Регистры бухгалтерского учета

Данные о хозяйственной жизни организации, которые содержатся в первичных документах, должны накапливаться, группироваться и систематизироваться, т.е. регистрироваться. Способ регистрации учетных данных, который осуществляется вручную или с помощью средств автоматизации, называется техникой бухгалтерского учета. Для регистрации учетных данных используются регистры бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета (учетные регистры) – это носители информации, которые представляют собой таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Записи в них производятся на основании предварительно оформленных и обработанных первичных документов. В общем виде процедуру бухгалтерского учета можно представить следующим образом:

Документы

Учетные регистры

Бухгалтерский баланс

В первичных документах регистрируются только отдельные хозяйственные операции. Сведения из документов переносятся в учетные регистры, где ведется обобщенный учет хозяйственных операций. Организация бухгалтерского учета в организации строится на сочетании различных регистров.

Главное отличие документа от учетного регистра состоит в следующем: документ – это письменное свидетельство о факте совершения операции или о праве ее совершения, а учетный регистр – это выписка из документа в форме карточек, журналов, ведомостей и т.д. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. В соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» организация может установить режим коммерческой тайны в отношении содержания своих учетных регистров.

Назначение учетных регистров состоит в следующем:

1. позволяют систематизировать и накапливать учетную информацию, которая содержится в первичных документах, и получать необходимые учетные данные;

2. обеспечивают необходимую обозримость учетной информации и ее сохранность;

3. показатели учетных регистров используются для управления хозяйственной жизнью организации и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1. наименование регистра;

2. наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3. дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4. хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5. величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6. наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7. подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В бухгалтерском учете записи хозяйственных операций в учетные регистры называются разноской операций. Существуют следующие виды записей в учетные регистры: линейно-позиционная и шахматная.

Линейно-позиционная запись – это запись, котораяприменяется для учета расчетов с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами и т.д. Все сведения, относящиеся к отдельной хозяйственной операции, отражаются по одной строке независимо от времени их получения. При этом контролируется каждый документ с момента его получения и до момента оплаты. Такая запись позволяет выявить дебиторскую и кредиторскую задолженность.

Шахматная запись – это запись хозяйственной операции одновременно по дебету и кредиту счетов один раз, т.е. по шахматному принципу. По горизонтали записывается оборот по дебету, по вертикали – оборот по кредиту. Примером данной записи является шахматная оборотная ведомость, которая представлена ниже:

С кредита счетов В дебет счетов				Итого по дебету
	–	14 000	–	14 000
	10 000	–	–	10 000
	–	–	5 000	5 000
Итого по кредиту	10 000	14 000	5 000	29 000

В данной ведомости представлено содержание хозяйственных операций, поэтому ее использование расширяет возможности для экономического анализа.

После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании каждого месяца по каждой графе подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, затем заносят в Главную книгу, в которой на каждый счет отводится один лист. После утверждения годовой бухгалтерской отчетности учетные регистры группируются, переплетаются и сдаются на хранение в архив организации.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.