2015-02-04
387
Документооборот (ДО) - процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их составления и получения до исполнения или отправки.
Различают потоки: исходящих, входящих и внутренних документов. Для каждого из этих потоков создаётся своя схема движения документов.
Осн. задача организации ДО – это обеспечение оперативности движения документа, т.е. обработки и сохранности.
Поэтому одним из основных принципов орг-ии ДО явл. прямоточность.
В зависимости от концентрации работы с док-ми использ. с-мы ДО: централизованную; децентрализованную; смешанную.
Централизованая с-ма предусматривает сосредоточение делопроизв-ва в одном подразделении или у секретаря руководителя.
При децентрализ-й с-ме операций распределяется по подразделениям, где их выполн. возлагается на секретарей отделов.
При смеш. – работа с документами распред-ся между секретарями, рук-ми, секретарями отделов и т.д.
Определяющей для организации делопроизв-ва явл. работа с входящими и исходящими документациями, которые включают след.операции: приём; регистрация; исполнение; контроль исполнения; отправление.
Приём входящей корреспонденции состоит в проверке правильности и доставке по адресу, сохранности вложений и поставки с указанием даты поступления.
Регистрация состоит в записи необход. сведений, в соотв. журнал и проставления на документах делопроизводственного индекса и даты. При направлении докум. на исполнение вопрос об исполнении реш-ся руководителем. Докум. вышестоящ. орг-й, требующие решения руководителей, направляются ему, а остальные – к конкретным исполнителям.
Контролю подлежат все виды докум.: входящ., исход., внутр. Контроль осущ. руководитель подразделений, секретарь.
Срок исполн-я устанавливается руководителем и исполняется с момента поступления документа. А контроль – с момента постановки на левом поле док-та штампа «контроль» или буквы «к». Об исполнении док-та на них делается отметка. Снять док. с контроля может только лицо, поставившее его на контроль. Не использованные документы должны храниться у исполнителей в спец. папках. Их хранение на столах не в папках или в незакрытых ящиках запрещается. При уходе в отпуск, командировку или отъезд исполнители обязаны передать хранящ-ся у них документацию др. лицам.
Отправка док. включает: проверку правильности их составл.; оформление; адресование. Дата на бланке док-та должна соотв. дате его отправки.
Хранение док-ов: Дела, законченого делопроизв-ва в теч. 1 года хранятся в структ-ых подразделениях, а затем перед-ся в архив учреждения. Отбор док. на хранение и уничтожение осущ. постоянно действующими экспертами, которые назначаются руководителями. Различают хранение: кратковременное (1, 3, 5 лет); длительное (10, 25, 40 лет); постоянное. Док. по личному составу хранятся 40 лет.
