости определенным образом реагировать на происходящие изменения и решать вновь возникающие задачи, что в свою очередь требует правильно оценивать их и определять конкретные цели.

Как известно, содержание процесса управленческой деятельности характеризуется, прежде всего целью, ради достижения которой она осуществляется, поэтому и подготовка управленческого решения, как исходная стадия каждого управленческого цикла, начинается с постановки (формулирования) цели.

После того, как субъектом управления определена задача и цели ее решения, он должен перейти к поиску путей, способов и средств ее достижения. Содержанием этой деятельности является информационно-аналитическая работа, т. е. собирание, обработка и анализ необходимой информации. В этой аналитической работе различаются две стороны, которые условно можно назвать предварительной и основной, или собственно аналитической.

Под собственно аналитической работой понимается анализ собранной информации с целью изучения какого-либо вопроса и выработки решения по нему. Но прежде чем собрать информацию по изучаемому вопросу, необходимо путем логического анализа установить, из чего он складывается, на какие составные части разлагается, с какими другими вопросами связан, т.е. проанализировать структуру вопроса (задачи), установить те основные его стороны и параметры, имея информацию о которых можно рассчитывать на его успешное решение. Следует также определить, какая именно информация (о чем, за какой период и т. д.) в данном случае необходима. Это и следует понимать под предварительным анализом.

Предварительный анализ используется при разработке стационарных систем программированного сбора информации, к нему практически прибегает каждый сотрудник ГПС, берущийся за изучение того или иного вопроса. При этом в ряде случаев можно рекомендовать составление письменного перечня всех необходимых позиций в виде простейшей справки или вопросника. Это, во-первых, предостережет от возможных упущений и позволит рассмотреть вопрос всесторонне, во-вторых, обеспечит более полный сбор только необходимой информации и, в-третьих, облегчит ее предварительную обработку.

В практике аналитической работы надо иметь в виду и следующее условие. Учитывая общность и тесную связь многих вопросов практической деятельности, собрав информацию, необходимую для решения одного вопроса, надо посмотреть и оценить возможности ее использования для изучения других.

После определения программы сбора информации важно определить, где, откуда и каким путем можно ее получить.

Наблюдение является источником любого знания и практически используется всеми сотрудниками органов ГПС при ознакомлении с положением дел на местах, при изучении обстановки на обслуживаемой территории или участке и решении других задач. Это метод служит также задачам сбора предварительного материала для уточнения выдвигаемых управленческих гипотез. Наиболее распространенным методом собирания информации в практике ГПС является изучение различного рода документальных материалов.

По этому методу, т. е. путем изучения и обработки различных документов (отчетов, справок, текущей переписки, материалов конкретных дел и т. а.) сможет быть успешно осуществлено собирание информации по заранее подготовленным программам. Используемый для сбора информации метод опроса (анкетирование, интервьюирование) особенно широко применяется в социологических и криминологических исследованиях. Близким к нему является метод экспертных оценок, заключающийся в выявлении мнений специалистов и отдельных категорий сотрудников. Достоинство этогоспособа состоит в том, что он позволяет получить данные, которые не содержатся в других источниках, и поставляет информацию, отражающуюв определенном смысле общественное мнение.

Обработка и анализ информации, собранная информация должна быть соответствующим образом обработана и изучена. На этом этапе происходит Практическая оценка обстановки, уяснение исходного положения, складываются выводы и осуществляется подход к конструированию различных вариантов решения (возможного действия). Опытный руководитель при конструировании решения прежде всего обращается к вариантам, ранее употреблявшимся в ситуациях, аналогичных или схожих с той, которая перед ним возникла, т. е. своего рода репертуару, или, если невозможно принять решение на «репертуарной» основе, обращается к поиску новых альтернатив.

Научный подход к решению сложных, проблемных задач управления, когда необходимо одновременно учесть действие разнообразных факторов экономических, социальных, юридических, психологических и др., предполагает овладение методологией научно-исследовательской работы. Практика выработки управленческих решений в ГПС должна взять на вооружение арсенал современных научных методов решения управленческих задач.

Основные требования, предъявляемые к управленческим решениям в органах ГПС

Большое разнообразие управленческих решений, принимаемых органами ГПС, не исключает ряда предъявляемых к ним общих требований:

1. Научная обоснованность. Решение должно приниматься с учетом действия экономических социальных и других законов, анализа ситуации и на основе достоверной информации.

2. Согласованность. Решения должны быть согласованы с ранее принятыми и уже действующими не должны противоречить общим решениям.

3. Правомочность. Руководитель должен принимать решение только в пределах своих прав.

4. Ясность. Форма изложения решения должна быть однозначной, краткой, но не противоречить полноте содержания.

5. Полнота. УР должно содержать цель, основные пути и средства ее достижения, взаимодействие подразделений, контроль и сроки исполнения решения.

6. Своевременность. Решение необходимо принимать именно в тот момент, когда этого требует оперативная обстановка.

Важным условием обеспечения научной обоснованности решений, принимаемых в органах ГПС, является компетентность руководителя органа, его профессионализм. При подготовке решений руководитель, как правило, обязан привлекать к обсуждению вариантов решений представителей тех служб и подразделений, которые наиболее компетентны в рассматриваемых вопросах и которым предстоит организовывать исполнение принимаемого решения.

При нарушении требований, предъявляемых к решениям, может возникнуть вопрос об их действительности. Такие решения могут быть ничтожными и оспоримыми.

Ничтожными являются решения, которые вследствие своей незаконности не могут порождать и не порождают юридических последствий.

Оспоримыми называются решения, которые подлежат исполнению, но могут быть оспорены заинтересованными органами или лицами. Однако до признания решения недействительным оспоримое решение подлежит исполнению.

В государственном управлении существует презумпция правильности решений, т.е. предполагается, что решение принято с соблюдением всех юридических и иных требований и обязательно для тех, кому оно адресовано.. Основаниями отмены решений могут быть: незаконность решения; практическая нецелесообразность; необходимость замены устаревшего решения новым и др. По этим же основаниям могут производиться и изменения решений, а также поправки и дополнения.

От отмены решений следует отличать их приостановление. Последнее означает официальное временное прекращение действия решения до рассмотрения его компетентным органом.

Стадии подготовки и принятия решений в органах ГПС

Процесс выработки и реализации решения может быть представлен в виде схемы:

- постановка проблемы;

- анализ исходной информации о состоянии объекта исследования и внешней среды;

- выявление, структуризация и ранжирование проблем принятия решения;

- формирование цели(к целям предъявляются требования конкретной формулировки и количественной характеристики

- подготовка вариантов (проектов) решения, выявление полного перечня альтернативных решений;

- выбор окончательного варианта (принятие решения), документальное оформлении;

- определение этапов, сроков и исполнителей принятого решения;

- обеспечение работ по выполнению решения, выбор рационального метода работы, подбор кадров, определение методов стимулирования;

- выполнение решения, проведение оперативного контроля за реализаций решения.

Однако следует иметь в виду, что на процесс подготовки и принятия решений органами ГПС так же, как и другими субъектами управления, оказывают влияние многие факторы:

1) содержание проблемы, подлежащей разрешению,

2) сложившаяся обстановка,

3) кадровые и материальные ресурсы,

4) организационные, временные, психологические и иные факторы.

В связи с этим не может быть установлена жестко запрограммированная процедура подготовки и принятия решений. Одним словом, для разрешения каждой конкретной ситуации или проблемы приведенная структура процесса принятия решения интерпретируется по-своему.

Выявление и формулирование проблемы. Подготовка решения начинается, как видно из приведенной выше структуры процесса принятия решения, с выявления проблемы и определения вытекающих из нее целей и задач. В сфере ГПС ввиду большой динамичности общественных отношений непрерывно возникают различные проблемы, противоречия, требующие своего разрешения. Это обусловливает трудности в правильной оценке степени важности и перспективности возникающих проблем и, следовательно, в определении очередности их разрешения.

Выявление проблемы связано со множеством факторов как объективных, так и субъективных, с выявлением относительной значимости каждого из них.

В качестве объективных выступают такие факторы, как оперативная обстановка, материально-техническая оснащенность органа ГПС, уровень подготовки кадров и т.д.

Субъективные факторы определяются способностью руководителя органа находить с помощью специалистов оптимальный вариант использования имеющихся сил и средств, его умением организовать коллектив, развить творческую инициативу сотрудников органа и т.д.

Выявленная проблема подлежит формулированию.

Формулировка проблемы может происходить по инициативе самогоруководителя органа, когда исходным пунктом является ситуация, требующая разрешения, а также по указанию вышестоящего органа, предписывающего разрешить проблему.

Так или иначе практическим выходом первой стадии принятия решения должна быть четкая и ясная формулировка проблемы с указанием цели ее решения, под которой понимается желаемое состояние системы управления, отличное от существующего.

Сбор и анализ информации для решения. Выявление проблемы предполагает сбор и использование информации. Речь идет прежде всего об информации, собираемой и обрабатываемой регулярно в порядке обратной связи при осуществлении функций учета и контроля за деятельностью объекта управления, а также информации, поступающей из внешней среды, т.е. среды функционирования органа ГПС. Кроме того, используется информация, которая собирается и обрабатывается специально для подготовки отдельных решений.

На основе обработки и анализа текущей информации, как правило, принимаются решения по вопросам оперативного управления. Что касается перспективных решений, то они принимаются на основе специально собираемой и обрабатываемой информации. Часть такой информации может содержаться в памяти работников органа ГПС, готовящих проект решения, а также в имеющихся документах, другую часть информации нужно целенаправленно собирать.

Сбор информации в целях принятия решения производится посредством применения различных методов:

- использование имеющейся учетно-статистической информации;

- изучение документов (отчетов, справок, актов проверок, обследований и т.п.);

- производство запросов по специально разработанным формам;

- личное наблюдение за состоянием объекта управления и личное ознакомление с результатами работы;

- проведение бесед со специалистами и иными работниками;

- опрос экспертов;

- социологические исследования и др.

Собранная по проблеме информация подвергается обработке и анализу с помощью различных методов:

- сравнения,

- аналогии,

- обобщения,

- индукции и дедукции и других методов.

Если информация формализуется, то используются количественные методы ее анализа, при этом используется ЭВМ, применяются математические и иные методы.

Подготовка вариантов (проектов) решения. На основе собранной информации и ее анализа составляется проект решения. Предварительные наметки (контуры) вариантов проектов решений рождаются еще на стадии анализа информации. Эти наметки получают свое развитие в ходе их специальной разработки (оценки, сравнения и т.п.). На этой стадии важно определить оптимальное количество вариантов. В процессе отбора вариантов необходимо руководствоваться соответствующими критериями, которые определяются на основе цели, сформулированной на стадии выявления проблемы. При разработке вариантов проектов решений могут браться за основу ранее принятые решения, если задачи и обстоятельства, при которых было принято решение, совпадают с задачами и обстоятельствами, в которых предстоит принять новое решение.

На рассматриваемой стадии более полно формулируются цели, задачи и содержание проекта решения. Определяются пути и средства достижения намеченных целей. Учитываются имеющиеся возможности (силы, средства, финансовые и иные ресурсы, фактор времени и др.) фактической реализации решения. Прорабатываются вопросы взаимодействия и координации между органами, службами, подразделениями, группами, сотрудниками. Оцениваются возможные последствия принятия того или иного варианта проекта. Особенно это необходимо при решении сложных перспективных вопросов управления.

Для получения экспертных оценок могут создаваться рабочие группы или временные комиссии, различного рода советы и совещания. Мнения экспертов могут быть выявлены посредством их опроса с помощью анкет-вопросников и получения от них обобщенного заключения (метод “Дельфи”). Опрашиваемые эксперты и специалисты дают оценку вариантов решений.

Выбор окончательного варианта (принятие решения). Вслед за разработкой вариантов проектов решений наступает выбор наилучшего, оптимального варианта. На данной стадии подготовленные варианты подвергаются сравнительному анализу. После оценки каждого варианта проекта решения производится выбор, т.е. принятие решения. И на этой стадии может оказаться два и более варианта. Окончательный вариант избирает руководитель органа.

Важным условием принятия оптимального решения является создание в органе деловой обстановки, которая стимулировала бы всех участников процесса выработки решения к активной и целенаправленной работе. Задача руководителя состоит в том, чтобы вовлечь в выявление и разрешение проблемы коллектив органа, сформировать коллективное мнение, готовность к единому целенаправленному действию всех работников органа.

На качество решения оказывает влияние способ его принятия - единоличный или коллегиальный. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Принятие управленческих решений в органах ГПС в коллективном порядке не имеет широкого распространения.

Рассматриваемые стадии свойственны процедуре подготовки и принятия управленческих решений стратегического или тактического характера. Принятие же оперативных решений на уровне управления, отряда ГПС, нижестоящих подразделений и служб органов ГПС производится по упрощенной процедуре, нередко исключающей, скажем, подготовку нескольких вариантов проектов решений, коллегиальное обсуждение.