Правила размещения и оформления приложений

Нередко служебные документы имеют приложения, разъясняющие отдельные вопросы основного документа.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложений указывают полное название приложения с указанием количества листов и экземпляром.

Пример:

Приложение: План мероприятий на 3-х л. в 2-х экз.

Если приложение упоминается в тексте, то в отметке о приложении указывают только количество листов и экземпляров.

Пример:

Приложение: в 3-х л., в 2-х экз.

Если приложений несколько и они не упоминаются в тексте, то они нумеруются арабскими цифрами с точкой, приводится название каждого приложения, количество листов и экземпляров.

Если к документу прилагается документ, который сам имеет приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо по архивам и делопроизводству РБ от 10.12.1996 №1-28/20 и приложение к нему, всего на 6-ти л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 3-х л. в 2-х экз. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Указания о наличии приложения помещаются под текстом перед реквизитом подпись. Слово «Приложение» пишут, не отступая от границы левого поля листа документа строчными буквами, кроме заглавной, а слово листы и экземпляры сокращённо.

Документы приложения оформляются на стандартной формой бумаге и должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа; заголовок; дату, подпись.

На приложениях в верхнем правом углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом.

Пример: Приложение

к письму

03.01.1997 №1-24/80

На приложении к распорядительному документу также в верхнем правом углу документа следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его номера и даты.

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу, на них представляют порядковые номера арабскими цифрами, причём знак номера приложения не ставится.

Пример: Приложение 2

к приказу директора завода

02.10.1996 №152