Основное содержание темы

1. Основные направления совершенствования состава и форм документов органов ГПС.

Одним из важных факторов, определяющих эффективность организации работы с документами, является их унификация. В 1988 году Главным архивным управлением утверждена ГСДОУ – наиболее полный межотраслевой документ по организации ДОУ, изданный в 1990 г.

ГСДОУ. Основные положения.

Общие требования к документам и служба документационного обеспечения представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

В ГСДОУ определены важнейшие вопросы постановки документационного обеспечения управления, делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях.

Очевидно, что в развитие основных положений ГСДОУ должны разрабатываться нормативные и методические документы МВД России и ГПС МВД России по вопросам ДОУ, делопроизводства, которыми руководствуются все должностные лица ГПС при работе с документами.

Основная цель ГСДОУ:

- упорядочение документооборота;

- сокращение количества и повышение качества документов;

- создание наиболее благоприятных условий для применения современных технических средств технологии сбора, обработки, анализа информации;

- совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждения, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

ГСДОУ освещает следующие важные вопросы:

1. Документирование управленческой деятельности:

- состав управленческих документов;

- унификация и стандартизация управленческих документов (правила оформления реквизитов документа, правила оформления машиночитаемых документов и машинограмм);

- составление текстов управленческих документов.

2. Организация работы с документами:

- организация документооборота;

- информационно-поисковая система по документам;

- контроль исполнения документов;

- подготовка документов к передаче в ведомственный архив.

3. Механизация и автоматизация работы с документами:

- состав комплектов средств механизации и автоматизации работ с документами;

- применение средств механизации;

- автоматизация работы с документами.

4. Служба ДОУ:

- задачи и структура службы ДОУ;

- нормирование труда работников службы ДОУ;

- организация рабочих мест и условия труда.

В ГСДОУ даны:

- перечень межотраслевых унифицированных систем документации;

- перечень ГОСТов;

- перечень общероссийских классификаторов технико-экономической информации;

- примерный перечень документов, подлежащих утверждению;

- примерный перечень документов, на которых гербовая печать;

- правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм;

- форма номенклатуры дел;

- перечень нормативно-методических документов для определения сроков хранения документов;

- перечень типовых сроков исполнения документов;

- форма обложки дел постоянного и долговременного хранения;

- типовые задачи, функции и права службы ДОУ.

Положения ГСДОУ внедряются в деятельность органов ГПС, в практику документационного обеспечения путём разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству (ДОУ), методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и формы управленческих документов.

Использование УСОРД способствует более оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных ресурсов на работу с организационно-распорядительными документами, повышению качества их составления, сокращает объём документооборота.

При этом виды документов ОУиП ГПС определяется табелем документов, утверждённым руководителем (Приказ №150 п.58).

Табель документов разрабатывается в целях сокращения количества форм документов.

ТД- это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации его функций и задач, содержащий характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и порядка прохождения. В ТД включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

Для разработки табеля форм документов, применяемых в органах ГПС, создаётся рабочая группа, включающая работников-специалистов по основным направлениям деятельности органа ГПС.

Разработка и заполнение ТФД проводится в два этапа:

1) выявляются условия, определяющие процессы документирования и полный перечень применяемых документов, что достигается путём изучения юридических оснований документирования (документов, регламентирующих вопросы работы с документами, нормативных правовых актов МЧС России).

По результатам этого этапа работы в каждом органе ГПС составляется список создаваемых управленческих документов.

2) анализ технологии полготовки и прохождения выявленного комплекса документации на 1-ом этаже.

Табель оформляется в табличной форме на листках формата А3. После заполнения табель подписывается руководителем службы ДОУ органа ГПС и утверждается руководителем органа ГПС. Копии (выписки) соответствующих разделов табеля выдаются в структурных подразделениях ГПС.

Запрещается создавать документы не указанные в табеле.

Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой ДОУ. Внесение новых форм документов в табель производится в установленном порядке руководителем органа ГПС. При необходимости на основе табеля создаётся Альбом форм документов органа ГПС, включающий в себя формы наиболее часто создаваемых документов.

В Альбом включается только формы документов, прошедшие унификацию, т.е. в которых проведено разделение постоянной и переменной информации, унифицирован текст путём приведения его к трафарету, анкете или таблице, установлено стабильное расположение реквизитов.

Для удобства применения, в Альбоме, формы документов могут группироваться по разделам, соответствующим определённым видам (направлениям) деятельности подразделения ГПС или по видам документов.

Применение Альбома форм документов обязательно при использовании в органах ГПС автоматизированной системы подготовки документов, т.е. оперативного создания документов на основе заранее введённых в память ПЭВМ образцов.

2. Организация служб документационного обеспечения управления в органах ГПС.

Важное место в совершенствовании делопроизводства в органах ГПС принадлежит специально создаваемым структурным подразделениям СДОУ, которые находятся в непосредственном подчинении руководителей органов ГПС.

СДОУ в системе МВД представлена:

- в Аппарате Министерства внутренних дел:

- общий отдел

- второй отдел (специальный) – шифро-телеграммный

- третий отдел (организационно- режимный)

- четвёртый отдел (по работе с письмами граждан)

- в ГУГПС МВД России – секретариат;

- в УГПС субъектов РФ – канцелярии;

- в подразделениях ГПС – заведующий делопроизводством, секретарь-машинистка.

Штатная численность и наименование должностей СДОУ в органах ГПС определяется по приказу МВД России №676 от 18.02.93 г. Численность работников СДОУ устанавливают с учётом объёма документооборота и общей численности сотрудников органа ГПС:

HД=0,00016Д0,98Р•0,1

где 0,00016 – постоянный коэффициент, характеризующий средний уровень производительности труда работников СДОУ в министерствах и других учреждениях;

Д – объём документооборота;

Р – общая численность сотрудников органа ГПС.

Регламентация работ СДОУ и их работников должна обеспечиваться определённой системой документов:

1. Положение о службе ДОУ (прилож. 12 ГСДОУ);

2. Должностная квалификационная характеристика (должностная инструкция).

Положение о СДОУ разрабатывается в установленном порядке, в котором отражаются следующие разделы:

- общие положения;

- цели и задачи СДОУ;

- права и ответственность СДОУ;

- взаимоотношения СДОУ с другими структурными подразделениями.

Основная цель СДОУ – организация, руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи СДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования;

- организация работы с документами;

- сокращение документооборота, количества и форм документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления, новых информационных технологий документационного обеспечения управления (см. ГСДОУ. Общие требования к документам и службам ДОУ.-М.1991).

Положение о секретариате (СДОУ), должностные инструкции его работников разрабатываются в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству и порядку работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчинённых подразделениях МВД России». Положением о подразделениях МВД и утверждаются его руководителем.

Основные обязанности, возлагаемые на работников секретариатов, определены п.7 Приказ №150.

Необходимость и значение секретарской деятельности.

Расширение масштабов деятельности органов ГПС и их руководителей, усложнение выполняемых задач предполагают, что они должны больше заниматься решением стратегических задач и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчинённым. Незаменимым помощником руководителя в его разносторонней деятельности является секретарь.

Качество и эффективность работы органов У и П ГПС во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением чётко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.

Важным фактором успеха в работе секретаря является его умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения и какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам. Именно это отличает работу секретаря руководителя от работы обычной канцелярии.

Секретарь – личный представитель своего руководителя.

Рациональное изменение технологии управления связано с его автоматизацией и это позволяет автоматизировать многие функции секретаря при помощи специального программного обеспечения. Использование ПЭВМ значительно ускоряет проведение операций по подготовке и обработке документов, помогает эффективнее организовывать рабочее время руководителя и самого секретаря, обеспечивает недоступные ранее возможности по передаче данных через модемные устройства, считывание информации с печатных документов, обработке одновременно нескольких документов.

Перспективы в деятельности органов ГПС отрываются в связи с развитием системы Интернет – глобальной компьютерной сети.

Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые выполняет секретарь по документационному обеспечению деятельности органа ГПС и его руководителя и по «бездокументному» обслуживанию его работы: телефонные переговоры, приём посетителей, организация проведения совещаний и т.п.

При характеристике секретарской деятельности в первую очередь акцент делается на документах организационно-методической направленности – должностных и обучающих и инструкциях, порядок разработки и утверждения которых рассмотрены выше.

3. Механизация и автоматизация делопроизводственных операций и защите документной информации.

Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путём делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документационной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами и повышение качества работы с документами достигается различными путями.

Наиболее эффективный путь – это внедрение в практику делопроизводственной деятельности органа ГПС технических средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники.

Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать практически все процедуры технологического процесса обработки документов.

Состояние рынка оргтехники в России оказывает существенное влияние на характер оборудования (оснащённости) рабочих мест сотрудников органов ГПС, в том числе и Служба ДОУ.

Классификация средств спецтехники:

1. Носители информации:

- носители информации на бумажной основе не светочувствительные;

- носители для репрографических процессов (термобумага, фотоплёнка, калька, бумага для электроискрового копирования);

- микроносители визуальной информации;

- звуконосители;

- видео носители;

- магнитные носители для записи кодирования информации и др.

2. Средства составления и изготовления документов:

- ручные пишущие средства;

- пишущие машинки;

- диктофонная техника;

- принтеры ПЭВМ;

- графопостроители;

- специальные программные продукты для ПЭВМ.

3. Средства репрографии и оперативной полиграфии:

- средства фотокопирования;

- средства диадокопирования;

- средства электрофотографического копирования;

- средства термографического копирования;

- средства микрографии;

- средства ризографического копирования (дупликаторы);

- машинки для трафаретной печати;

- оборудование для оперативной офисной печати.

4. Средства обработки документов:

- фальцевальные и резательные машины;

- скрепляющее и склеивающее оборудование;

- конвертовскрыватели;

- машина для нанесения защитных покрытий на документы (лакокрасочные станки и др.);

- адресовальные и штемпельные машины;

- машины для уничтожения документов и др.

5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов:

- папки, шкафы, стеллажи;

- картотеки и картотечное оборудование;

- лифтовое оборудование;

- транспортёры и конвейеры;

- пневматическая почта;

- оборудование для хранения носителей информации.

6. Средства электросвязи:

- средства и системы стационарной мобильной телефонной связи;

- средства и системы телеграфной связи;

- средства и системы факсимильной передачи информации;

- электронная почта.

7. Банковская оргтехника:

- машины для счёта купюр;

- детекторы банкнот;

- машины для упаковки денег;

- банкоматы.

8. Другие средства оргтехники:

- сканеры;

- компьютерные аксессуары.

9. Офисная мебель и оборудование.

Применение различных средств оргтехники в деятельности органов ГПС позволяет механизировать и автоматизировать отдельные операции по работе с документами.

Применение автоматизированных систем при обработке сведений по документам осуществляется по следующим направлениям:

- автоматизация документационных процессов в Аппарате Министра МВД;

- автоматизация документационных процессов в подразделениях Министерства (ГУГПС);

- автоматизация документационных процессов в других подразделениях системы МВД, в том числе и ГПС.

(раздел XI приказа МВД РФ №150)

Состав и направления защиты документной информации

в органах ГПС

В современных условиях деятельности органов ГПС возникает необходимость осуществления мероприятий по защите информации от несанкционированного доступа.

Ценную конфиденциальную деловую информацию, как правило, содержат:

- личные дела сотрудников ГПС;

- штатные расписания и другие сведения ограниченного характера.

Основные направления защиты документной информации:

1. Ограничение доступа.

2. Установление грифа конфиденциальности сведений (ДСП, секретно, совершенно секретно, особой важности).

3. Техническая защита.

Вопросы для контроля:

1.Назовите основную цель ГСДОУ

2. Из каких этапов состоит разработка и заполнение ТФД.

3. Какими документами должна обеспечиваться регламентация работ СДОУ и их работников

4. Перечислите классификацию средств спецтехники