Цель работы2

Данная лабораторная работа предназначена для приобретения начальных навыков работы по созданию форм и отчетов в реляционной базе данных, а именно:

а) построение автоформы и автоотчета,

б) знакомство с режимом Мастеров формы и отчета,

в) знакомство со структурой формы и отчета в режиме Конструктора,

г) изучение приемов работы со связанными записями, объектами OLE,

д) знакомство с приемами создания оболочек для баз данных.

Назначение формы

Такие объекты базы данных, как формы, предназначены в первую очередь для работы одновременно только с одной записью. Формы избавляют от неудобств, которые неизбежно возникают при работе с таблицами и запросами, имеющими большое количество полей. В режиме формы можно всё внимание уделить одной записи, не пользуясь прокруткой для поиска нужного поля в длинной чреде столбцов таблицы, а имея перед глазами всю информацию, например, по конкретному студенту или преподавателю. Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, с которых происходит ввод данных – анкет, заявлений, ведомостей и т.п.

Как и другие объекты Access, формы можно создавать вручную или автоматически, причем, несколькими способами. Если при изучении таблиц и запросов целесообразно было не пользоваться автоматическими средствами, то с формами дело обстоит несколько иначе. Они состоят из многочисленных элементов управления, и от того, насколько аккуратно эти элементы расположены на экране, зависит внешний вид формы. Автоматические средства позволяют создавать аккуратные формы и не задают пользователю лишних вопросов. Поэтому работу лучше начинать с них.

Использование автоформы

Автоформы – самый простой вид автоматических форм. Автоформа помещает в новую форму все без исключения поля исходной таблицы или запроса. Для нашей базы данных Факультет автоформу можно использовать для ввода новых записей. Допустим, необходимо в базу данных ввести данные об абитуриентах, успешно сдавших вступительные экзамены и зачисленных на I курс. Номера студенческих билетов начинаются с цифры 3‑01 и т.д. Создав автоформу, введите в таблицу несколько (пока не больше 1 – 2) новых записей с данными о студентах вашей группы, разделив их по вашему усмотрению на 2 группы. Для 2003/2004 учебного года это будут студенты групп А-3, Б-3.

ЗАДАНИЕ 16. Добавление в базу данных записи, используя
автоформу

1. Открыть вкладку Формы в окне базы данных и щелкнуть на кнопке Создать – откроется окно Новая форма (рис. 39), в котором доступно несколько вариантов форм.

Рис. 39. Диалоговое окно Новая форма предлагает разные способы

создания формы

2. Из списка, предложенного в окне Новая Форма, выберите подходящий тип автоформы (например, форма «в столбец») и щелкните на нем.

3. Из раскрывающегося списка, расположенного в нижней части окна, выберите имя таблицы или запроса, для которых вы хотите создать форму, и щелкните на нем, а затем – щелкните на кнопке ОК. В данном случае выберите таблицу Учетная карта.

4. На экране появится выбранный вами вид формы, и, если в таблице уже имеются записи, в форме появятся данные. Используя клавиши прокрутки <PageUp>, <PageDown>, можно просматривать каждую запись.

5. Пролистайте все записи до конца, пока в форме не появится пустая (новая) запись. Или нажмите кнопку в строке Запись (внизу формы), чтобы сразу перейти к новой записи. Введите в нее данные об одном студенте.

6. Для перехода к следующей записи щелкните на кнопке в строке Запись. Таким образом введите еще одну-две записи.

7. Сохраните форму с именем Учетная карта.

8. Перейдите в окно Таблицы, откройте таблицу Учетная карта и убедитесь, что в таблице появились новые записи.

9. Для того, чтобы ввести фамилии первокурсников в таблицу Ведомость, создайте запрос Новые студенты, в котором бы выводились фамилии этих студентов. Критерий отбора выберите самостоятельно: им может быть номер студенческого билета, начинающийся с цифры «3», или номер группы, заканчивающийся на «3». В случае первого выбора, можно порекомендовать поработать с функцией VAL(Nst), которая переведет символьное значение номера в числовое значение, тогда выбор можно будет реализовать сравнением с числом, например, для 2003/04 учебного года это 300.

10. Откройте запрос Новые студенты и таблицу Ведомость и выведите их на экран Слева направо. Затем, используя буфер обмена, введите фамилии новых студентов в таблицу Ведомость.

11. На основе таблицы Учетная карта создайте ленточную автоформу и оцените, какой вид формы удобнее для работы с данной таблицей.

Создание форм с помощью Мастера

Формы и отчеты довольно сложные структуры баз данных, поэтому, обычно, их создают в режиме Мастера и дорабатывают в режиме Конструктора. В отличие от автоформы, Мастер создания форм готов учесть пожелания пользователя при выборе полей, макета и стиля отображения будущей формы. Мастер, кроме того, позволяет создавать формы, в которых представлены поля из нескольких таблиц. В качестве примера, осуществим добавление записей в таблицы Учетная карта и Ведомость. Эта форма избавит от необходимости заполнять поля таблицы через буфер обмена.

ЗАДАНИЕ 17. Добавление в базу данных записей, используя форму, созданную с помощью Мастера

1. В окне Формы окна базы данных щелкните на кнопке Создать, чтобы вызвать диалоговое окно Новая форма. В нем выберите Мастер форм.

2. Выберите из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицу Ведомость. Список в области Доступные поля заполнится полями указанной таблицы (рис. 40).

Рис. 40. В окне Мастера форм можно выбрать для будущей формы поля
из нескольких таблиц

3. Используя кнопку со значком или щелкнув дважды на имени поля ФИО, переместите его в список Выбранные поля.

4. Для включения полей из таблицы Учетная карта выберите ее имя из раскрывающегося списка. Все поля этой таблицы можно перенести за один раз, если нажать на кнопку со значком .

5. После того, как выбраны нужные поля, нажмите кнопку Далее. Новое окно Мастера предлагает выбрать внешний вид формы. Выберите тип В один столбец.

6. Следующее окно Мастера предлагает выбрать стиль для формы. Щелкнув по одному из стилей, можно предварительно просмотреть их, прежде чем выбрать наиболее подходящий. Нажав на кнопку Далее, перейдите к заключительному этапу создания формы – откройте форму для предварительного просмотра, дайте форме название Учетная карта1 и щелкните на кнопку Готово. Мастер, создавая формы, автоматически присваивает им имена такие же, как и у таблиц. Если понадобиться изменить название, можно воспользоваться командами меню Правка > Переименовать.

7. Новая форма похожа на ту, что была создана в ЗАДАНИИ 16, но у нее есть дополнительное поле ФИО из таблицы Ведомость (рис. 41). Теперь вводите данные.

8. Перейдите к новой записи (кнопка ) и введите значение в поле ФИО таблицы Ведомость. Обратите внимание, как только вы нажмете клавишу Enter, в поле ФИО таблицы Учетная карта появилась та же запись. Таким образом, вводя данные в ключевое поле одной таблицы, используя построенную форму, вы одновременно вводите эти же данные в другую таблицу, связанную с ней по этому полю.

Рис. 41. В форме Учетная карта1 два поля ФИО из разных таблиц

9. Дополните список I курса еще 4 – 5 студентами вашей группы. Перейдите к просмотру таблиц и убедитесь, что в них появились новые записи.

Конструктор форм

Если внешний вид формы далек от совершенства, заголовки полей оказались усеченными и еще многое в форме требует доработки, внести изменения в макет формы можно в режиме конструктора форм. С формой можно работать в 3-х режимах. Переключение режимов можно осуществить через меню Вид, или через панель инструментов (рис. 42).

Рис. 42. Варианты представления формы

В режиме Конструктора возможно создание и изменение любых элементов формы. Для проверки "поведения" элемента необходимо переключится в режим Формы. Режим Таблицы используется для табличного отображения источника записей формы (Элементы формы, такие как: кнопки, заголовок и примечание формы, рамки объектов, в этом режиме на экран не выводятся).

Структура формы

Структуру формы составляют ее разделы, а разделы содержат элементы управления. Самый простой способ познакомиться с разделами формы состоит в том, чтобы посмотреть устройство уже готовой формы, например, Учетная карта, в режиме Конструктора (рис. 43). Рядом с формой в этом режиме открывается панель элементов, содержащая заготовки и инструменты для создания элементов управления формы.

В структуре формы видны три раздела: раздел заголовка формы, область данных и раздел примечания формы. В нашем случае заполнена только область данных.

Все, что содержится в области данных, является элементами управления. В форме Учетная карта присутствуют элементы управления только двух типов: связанное поле (то, что в него вводится, поступает и в одноименное поле таблицы, на базе которой создана форма) и присоединенная надпись (называется так, поскольку перемещается вместе со своим элементом управления). В данном случае содержание присоединенной надписи совпадает с названием связанного поля, но это можно изменить.

Фоновый рисунок, лежащий под элементами показывает размер рабочего поля. Размеры разделов и размеры рабочего поля можно менять методом перетаскивания.

Рис. 43. Структура формы в режиме Конструктора. 1– панель элементов,
2 – связанное поле, 3 – присоединенная надпись, 4 – фоновый рисунок

Создание и редактирование связанных записей

Редактирование форм состоит в создании новых или изменении имеющихся элементов управления, а также в изменении их взаимного расположения. Усовершенствуем созданную Мастером форму Учетная карта1: дадим ей название, изменим границы связанных полей и названия присоединенных надписей.

ЗАДАНИЕ 18. Усовершенствование вида формы Учетная карта1

1. Создание надписи к форме. Откройте форму в режиме Конструктора. Перетащите вниз разделительную границу между заголовком и областью данных. Щелкнув на значке (Надпись) панели элементов, а затем на форме, получите текстовую рамку, в которую введите текст Учетная карта студента.

2. Для форматирования элемента выделите объект, щелкнув по нему мышью. При выделении элемента управления вокруг него появляется рамка с восемью маркерам (по углам и по центрам сторон рамки). Рамку можно сжимать или растягивать методом протягивания границ. При наведении на маркер указатель мыши меняет форму, принимая изображение открытой ладони. В этот момент рамку можно перемещать.

Когда объект выделен, измените параметры шрифта, размера, выравнивание текста Надписи, доступные через панель инструментов «Форматирование».

3. Редактирование связанных полей отличается от редактирования свободного поля Надписи. Присоединенная надпись перемещается вместе со связанным полем и образует с ним единое целое. Чтобы оторвать поле от присоединенной надписи, используйте левый верхний маркер рамки. При наведении на него указатель мыши принимает форму указательного пальца. В этот момент связанное поле можно оторвать от надписи и перемещать отдельно. Оторвите оба поля ФИО от их надписей и выровняйте их друг под другом.

4. Уменьшите размеры рамки поля для фотографии. Надпись Фото уберите, выделив ее и нажав клавишу DEL.

5. Уменьшите ширину поля Форма опл, размер Мемо-поля Remrk. Надпись к этому полю сделайте без сокращения Примечания.

6. Перейдите в режим Формы и посмотрите, как выглядит видоизмененная форма. Закройте форму, сохранив изменения.

7. Подготовьте ленточную форму для ввода результатов экзамена 1_э1 для любой группы на основе запроса Общая ведомость. В режиме Конструктора придайте форме вид, показанный на рис. 44.

Рис. 44. Ленточная форма, построенная на основе запроса Общая ведомость. Обратите внимание, если изменять имя формы, в заголовке (строка

заголовка) остается имя базового запроса

Свойства полей. Внедрение и просмотр полей типа OLE

Для большинства объектов Windows есть возможность задания неких параметров (свойств). Самый простой способ для их изменения – это вызвать диалоговое окно щелчком правой клавиши мыши на заданном объекте – контекстное меню. Собственно, именно так задавались свойства полей таблицы, запроса в предыдущих заданиях. Работая с формой, можно также определять характеристики ее полей, выполнять активные действия при возникновении разных событий, например, проверять введенное значение, и т.д.

Как известно, поле объекта OLE служит для размещения внешнего объекта, соответствующего принятой в Windows концепции связывания и внедрения объектов. Объектом, как правило, является иллюстрация, для нашей базы данных – фотография студента.

Существует два типа полей для размещения объектов OLE. Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объекта. В первом случае рамка не связана ни с каким полем таблиц базы данных. Объект, находящийся в ней, выполняет роль иллюстрации и служит для оформления формы. С присоединенной рамкой связано одно из полей таблицы. В ней отображается содержимое этого поля. Это содержимое может меняться при переходе от одной записи к другой.

ЗАДАНИЕ 19. Вставка фотографий студентов в таблицу
Учетная карта1

Для выполнения этого задания создайте на диске в папке, где хранится БД Факультет, любой рисунок с помощью приложения Paint или преобразуйте файл, содержащий отсканированную фотографию, в файл с расширением.bmp

1. Откройте в режиме Конструктора форму Учетная карта1. Подведите курсор к связанному полю Ф/гр и, вызвав контекстное меню, выберите пункт Свойства.

2. На закладке Макет установите свойство Установка размеров - По размеру рамки.

3. Сохраните изменения и перейдите в режим Формы.

4. Вызовите контекстное меню на рамке объекта в форме и вберите команду Добавить объект. Далее выбрать команду Создать из файла и через кнопку Обзор выбрать папку, в которой находится рисунок с фотографией. После указания конкретного файла, нажать ОК – в поле появится созданный вами (или отсканированный) рисунок.

5. Перейдите к следующей записи и повторите действия пункта 5. с командой Создать новый, выбрав любой рисунок из MS Clip Gallery.

Создание поля со списком

При конструировании таблиц мы уже задавали поле со списком для фиксированного значения списка. Формы позволяют осуществлять выбор из списка, который является столбцом какой либо таблицы. Используем это свойство для усовершенствования ввода данных в таблицу Группы. Ранее при заполнении этой таблицы данными фамилии старост и кураторов заносились через буфер обмена или вручную, что, естественно, не только неудобно, но и может привести к ошибкам в данных. Рассмотрим другой, более эффективный, способ заполнения таблиц.

ЗАДАНИЕ 20. Создание поля со списком в форме Группы

1. Создайте автоформу в столбец для таблицы Группы. Откройте форму в режиме Конструктора.

2. Выделите поле Куратор и удалите его, используя клавишу <Delete>.

3. Из панели элементов щелчком мыши выберете значок (Поле со списком).

4. Подведите курсор мыши к предполагаемому месту вставки нового поля (учтите, что слева от него автоматически вставится заголовок). Нажмите левую клавишу мыши, и удерживая ее, растяните объект как рисунок (после того, как вы отпустите ее, у вас появится первое окно диалога).

5. Ознакомьтесь с ним и установите флажок напротив первой опции Таблица или запрос…. Нажав клавишу Далее, перейдите к следующему диалоговому окну. В нем выберите таблицу Преподаватели, откуда будут выбираться фамилии кураторов.

6. В следующем диалоговом окне выберите поле ФИО, благодаря которому можно будет осуществлять выборку.

7. Со следующим диалоговым окном просто ознакомьтесь.

8. В следующем выберите опцию Сохранить в поле и, используя кнопку вызова списка, выберите из него поле Instructor.

9. В последнем окне задайте подпись созданного поля Куратор.

10. Закройте форму с сохранением. Откройте ее и произведите ввод новой записи для групп А-3 и Б-3, выбрав кураторов из списка преподавателей.

11. Создайте аналогичное поле со списком для поля Староста, взяв для него два поля ФИО и Ngr из таблицы Учетная карта.

Создание отчетов базы данных

Отчет в Access создается почти так же, как форма. Разница между этими двумя объектами базы данных состоит не в технологии их построения, а в их целевом назначении. Если с формой работают на экране, то отчет предназначен для печати и представляет ценность как материальная копия документа, полученного из базы данных.

Способы формирования отчета аналогичны способам построения форм: они могут быть созданы с помощью

§ автоотчета,

§ Мастера,

§ конструктора,

§ запросов.

Использование функций автоотчета

Автоотчет – самый простой инструментарий, с помощью которого можно начать знакомство с отчетами. Все, что он позволяет сделать – это указать таблицу или запрос, которые должны стать источником данных для создаваемого отчета, а также выбрать макет будущего автоотчета («в столбец» или «ленточный»). Возможность выбора полей не предусмотрена: в автоотчет помещаются все поля исходной таблицы или запроса.

ЗАДАНИЕ 21. Построение автоотчета для таблицы
Учетная карта

1. В окне базы данных перейти на вкладку Отчеты. Нажать кнопку Создать на панели инструментов. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выбрать категорию Автоотчет в столбец, а из раскрывающегося списка в нижней части окна таблицу Учетная карта. После завершения выбора нажать клавишу OK.

2. На экране отобразится новый отчет в выбранном формате в режиме «Предварительный просмотр» (рис. 45).

3. Если Вас устраивает внешний вид нового объекта, выполните команду Файл>Сохранить.

Если внешний вид отчета не удовлетворяет пользователя, отчет можно доработать в режиме Конструктора, например, так же, как это было сделано с формой в ЗАДАНИИ 18.

Рис. 45. Фрагмент отчета Учетная карта в режиме предварительного

просмотра

Использование Мастера отчетов

Мастер создания отчетов – это более гибкий инструмент создания внешнего вида и стиля оформления отчета, позволяющий выбирать поля из разных источников. Мастер допускает группировку записей по некоторым логическим категориям. Он позволяет быстро создавать структуру отчета, которую потом можно доработать в режиме конструктора.

В качестве примера, создадим отчет ведомости групп на экзамен 1_э1 на основе запроса Общая ведомость.

ЗАДАНИЕ 22. Создание отчета Экзаменационная ведомость групп

1. В окне базы данных создайте новый отчет с помощью Мастера.

2. Выбор полей. В окне Новый отчет из раскрывающегося списка Таблицы и запросы выберите запрос Общая ведомость. Заполните область Доступные поля полями ФИО, Nst, Ngr, 1_e1, используя кнопку со значком или дважды щелкнув на имени поля.

3. Если потребуется включить поля из других таблиц, это можно будет сделать, выбрав из раскрывающегося списка другой источник данных, повторив все действия пункта 2.

4. Вид представления данных. В следующем окне, которое активизируется только в том случае, если включены поля из нескольких таблиц, для данного запроса Мастер позволяет сгруппировать информацию отчета на основе данных полей из любого источника, указанного в списке. В качестве подсказки справа отображается образец будущей страницы согласно схеме организации. Нажмите клавише Далее.

5. Группировка записей. В данном случае предложенная Мастером организация группировки по полю Ngr соответствует задаче построения ведомости группы (рис. 46 а).

Чтобы изменить предложенный Мастером вариант группировки, можно выбрать другие поля для группировки, используя уже известные приемы выбора полей. В данном случае этот этап можно пропустить.

6. Сортировка данных и вычисления. Следующее окно Мастера (Рис. 46 б) позволяет выбрать порядок сортировка для записей отчета, которые будут отображаться непосредственно в группах. Мастер позволяет выбрать до четырех полей сортировки. Чтобы задать поле, по которому будет производиться сортировка, выберите имя нужного поля – в данном случае ФИО – из раскрывающегося списка под номером 1. Справа от этого списка расположена кнопка, на которой указан порядок сортировки. Кнопка действует как переключатель: чтобы изменить принятый по умолчанию порядок сортировки по возрастанию на обратный, надо щелкнуть на данной кнопке.

Щелчок на кнопке Итоги, расположенной под полями сортировки, открывает диалоговое окно, в котором можно установить флажки для применения к числовым полям некоторых статистических функций. В данном случае желательно вывести средний бал (Avg) для поля 1_э1.

7. Макет отчета. Новое окно предлагает выбрать макет отчета с помощью группы переключателей. Слева расположена область предварительного просмотра, в которой можно ознакомиться с видом макета для разных переключателей. Кроме того, в текущем окне Мастера можно выбрать ориентацию нового отчета (книжная или альбомная). Нажав кнопку Далее, перейдите в следующее окно.

8. Стилевое оформление отчета. Список всех стилей представлен справа, выбрав любой из них, можно предварительно оценить стиль будущего отчета.

9. На заключительном этапе Мастер предлагает указать заголовок для отчета. Введите Экзаменационная ведомость. Нажав на кнопке Готово, можно открыть отчет в режиме предварительного просмотра (рис. 47).

Рис. 46. а) Если отчет строится на основе нескольких таблиц,
данные можно группировать; б) Выбор порядка сортировки для записей

отчета внутри организованных групп

Рис. 47. Фрагмент отчета Экзаменационная ведомость в режиме
предварительного просмотра

Настройка и форматирование отчета

Отчет, созданный с помощью автоотчета или Мастера, как правило, нуждается в доработке. Этот процесс во много аналогичен работе с формой в режиме Конструктора.

Построенный вами отчет желательно дополнить более информационным заголовком, который включал бы время сдачи экзамена, фамилию экзаменатора – все то, что обычно указывается на экзаменационных ведомостях. Латинские подписи необходимо заменить русскими названиями. Необходимо задать точное количество знаков после точки для среднего балла.

ЗАДАНИЕ 23. Создание отчета
Бланк экзаменационной ведомости

Прежде чем, приступать к доработке созданного отчета, модифицируйте запрос Общая ведомость так, чтобы он выдавал данные только для одной группы, т.е. введите параметр в строку Условие по номеру группы.

1. Создайте с помощью Мастера новый отчет Бланк экзаменационная ведомость. Включите в него поля Depart(Кафедра) из таблицы Кафедры, FIO из таблицы Преподаватели. Сгруппируйте записи по полю Ngr. Введите расчет среднего балла. При выборе макета остановитесь на пункте по левому краю1.

2. Чтобы усовершенствовать отчет, нужно открыть его в режиме Конструктора. Общая структура отчета похожа на структуру формы, показанную на рис. 43.

3. Заголовок отчета содержит информацию общего характера (как правило, совпадает с названием отчета), которая печатается один раз в начале отчета.

4. Увеличьте область заголовка, оттянув его границу на 3 см вниз. Измените заголовок на Экзаменационная ведомость.

5. Используя буфер обмена, перенесите из Заголовка группы связанное поле Ngr с его подписью, поставив его в нужное место в области Заголовка отчета. Измените подпись на группы.

6. Перенесите название предмета в Заголовок отчета, дав ему подпись по предмету. Вставьте надпись за первый семестр.

7. Вставьте поле, в котором будет вычисляться текущий учебный год:

=Str(Year(Date())-1) & "/" & Str(Year(Date()))

Формула учитывает тот факт, что обычно экзамены сдаются в январе и июне, поэтом текущая дата, задаваемая функцией Date(), относится ко второй половине учебного года. Если ситуация не соответствует описанной, то подумайте, как видоизменить формулу.

Перенесите связанное поле Deprt в Заголовок отчета, изменив его подпись на Ведущая кафедра. Аналогично перенесите поле FIO, изменив подпись к нему на Экзаменатор. Бланк конструируемого отчета представлен на рис. 48.

8. В Области данных разнесите на 3 см поля Nst и 1_e1. В области Заголовка группы поместите над полем 1_e1 надпись Оценка.

9. В Области данных вставьте поле между полями номера билета и оценкой. Удалите присоединенную к нему подпись. Вызвав контекстное меню на данном поле, задайте ему Краткий формат даты. Введите в поле параметр [Ввести дату]. В области Заголовка группы поместите над новым полем надпись Дата экзамена.

Рис. 48. Структура отчета Бланк экзаменационной ведомости
в режиме Конструктора

10. Перейдите в область Примечания. Замените подписи Ngr на Группы, Avg на Средний балл. В вычисляемом поле для среднего балла через контекстное меню укажите Фиксированный формат с двумя знаками после точки.

11. Сохраните отчет и просмотрите, как он выглядит. Если необходимо, вернитесь в режим Конструктора. Измените формат надписей (шрифты, размеры), выровняйте надписи.

12. Для того, чтобы вручную не набирать названия ведущих кафедр и экзаменаторов, создайте самостоятельно для этих полей поля со списком, основываясь на рекомендациях ЗАДАНИЯ 20.

13. Чтобы построенный отчет можно в будущем использовать для построения экзаменационных бланков по любому предмету, его можно модифицировать, включив при построении Мастером все предметы из запроса Общая ведомость. Затем в режиме Конструктора удалить лишние предметы и создать бланк в соответствии с рекомендациями ЗАДАНИЯ 23. Чтобы поменять вид предмета, в режиме Конструктора через свойства поля надо выбрать новый экзамен, например, 1_е2, изменив для него соответствующие подписи в области Заголовка отчета. Сделайте такой отчет самостоятельно.

Завершение построения базы данных. Создание командных
кнопок и кнопочных форм

Элемент управления Кнопка

§ При работе с тем или иным объектом базы данных, часто необходимо обращаться к элементам горизонтального меню или панелей инструментов. Далеко не каждый пользователь базы может грамотно воспользоваться этими элементами при работе с конкретным объектом. Поэтому в Access предусмотрен механизм запуска некоторого процесса через элемент управления Кнопка.

Кнопки чаще всего размещают в разделах заголовка или примечания формы. В качестве примера, создадим несколько элементов управления Кнопка для формы Учетная карта, которые позволяли производить поиск нужных записей в таблице, вызывать некоторые запросы, печатать текущую форму и выходить в окно базы данных, закрывая текущую форму.

ЗАДАНИЕ 24. Создание элементов управления Кнопка
в форме Учетная карта

1. Откройте форму Учетная карта в режиме Конструктора. Методом протягивания увеличьте область Примечания формы на 1,4 – 2 см. (Если этот раздел не отображается, выполните команду Вид>Заголовок>Примечание формы)

2. Убедитесь, что кнопка Мастера на панели элементов активизирована. Щелкните на инструменте Кнопка , а затем щелкните в том месте Примечания формы, где будет размещаться новый элемент Кнопка. Запустится процесс создания кнопки под руководством Мастера.

3. Создание кнопки поиска записей. В первом окне Мастера в области Категории щелкните на требуемой категории действия, в данном случае – Переходы по записям, а затем выберите в списке Действия Поиск записи. Нажмите кнопку Далее.

4. В следующем окне Мастера необходимо указать, что будет отображаться на кнопке: текст или рисунок. Выберите переключатель Рисунок и выберите стандартный рисунок Бинокль2, хотя, если установить флажок опции Показать все рисунки, можно будет выбрать любой другой рисунок. Нажав кнопку Далее, перейдите в следующее окно Мастера

5. В заключительном окне Мастера укажите имя новой кнопки, например, Поиск записи, и щелкните на кнопке Готово.

6. Аналогичным образом создайте Кнопку, реализующую вызов запроса Список студентов по группам. Пусть в кнопке отображается текст. Создайте еще две кнопки – Печать формы и Закрытие формы.

7. Выровняйте все значки кнопок По верхнему краю, предварительно выделив их, щелкните на левой линейке Формы в месте, близком к расположению значков и воспользуйтесь командами меню Файл>Выровнять.

8. Перейдите в режим Формы. Теперь она выглядит так, как показано на рис. 49.

Рис. 49. Форма Учетная карта, дополненная кнопочными элементами

9. Работа с кнопкой поиска записи. Команда поиска записи реализует простое средство поиска. Вызов этой команды активизирует диалоговое окно, которое позволит по фрагменту одного или нескольких полей найти нужную запись. Поработайте с кнопкой Поиск записи. Найдите, например, данные студента, фамилия которого начинается на Бере. Если Вы не помните фамилию полностью, воспользуйтесь, опциями диалогового окна или масками (*, #,?), действие которых было описано в разделе «Операторы».

Поработайте с другими кнопками, оцените их достоинства и недостатки. Обратите внимание на всплывающие подсказки на кнопках, отмеченных рисунками. Попробуйте создать другие кнопки, предлагаемые Мастером, или вызывающие любой созданный вами запрос.

Создание кнопочных форм

После создания реальной базы данных, грамотно пользоваться ею может только создатель. Поэтому для ее эксплуатации рядовым пользователем необходимо создать оболочку управления с понятным интерфейсом (интерфейс – средства взаимодействия). Для этой цели подходят, так называемые, кнопочные формы. Идея в том, чтобы установить связь между определенным событием и щелчком мыши по графическому изображению кнопки. Однако, не все события можно вызвать с использованием кнопочных форм реализованных в СУБД ACCESS. Поэтому, для обхода этого препятствия, можно воспользоваться созданием макросов. Макрос является программой, содержащей макрокоманды т.е. вызов определенных действий с заданными параметрами. Запуск макроса можно выполнить из кнопочной формы.

ЗАДАНИЕ 25. Создание кнопочной формы Факультет

1. В меню Сервис из списка Надстройки выберите команду Диспетчер кнопочных форм.Подтвердите ее создание (на экране появилось диалоговое окно, в котором высветилось название кнопочной формы, данное ей по умолчанию). Для изменения данной кнопочной формы щелкните по кнопке Изменить.

2. В следующем диалоговом окне, в верхнем поле, замените название кнопочной формы на название базы данных (у вас есть кнопочная форма, но нет кнопок). Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся окне (изменение элемента кнопочной формы), выберите, используя кнопки выпадающего списка:

§ заданную команду – Открытие формы в режиме редактирова­ния;

§ форму Учетная карта, которую следует открывать;

§ и задайте (в верхнем поле) имя создаваемой кнопки (Учетная карта).

4. Следуя рекомендациям пункта 3, включите в кнопочную форму вызов отчета Бланк экзаменационной ведомости

5. Щелкните еще раз по кнопке Создать. Убедитесь, что в поле команда нет команды открытия запроса. Нажмите клавишу отмены. Закройте окна кнопочной формы.

6. Перейдите на вкладку Формы. Откройте кнопочную форму. Убедитесь, что созданные вами кнопки работают. Закройте кнопочную форму.

7. Создание макроса открывающего запрос. Перейдите на вкладку Макросы.Выполните команду СоздатьВ появившемся диалоговом окне, в поле Макрокоманда, используя кнопку вызова списка, выберите команду Открыть запрос.

8. В поле Аргументы макрокоманды выберите имя открываемого запроса (пусть это будет запрос Дифференцированная стипендия II курса, его режим – таблица, и режим данных – чтение.

9. Закройте макрос, сохранив его под именем Диф. стипендия II курса.

10. Создание кнопочной команды, запускающей макрос. Выполните команду Диспетчер кнопочных форм из списка Надстройки меню Сервис. В появившемся диалоговом окне, нажмите кнопку Изменить. В следующем окне выполните команду Создать.Выполните настройки аналогично пункту 3.

11. Изменение параметров запуска. Теперь наша задача сделать недоступной, при открытии файла, окно базы данных, обеспечив при этом автоматический запуск кнопочной формы. Для этого необходимо проделать следующие действия:

§ Выполнить команду Параметры запуска из меню Сервис

§ В появившемся диалоговом окне, убрать флажок Окно базы данных.

§ А, в окне Форма, выбрать Кнопочная форма.

Если потребуется все же открыть окно базы данных, достаточно воспользоваться кнопкой База данных на панели инструментов или клавишей F11. Все внесенные изменения вступают в силу при следующем открытии базы данных.

12. Завершите конструирование Кнопочной формы внесением в нее кнопок Выход из формы и Выход из Access. Для этого откройте форму в режиме Конструктора и воспользуйтесь приемами ЗАДАНИЯ 24. Можно украсить Кнопочную форму любым рисунком (Рис. 50), используя приемы внедрения объектов типа OLE, описанные в ЗАДАНИИ 19.

Рис. 50. Кнопочная форма для работы с базой данных Факультет

В заключение краткого курса обучения работе в СУБД ACCESS были рассмотрены вопросы создания и настройки таких объектов базы данных, как Форма и Отчет. Форма – это наиболее гибкий способ просмотра и ввода данных в таблицы, Отчет – способ удобного представления данных для вывода их на печать. Существует несколько способов создания форм и отчетов. Независимо от способа создания, эти объекты могут быть доработаны инструментальными средствами Конструкторов форм и отчетов. Конструкторы позволяют не только удобно размещать в объекте специальные элементы управления, но и усовершенствовать его внешний вид, используя богатые возможности форматирования, доступные Конструктору.

Построением Кнопочной формы можно считать завершенным процесс создания базы данных, «в нулевом» приближении. Еще очень многие аспекты работы с базами данных остались не раскрытыми. Например, из всех типов запросов мы ограничились изучением только запросов на выборку, практически не затрагивали вопросы программирования, конвертирования баз данных из других программных продуктов и т.д. Все это – материал не одного пособия. Но, можно надеяться, что изучив основы работы в Access, вы получите творческий потенциал для применения своих знаний в будущей профессиональной деятельности, оценив по достоинству богатые возможности этого приложения Microsoft Office.

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены формы? Какие существуют методы для их создания?

2. Перечислите элементы управления и разделы форм.

3. Какие приемы редактирования можно применять к присоединенным элементам управления?

4. Как вызвать окно свойств полей? Какие параметры поля можно определять в этом окне?

5. Как называются элементы управления формы, позволяющие выбирать данные из заранее заготовленного списка или из какого-либо поля таблицы?

6. Можно ли использовать формы для вывода данных?

7. Какие функции выполняет элемент Кнопка?

8. Для чего предназначены отчеты? Какие способы построения отчетов вы знаете?

9. Для чего создается Главная кнопочная форма?

10. Для чего в кнопочной форме Факультет создавался макрос?