Правила оформления адреса

На документе, отправляемого в учреждения указывается адресат (наименование учреждения, структурные подразделения, должность, ФИО) Все указания следует писать с новой строки. При адресовании необходимо соблюдать следующие правила:

1.Если документ адресовывается в учреждение или его структурные подразделения, то наименование указывается в именительном падеже.

2. Если должностному лицу - наименование организации пишется в именительном падеже, а наименование должности и ФИО – в дательном.

3. Если руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном падеже (ректору БрГТУ)

4. Когда письмо одного содержания отправляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресант-автор письма.

5. На одном документе разрешается указывать не больше 4 адресатов, если больше 4 адресатов, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только 1 адрес. Слово «копия» перед 2,3… адресатом не указывается. Адресат может быть обозначен обобщенно, если документ рассылают в несколько организаций (одноименных). Адресат располагается в верхнем правом углу документа. При указании в адресате почтового адреса он пишется последним в соответствии с правилами установленными организацией связи. В связи с введением в действие изменения №5 и ГОСТ 34.83 «Конверты почтовые. Технические условия» Приказом связи министра РБ от 12.08.97г устанавливается следующий порядок почтовых отправлений: в адресе получателя пишется в начале ФИО или наименование предприятия. Если отправление адресовано в столицу или обл.центр, то далее в адресе указывается наименование улицы, № дома, кв., почтовый индекс, название города и № отделения связи осуществляющего доставку.

При адресовании документа за пределы республики (страны СНГ) дописывается название страны.

Правила датирования документа

Обязательным реквизитом каждого документа является его дата.

Для оформления даты есть 2 способа:

1. Буквенно-цифровой (2 октября 1991г)

2. Цифровой (07.11.1991)

Чаще применяется цифровой способ, при котором все части даты обозначаются арабскими цифрами, разделенными точками.

Кроме основной даты в обязательном порядке датируется на документе все отметки: резолюция, визы, регистрация, контроль и исполнение (только цифровой).

В финальном документе – буквенно-цифровой.